Guide pour une première soumission au FNS

L’encouragement de projets représente le principal instrument du FNS. C’est l’instrument d’encouragement le plus utilisé à l’UNIGE pour le financement de projet de recherche individuel. Environ 300 requêtes sont déposées chaque année par les chercheurs et chercheuses de l’UNIGE.

• Délai de soumission : 1^er Avril et 1^er Octobre chaque année
• Début du subside 6 mois après la date limite de soumission
• Durée de 1 à 3 ans, une prolongation de 3 ans maximum est possible

En général, cet instrument d’encouragement a pour objectif de promouvoir les jeunes chercheurs et chercheuses en finançant leur salaire.

Pour établir le budget de votre projet un modèle Excel pré rempli avec les barèmes salariaux de l’UNIGE est à votre disposition.

Est-ce que le salaire du ou de la requérant-e/co-requérant-e peut être financé par le subside pour l’encouragement de projet ?
Je ne suis pas professeur-e, puis-je soumettre une requête ?
Combien peut-il y avoir de co-requérant-e-s ?
En quelle langue la requête doit-elle être rédigée ?
Puis-je soumettre plusieurs projets en même temps ?
Mes recherches nécessitent légalement une autorisation, puis-je soumettre une requête alors que je ne l’ai pas encore obtenue ?
Comment se fait la soumission de la requête ?
Puis-je demander à une ou un collaborateur de contribuer à la soumission de la requête via mySNF ?
Quels sont les points importants à mettre en évidence dans le plan de recherche ?
Quel montant demander ?
Est-ce que le financement demandé risque d’être coupé lors de l’octroi ?
Quel personnel puis-je engager avec ce subside ?
Quels salaires indiquer pour le personnel engagé dans le projet ?
A quel pourcentage et pour combien de temps un ou une doctorant-e peut être financé-e dans le cadre d’un projet FNS ?
Quels sont les frais imputables ?
Quel montant indiquer dans le budget pour les frais de voyage ?
Curriculum Vitae et publications
Est-ce qu’il est possible de suggérer des noms d’experts ?
Comment sont évaluées les requêtes ?
Quel est le taux de succès des requêtes ?
Dois-je envoyer une copie de ma requête à la commission de recherche FNS de l’UNIGE ?
Votre projet a été accepté, bon à savoir pour la suite ...
Délai pour demander le déblocage du subside
Possibilité  de demander un subside complémentaire après que le subside principal ait été octroyé
Transfert d’un montant d’une rubrique du budget à une autre après l’octroi

Est-ce que le salaire du ou de la requérant-e/co-requérant-e peut être financé par le subside pour l’encouragement de projet ?

Le salaire des requérant-e-s/co-requérant-e-s ne fait pas partie des frais imputables. Les instruments d’encouragement de carrières sont prévus à cette fin.

Je ne suis pas professeur-e, puis-je soumettre une requête ?

• La ou le requérant/co-requérant doit avoir une position assurée pendant toute la durée du subside puisque ce subside ne peut couvrir son salaire. Cette personne peut par exemple appartenir aux fonctions suivantes : MER, privat-docent, chargé-e de cours, chargé-e d’enseignement, chef et cheffe de clinique scientifique, biologiste, collaborateur ou collaboratrice scientifique ou maître-assistant-e. Entre 2008 et 2011, 38 % des chercheurs et des chercheuses ayant obtenu un subside FNS pour un projet étaient des collaborateurs et des collaboratrices de l'enseignement et de la recherche.
• Il faut justifier d’une activité de recherche réussie d’au moins deux ans après le doctorat, ne pas dépendre des directives de supérieur-e-s hiérarchiques pour la réalisation des travaux de recherche et être en mesure de diriger les travaux d'une équipe de recherche. Une expérience de mobilité antérieure et des publications en premier auteur et en dernier auteur (un plus) font partie des critères de succès.
• Si le projet prévoit l’engagement d’un ou d'une doctorante, la requête doit être soumise par un ou une professeur-e, MER ou chargé-e de cours (fonction ayant les droits académiques pour l’encadrement de doctorant-e-s) sinon le ou la requérante doit garantir que des co-requérant-e-s ou une autre personne compétente prendront en charge l’encadrement du doctorat. Cela doit être clairement explicité dans la requête.
• Si le projet prévoit l’engagement d’un-e post-doctorant-e ou d’un-e auxiliaire de recherche, cette personne doit être sous la responsabilité d’un ou d'une Professeur-e, MER ou chargé-e de cours.

Combien peut-il y avoir de co-requérant-e-s ?

• Si vous souhaitez déposer une requête avec plusieurs chercheurs ou chercheuses en tant que groupe de recherche, alors un nombre de 1 à 3 co-requérant-e-s est habituel. Chaque co-requérant-e doit apporter une contribution substantielle au projet et le rôle de chacun et chacune doit être décrit dans la requête.  Les chercheurs et les chercheuses qui apportent une contribution moindre à un projet doivent être indiqué-e-s dans la rubrique « Collaboration » du formulaire mySNF en ligne.
• Il n’est pas indispensable d’indiquer au moins un ou une co-requérant-e. En 2012, 60 % des requêtes de l'Université de Genève qui ont été financées n’avaient pas de co-requérant-e.

En quelle langue la requête doit-elle être rédigée ?

Les requêtes doivent être rédigées en anglais, à l’exception de la majorité des disciplines des sciences humaines et sociales où les requérant-e-s peuvent choisir entre l’allemand, le français, l’italien et l’anglais. Dans ces dernières disciplines, la langue devrait être choisie en fonction des langues dans lesquelles le thème de recherche correspondant est le plus souvent publié. Ceci permet de faciliter la recherche d’experts externes.

Puis-je soumettre plusieurs projets en même temps ?

Les requérant-e-s sont autorisé-e-s à remettre plusieurs requêtes pour une même période de soutien financier ou à déposer une nouvelle requête alors que d'autres projets à leur nom financés par le FNS sont déjà en cours, mais il faut que :

• les projets de recherche se distinguent nettement les uns des autres sur le plan thématique
• la ou le requérant soit en mesure de fournir une contribution substantielle à tous les projets de recherche

Mes recherches nécessitent légalement une autorisation, puis-je soumettre une requête alors que je ne l’ai pas encore obtenue ?

Oui, mais il est recommandé d’entreprendre la procédure d’autorisation auprès des instances compétentes dès que possible. Cela concerne les recherches impliquant des êtres humains, des cellules souches embryonnaires, des animaux, des OGM ou des pathogènes. Le FNS ne débloquera le subside que si toutes les autorisations et annonces pour la période à financer sont disponibles. Les copies des autorisations exigées et confirmations d’annonce peuvent être scannées et annexées à la requête (téléchargées) ou transmises au FNS par courrier postal.

NB : Le FNS attache une grande importance à la prise en compte sérieuse des aspects éthiques par la ou le requérant.

Comment se fait la soumission de la requête ?

Les requêtes sont déposées en ligne via la plate-forme mySNF (aperçu de la page d'accueil de mySNF pour la soumission d'un projet avec la liste des rubriques à remplir). La création d’un compte nécessite un délai de 5 jours ouvrables. Il est recommandé de créer ce compte dès que possible car de nombreuses informations sont fournies dans la plateforme mySNF. La requête se présente sous la forme d’une série de rubriques qu’il faut documenter, chacune est validée (indiqué par une coche verte) quand tous les champs ont été remplis. Il est possible de remplir le formulaire par étape, les données peuvent être sauvegardées et ensuite modifiées. Des parties de la requête peuvent être préparées à part puis téléchargées au format PDF (le CV, la liste des publications et le plan de recherche (selon les Directives pour le plan de recherche)).

Puis-je demander à une ou un collaborateur de contribuer à la soumission de la requête via mySNF ?

Oui, les démarches à effectuer pour autoriser des tiers se trouvent dans la barre de navigation principale (à gauche) de votre compte mySNF sous « Administration des autorisations ».

Quels sont les points importants à mettre en évidence dans le plan de recherche ?

Le plan de recherche doit être structuré en cinq sous-chapitres (2.1 jusqu’à 2.5) selon les « Directives pour le plan de recherche ».

• Au Point 2.1 (Etat de la recherche), il faut montrer que le sujet est original, qu’il se distingue bien de ce que les autres ont fait dans le domaine.
• Le point 2.2 (Etat de la recherche des requérant-e-s) est important car il sert, avec la liste des publications et le CV, à l’évaluation des requérant-e-s.
• Au point 2.3 (Plan de recherche détaillé) il faut une bonne argumentation, une description précise de l’approche méthodologique, que les méthodes choisies soient adéquates pour résoudre les questions posées. Il faut montrer que le projet est faisable et mettre en avant des résultats préliminaires convaincants. Il faut avoir prévu des alternatives/un plan B si les résultats escomptés ne sont pas au rendez-vous surtout si la ou le requérant a un ou plusieurs doctorats sous sa responsabilité.
• Le point 2.4 (Calendrier et objectifs des étapes) n’est souvent pas assez détaillé et fait donc l’objet de critiques. Il est essentiel que les principaux objectifs intermédiaires et les tâches confiées aux personnes rémunérées par le FNS soient décrits. Il est possible de présenter le plan de travail sous la forme d’un tableau.

NB : le FNS demande aux experts d’évaluer les point suivants : « Comments regarding the overall assessment », « Applicants’ scientific track record and expertise », « Scientific relevance, originality and topicality » et « Suitability of methods and feasibility ».

Quel montant demander ?

Il n’y a pas de limite au montant qui peut-être indiqué. Il faut un budget raisonnable, éviter les budgets exorbitants. Si le salaire pour un doctorat ou un post-doctorat est demandé il faut avoir assez de travail pour justifier celui-ci. A titre d’exemple, pour les projets de l’UNIGE, les montants les plus souvent octroyés se situent entre FCH 60'000 et 150'000 par an en sciences humaines et sociales (division 1), entre FCH 60'000 et 250'000 par an en mathématiques, sciences naturelles et de l’ingénieur (division 2) et entre FCH 80'000 et 200'000 par an en biologie et médecine (division 3). Ce subside est le plus souvent demandé pour une période de 3 ans.

Est-ce que le financement demandé risque d’être coupé lors de l’octroi ?

Le FNS peut diminuer les montants demandés lorsque la somme requise est inadaptée ou que des postes budgétaires ne sont pas autorisés. Le FNS veille cependant à ce qu’un projet recommandé pour l’approbation reste toujours faisable. De plus, en raison de la forte croissance du nombre de requêtes et de la situation financière actuelle, il arrive régulièrement que le montant des subsides demandés dépasse le budget disponible alors le financement est revu à la baisse principalement pour les requêtes approuvées ayant été moins bien évaluées. Par exemple, lors d’une des dernières mises au concours, 24 % des requêtes UNIGE n’ont pas été coupées. Les 76 % restant ont été coupés en moyenne de 18%, les coupures s’échelonnant de quelques % à 66 %.

Quel personnel puis-je engager avec ce subside ?

Vous pouvez financer des doctorant-e-s (appelé-e-s candocs (candidat-e-s au doctorat) quand leur financement provient d'un projet FNS), des collaborateurs et collaboratrices titulaires d’un doctorat (post-doctorant-e-s, maîtres-assistant-e-s, coll. scientifiques 1,...) et d’autres collaborateurs et collaboratrices (diplômé-e-s n’envisageant pas de doctorat (coll. techniques, personnel auxiliaire). Les doctorant-e-s sont les personnes les plus fréquemment financés par ce subside (52 % des personnes engagé-e-s sur un projet FNS en Suisse) par rapport au personnel titulaire d’un doctorat (35 %) et au personnel auxiliaire et technique (13 %). Il est possible de déposer une requête même si vous n’avez pas encore identifié la personne que vous allez engager. Elle sera indiquée comme non nommée (NN) dans mySNF. 

Quels salaires indiquer pour le personnel engagé dans le projet ?

Pour un ou une doctorant-e, le barème du salaire est fixé par le FNS : barème de salaire des doctorant-e-s. Celui-ci est mis à jour chaque année.

Pour les autres fonctions les barèmes de salaire de l’UNIGE doivent être utilisés. Ces barèmes figurent dans le calculateur de budget FNS que vous pouvez utiliser pour avoir une estimation des coûts de votre projet.

Notez que le FNS impose des plafonds aux salaires :

-> pour les collaborateurs et collaboratrices titulaires d'un doctorat, les barèmes de salaire de l'institution doivent être utilisés avec un plafond de CHF 105'000 (cela correspond à une classe maximale de 17/6 pour les maître-assistant-e-s et coll. scientifiques 1 à l'UNIGE)

-> pour les collaborateurs et collaboratrices techniques et auxiliaires le FNS impose un plafond de CHF 90'000

Pour les charges sociales (dues par l’employeur)  il faut indiquer un taux de  20 %.

Si vous connaissez la personne que vous allez engager, le coût exact dépendra de son expérience. Vous pouvez obtenir une simulation de son salaire auprès de l’administration de votre faculté ou du service des ressources humaines en charge de votre faculté pour le personnel enseignant et pour le personnel administratif et technique. Vous pouvez aussi consulter l’échelle des traitements des enseignant-e-s (par fonction).

A quel pourcentage et pour combien de temps un ou une doctorant-e peut être financé-e dans le cadre d’un projet FNS ?

Les candidat-e-s au doctorat financé-e-s par le FNS sont des personnes immatriculées en doctorats, qui collaborent à des travaux de recherche subsidiés par le FNS dans le contexte de travaux scientifiques réalisés en vue d'élaborer leur thèse de doctorat. Celles-ci doivent être employées à un taux d'occupation d'au moins 50% et consacrer à leur thèse de doctorat au minimum 50% d'un plein temps. Elles peuvent être employées à d'autres tâches au-delà de ce taux minimum seulement si des sources tierces viennent compléter la rémunération aux normes du FNS. Elles peuvent être rémunérées par les subsides du FNS au maximum quatre ans à compter de la date de leur immatriculation en doctorat.

Quels sont les frais imputables ?

Outre les salaires, les frais imputables sont les frais de recherche (consommables et maintenance, frais de séjour et de déplacement, frais de conférence et d’atelier) et, de manière restreinte, les frais d’investissement (coûts liés à l’achat d’appareils). Les frais de voyage peuvent être imputés aux subsides du FNS, pour autant que les voyages aient été expressément ou implicitement acceptés lors de l'octroi du subside.

Quel montant indiquer dans le budget pour les frais de voyage ?

Le règlement d'exécution général relatif au règlement des subsides (chapitre 6.7.4) donne une fourchette des frais effectifs ou des sommes forfaitaires pouvant être imputés. Une valeur raisonnable pour ce budget se situe aux alentours de CHF 3'000 par année et par personne.

Curriculum Vitae et publications

Pour chaque requérant-e/co-requérant-e un document PDF comprenant le curriculum vitae et la liste des publications doit être téléchargé sur mySNF. Le CV ne doit pas dépasser deux pages A4 et doit être rédigé dans la même langue que le plan de recherche. La liste des publications ne doit contenir que les publications des cinq dernières années réparties selon les rubriques : 1. Peer-reviewed articles (travaux originaux), 2. Articles de synthèse, 3. Monographies, 4. Contributions à un ouvrage, 5. Autres publications importantes. Pour les cinq rubriques, les catégories « published » et « in press » sont autorisées. Les articles liés au projet de recherche doivent être clairement signalés. Au début de la liste, il faut indiquer un lien vers une page web contenant la liste exhaustive des publications de la ou du requérant/co-requérant..

Est-ce qu’il est possible de suggérer des noms d’experts ?

Dans la requête sur mySNF, une rubrique vous permet de proposer trois experts externes que vous jugez potentiellement adaptés (liste positive). Cette liste n’est pas contraignante pour le FNS. Dans la mesure du possible, il ne faut pas que ces experts soient des chercheurs ou des chercheuses actives en Suisse. Ces personnes ne doivent pas avoir collaboré à la publication de la ou du requérant/co-requérant au cours des 5 dernières années ou présenter tout autre risque de conflit d’intérêt. Veillez à ce que les travaux de ces experts soient cités dans votre requête.

Il est aussi possible de fournir une liste de personnes qui ne doivent pas être invitées à fournir une expertise (liste négative). Le FNS tient compte de cette liste pour autant que les requérants fournissent des raisons convaincantes à cette exclusion et qu'il existe suffisamment d'autres experts à disposition.

Comment sont évaluées les requêtes ?

Dans une première étape, les requêtes sont évaluées par des experts externes (deux au minimum) en se basant sur les critères définis par le FNS. Ensuite les rapporteuses et les rapporteurs du Conseil de la recherche auxquels la requête a été attribuée complètent les évaluations basées sur les critères effectuées par les experts, puis classent sur une échelle de six niveaux la requête en la comparant aux autres requêtes qu’ils ont évaluées ou sont en train d’évaluer.

Quel est le taux de succès des requêtes ?

En 2012, le taux de réussite des requêtes pour toute la Suisse était en moyenne de 54 %. Il varie  en fonction des thématiques :

• 46 % en Sciences humaines et sociales (division 1)
• 68 % en Mathématiques, sciences naturelles et de l’ingénieur (division 2)
• 50 % en Biologie, médecine (division 3) 

Dois-je envoyer une copie de ma requête à la commission de recherche FNS de l’UNIGE ?

Non, depuis 2012 une copie de la requête est envoyée automatiquement à la Commission de recherche FNS de l’UNIGE  via la soumission dans mySNF. Par contre, les requérant-e-s doivent envoyer une copie de leur requête à leur supérieur-e hiérarchique qui sera contacté-e par la commission de recherche FNS pour la vérification des critères d’éligibilité dans le cadre du préavis institutionnel. Cette exigence ne concerne pas les requérant-e-s « professeur-e-s ordinaires ».

Votre projet a été accepté, bon à savoir pour la suite ...

Délai pour demander le déblocage du subside

La demande de déblocage de subside doit être faite dans l'intervalle d'une année à partir de la date de la décision. Si la demande de déblocage n'est pas adressée à temps le subside devient caduc. Le subside est versé en tranches annuelles.

Possibilité  de demander un subside complémentaire après que le subside principal ait été octroyé

Des subsides supplémentaires peuvent être accordés pour :

• la participation à des réunions scientifiques (frais de déplacement et de séjour). Le ou la participant-e doit présenter une contribution scientifique (indiquée  dans le programme officiel). Les octrois sont limités à deux personnes par congrès et à deux congrès par année. Les demandes de subside supplémentaire doivent être déposées au moins six semaines avant le début des manifestations et comprendre un budget détaillé des frais de déplacement et de séjour (voir les Directives relatives à l’examen des demandes de subside supplémentaire pour les frais de participation à des réunions scientifiques).
• le financement d’un séjour à l’étranger de six à douze mois pour le ou la doctoran-e employé-e dans le cadre du projet (montant maximum FCH 20'000). Le salaire du ou de la doctorant-e continue d'être financé par le biais du projet FNS durant le séjour à l'étranger. La durée maximale de quatre ans, que le FNS accorde pour le doctorat, ne peut pas être prolongée au moyen du séjour à l'étranger. Les requêtes doivent être soumises au plus tard trois mois avant le début du séjour à l'étranger et neuf mois avant la fin du projet de recherche soutenu par le FNS (via mySNF à la rubrique "Subsides complémentaires") (voir la directive sur les demandes de subsides de mobilité).
• ·Le financement de coûts apparaissant de manière imprévisible au cours des travaux de recherche soutenus. Ces dépenses doivent être indispensables pour achever avec succès les travaux de recherche et  ne peuvent être compensées par d’autres mesures ou être couvertes par des moyens provenant de tiers. Les demandes doivent être remises par voie électronique via mySNF dès qu’apparaissent les circonstances responsables des coûts supplémentaires.

Transfert d’un montant d’une rubrique du budget à une autre après l’octroi

Les rubriques principales du budget ainsi que les montants correspondants, cités dans les décisions, respectivement les lettres d'octroi du FNS ou dans les approbations ultérieures de budget, sont contraignants pour les bénéficiaires. Les transferts de montants d'une rubrique du budget à une autre requièrent en principe l'accord préalable écrit du FNS.  De tels transferts ne nécessitent pas l'accord du FNS si le montant à reporter représente moins de FCH 20'000.

Les informations nécessaires à la soumission d’un projet de recherche au FNS sont rassemblées dans plusieurs directives et règlements :

Directives pour les requérant-e-s (en annexe les instructions pour le plan de recherche)

Règlement des subsides

Règlement d’exécution général relatif au règlement des subsides

Salaires des doctorant-e-s et barèmes des charges sociales

Description de la procédure de sélection

Directives sur les demandes de subsides de mobilité

Directives relatives à l’examen des demandes de subside supplémentaire pour les frais de participation à des réunions scientifiques