A ne pas oublier!
Assurances
Autorisations
Budget
Electricité
Photographe
Protocole
Sécurité
Signalétique
Assurances
Suivant le type d'événement organisé, il peut être nécessaire de prévoir des assurances, comme une assurance événement (pour les personnes) ou une assurance objets (pour le matériel utilisé, loué, etc.)
Pour plus de renseignements, prendre contact avec (T 022 379 75 97)
Autorisations
Si la manifestation est d'importance (plus de 500 personnes), si les locaux sont utilisés de manière inhabituelle (spectacle, concert, vente, etc.), une demande d'autorisation doit être faite auprès du "Guichet universel Manifestations"
Budget
En général, il faut rajouter une "réserve" de 10% au budget total pour les imprévus.
Attention, les offres sont régulièrement effectuées sans la TVA; il faut alors la rajouter dans votre budget.
Si votre conférence est payante, il faudra vous acquitter de la TVA sur les frais d'inscription. La TVA
prélevée est calculée sur le montant des repas (5.2%), de
l’hébergement (2.1%) et des excursions (6.7%) des personnes inscrites (double imposition).
Si vous avez choisi l'option "Paiement en ligne des frais d'inscription", un prélèvement de 2.4% de la somme effective est effectué pour les frais de gestion. En tenir compte dans votre budget.
Electricité
Il arrive fréquemment que les participants d'un colloque ne pensent pas à prendre d'adaptateur pour pouvoir recharger leur téléphone ou leur ordinateur portable. Indiquer sur le site du colloque ou au moment de la confirmation de l'inscription qu'il faut se munir d'un adaptateur peut ainsi éviter bien des soucis à vos participants.
Photographe
Pour photographier les moments-clé de votre conférence ou de votre colloque, vous pouvez prendre contact avec (T 022 379 77 92)
Protocole
Afin d'assurer le respect du protocole en fonction de l'importance des persopnnalités invitées, le Service du protocole de l'Etat de Genève est à votre disposition. Il veille à l'application des règles de préséance du canton et permet le bon déroulement protocolaire des manifestations officielles impliquant le Conseil d'Etat ou l'un de ses membres.
Pour plus de renseignements, prendre contact avec le (T 022 327 95 30)
Sécurité
Les ingénieurs sécurité du service STEPS de l'UNIGE sont à disposition pour un conseil, une information, une aide dans les domaines de la sécurité et de la protection des biens, dans le cadre de votre colloque.
Des entreprises actives à Genève dans le domaine de la sécurité peuvent également être contactées, si besoin:
Signalétique
Afin que les participants puissent trouver facilement les salles de conférence, pensez à préparer une signalétique (panneaux, flèches, etc.) avec l'identité visuelle choisie pour votre colloque.
Pour de l'aide ou des conseils, prendre contact avec (T 022 379 12 64)