Archives administratives et patrimoniales

Politique d'acquisition

Domaines d’acquisition

Les Archives administratives et patrimoniales (AAP) acquièrent les fonds d’archives institutionnelles et  privées qui forment la mémoire de l’UNIGE, à des fins scientifiques, culturelles et historiques.

Sont concernés :

  • Les fonds administratifs de l’institution (Rectorat et structures administratives, Facultés /UPER).
  • Les fonds enseignement/recherche des UPER et de leurs laboratoires, des Centres et Instituts inter-facultaires.
  • Les fonds d’archives privées (enseignement et recherche) de professeurs (dans la mesure où les professeurs sont associés à la marche de l’Université, leurs archives complètent celles produites par l’administration).
  • Des fonds d’archives non institutionnels donnant un éclairage sur les missions de l’Université (voir Priorité, point 3).

Priorités d’acquisition

Les AAP collectent en priorité les fonds administratifs des organes et subdivisions universitaires et les fonds des UPER (enseignement/recherche) qui sont tenus de conserver et de verser leurs archives créées dans le cadre de leurs fonctions (voir  modalités sous la rubrique Service à l’institution).

Les  AAP souhaitent convaincre le corps professoral de l’intérêt de ses archives. Elles souhaiteraient collecter les documents suivants :

  • Dossier personnel  (curriculum vitae, correspondance scientifique,  promotions, …).
  • Dossier Enseignement (plan des cours, notes de cours, questions d’examens + corrigés, cours public, etc.).
  • Dossier Activité de recherche (projets, rapports de recherche, expériences scientifiques, fiches de recherches et bibliographiques, notes de lectures, recherches lors des congés scientifiques, publications autres que celles versées dans Archive Ouverte, etc.).
  • Dossier Carrière (participation à des colloques, congrès, conférences, séminaires, symposiums, journées d’études, rencontres et comités et associations, voyages et excursions à  but professionnel, leçon inaugurale et d’adieu,  hommages, etc.).

 Les AAP peuvent également favoriser l’acquisition d’archives privées non institutionnelle mais qui ont un lien étroit avec la communauté universitaire :

  • Archives privées d’étudiants documentant le processus d’apprentissage comme des notes de cours d’étudiants, etc.
  • Archives de sociétés d’étudiants.
  • Archives de personnalités ayant œuvré pour l’institution universitaire,…

Limitations d’acquisition

Les AAP renoncent à collecter les documents suivants :

  • Les publications à l’exception des  publications qui sont autographées par une personne d’importance et celles qui contiennent des annotations (ne sont pas concernées par cette limitation celles mentionnées sous le point Dossier Activité de recherche).
  • Les travaux d’étudiants.
  • Les objets muséologiques.
  • Les archives de personnalités,  de collectivités, d’associations sans lien aucun avec l’UNIGE.
  • Les fonds dont les documents se présentent en vrac.
  • Les fonds composés dans une large majorité de documents audiovisuels ou électroniques susceptibles d’engendrer des coûts élevés pour assurer leur migration sur d’autres supports ou formats.
  • Les fonds dont l’état physique ou le contenu ne justifient pas les coûts d’une prise en charge.

Principes

Pour répondre au mieux à cette politique d’acquisition, les AAP doivent disposer de ressources humaines et matérielles suffisantes pour acquérir, conserver et rendre accessible  les documents qui lui sont versés, donnés ou légués. Elles s’arrogent le droit d’évaluer la pertinence d’acquérir ou non un fonds d’archives privées et de procéder à des sélections.

 

Modes d’acquisition

Les modes d’acquisition des documents d’archives sont le versement, le don et le legs. Toute acquisition par don ou legs fait l’objet d’un contrat précisant les droits et les obligations des deux parties.