Archives administratives et patrimoniales

Mandat des archives

Préambule

L’Université a la garde de ses archives depuis 1873, date de la transformation de l’Académie de Calvin en Université. Elle a  par conséquent le devoir de gérer efficacement ses ressources documentaires et de conserver de façon pérenne les documents qui ont une valeur patrimoniale.

Les Archives administratives et patrimoniales (AAP) ont pour mandat  de préserver la mémoire  de l’institution à des fins scientifiques, culturelles et historiques et de répondre aux besoins de la recherche et de l’enseignement. Ce mandat leur a été attribué par la Division scientifique de l’Information.

Ce mandat est réalisé en tenant compte de la  législation en vigueur qui impose des normes pour la gestion et  la consultation des documents reçus et produits par les différents organes et subdivisions universitaires.

Champ législatif

En tant qu’institution de droit public, l’Université est soumise :

  • à la Loi sur les archives publiques (5B2 15 Larch) qui  stipule la conservation des documents issus de son activité et de ses missions (enseignement, recherche et services à la cité) pendant les délais légaux de conservation et la  conservation historique, une fois le délai passé, des documents ayant une valeur patrimoniale.

Champ d’application

Ce mandat s’applique à tout document produit et reçu par un organe ou subdivision de l’Université ou par une personne qui y est employée, dans le cadre de ses fonctions, quel que soit le support (papier, numérique,…) ou le format (pdf, jpeg, word,…). Il ne s’applique pas aux documents dont les droits d’auteur appartiennent à une personne physique ou morale autre que l’Université.

Missions des archives

Les AAP assurent la gestion des fonds administratifs des organes et subdivisions universitaires (Rectorat et structures administratives, Facultés /UPER, Centres et instituts inter-facultaires).

A ces fonds administratifs s’ajoutent les fonds d’enseignement et de recherche de professeurs car l’université est un lieu de recherche et de transmission des savoirs; ces missions doivent donc être également documentées. Ces archives complètent alors celles produites par l’administration. Elles sont complémentaires et constituent  le patrimoine de l’institution.

Pour réaliser ce mandat de gestion,  les AAP ont pour mission :

  • d’acquérir, après évaluation,  les documents institutionnels, de les préserver  pendant les délais légaux de conservation et de conserver de façon pérenne les archives patrimoniales (soit environ le 10% de l’ensemble des documents) qui constituent la mémoire de l‘Université, de ses activités, de son fonctionnement.
  • d’établir des règles de conservation auxquelles les subdivisions et organes institutionnels sont soumis (sous forme d’un calendrier de conservation qui prend en compte tout le cycle de vie de chaque catégorie de document).
  • de gérer les fonds d’archives déposés au Dépôt des bibliothèques universitaires (DBU) : réception, tri, inventaires et mise à disposition des instruments de recherche.
  •  de répondre aux demandes des chercheurs et de l’institution universitaire.

Responsabilité des organes et subdivisions universitaires

Les organes et subdivisions universitaires ont la responsabilité :

  • de s’informer auprès des AAP des règles de conservation en vigueur et de les appliquer.
  • d’ordonner leurs dossiers en opérant au fur et à mesure des tris en détruisant les documents purement consultatifs (doubles de rapports, de dossiers, de correspondance, imprimés, revues, prospectus, publicité, exemplaires de documents reçus à titre informatif), les documents sans importance pour l’activité du service (convocations, invitations refusées, doubles ou photocopies d’exemplaires multiples), les pièces inutiles à la compréhension d’un dossier (avis d’envoi, brouillons après transcription du texte), les pièces dites «matériel» (stocks, brochures, circulaires en surnombre, etc. à l’intérieur des dossiers).
  •  de préserver ses documents selon les règles édictées par les AAP.
  •  de verser ses archives d’entente avec les AAP et selon les procédures figurant sur le Mémento de l’Université.