E-mails


VOTRE ADRESSE E-mAIL

Elle prend maintenant la forme: prenom.nom@unige.ch

Pratiquement, cela ne change pas grand chose pour vous. Votre ancienne adresse servira d'alias à votre nouvelle adresse, et vous recevrez donc toujours vos e-mails.

En revanche:

  • Vous devrez vous connecter sur les différents réseaux de l'Université via votre username, ou identifiant ex. machino3 , sur my.unige.ch, sur le réseau WiFi de l'Unige ou sur moodle.
  • Pour chamilo.unige.ch on vous demandera votre adresse mail complète.
  • Et si vous avez configuré votre smartphone ou votre client messagerie personnel avec votre ancien username, il faudra recommencer cette configuration.
    Ci-contre un mode d'emploi très utile qui regroupe toutes les configurations possibles et imaginables (en cours d'élaboration).

Présentation d’outlook.unige.ch

Besoin d’aide ?

Vous trouverez la majorité de la documentation en suivant celien.

Qu’est-ce qu’outlook.unige.ch ?

C’est l’accès web de la nouvelle messagerie de l’université de Genève. Cette solution a été choisie parce elle permet de disposer d’outils collaboratifs tout en gérant, courrier électronique, agendas et contacts. De nombreuses autres institutions cantonales et universités suisses l’ont déjà adoptée.

Pourquoi avoir migré d’ORACLE à OUTLOOK ?

L’Université de Genève a lancé le processus de migration de l’ancien webmail tournant sous Oracle à une solution Microsoft Exchange (dont Outlook fait partie intégrante) depuis 2011, du côté du personnel enseignant et technique.

La migration a été décidée pour plusieurs raisons :

  • La solution Microsoft était la moins chère proposée
  • Exchange est la seule offre intégrant actuellement un client de messagerie, un calendrier, et une interface web autonom.
  • D’autres institutions de l’État de Genève ainsi que d’autres Hautes Écoles l’ont déjà adopté.

On peut trouver de plus amples informations sur ce lien.
[https://plone.unige.ch/distic/pub/messagerie/exchange-at-unige]

Le « protocole MAPI » (utilisé par l’environnement Exchange) est propriétaire ; mais plusieurs communautés travaillent pour lui permettre une utilisation open source.
[http://en.wikipedia.org/wiki/Messaging_Application_Programming_Interface]

Qu’est-ce qu’implique la migration ?

Pour les étudiants :

  • Une nouvelle adresse web pour l’accès à la messagerie, http://outlook.unige.ch/
  • Une migration totale des mails, ainsi que des réglages (p.ex. déviation)

Concrètement, vos mails ont été transférés ; si vous avez dévié vos mails de l’université vers une adresse privée, ces mails continuent à être transférés. En revanche, si vous utilisez un autre programme, vous devrez changer les réglages du programme que vous utilisez.

Utilisation d’outlook.unige.ch

Comment accéder à ma boîte mail outlook.unige.ch ?

  1. Lancez votre navigateur internet favori ;
  2. Entrez outlook.unige.ch dans la barre d’adresse ;
    1. Vous n’avez pas besoin d’écrire https:// ou http:// - effacez tout dans la barre d’adresse (c’est implicite sur la plupart des navigateurs récents) et écrivez simplement outlook.unige.ch
    2. Vous ne devez pas écrire www…. C’est une mauvaise adresse qui ne débouchera sur rien !
  3. Entrez votre login et mot de passe ISIS (le même que pour l’ancien webmail, Chamilo ou Moodle) ;
  4. Voilà !

De quoi ai-je besoin pour utiliser outlook.unige.ch ?

Vous avez besoin d’un navigateur internet, quel que soit le système que vous utilisez. Vous trouverez la liste des navigateurs compatibles et des versions minimum nécessaires en cliquant sur ce lien. [http://help.outlook.com/140/bb899685.aspx].

Rien n’apparaît lorsque j’essaie de répondre à un mail !

Quand vous voulez écrire un mail, Outlook.unige.ch essaie d’ouvrir une nouvelle fenêtre. Si rien ne se passe, vous avez probablement un bloqueur de popup un peu trop sensible :

  1. Vérifiez que votre navigateur ne bloque pas les fenêtres de outlook.unige.ch dans les paramètres…
    1. Si votre navigateur propose une liste d’exceptions, ajoutez le site outlook.unige.ch ;
    2. Si votre navigateur propose une liste de blocage, regardez si vous trouvez outlook.unige.ch et enlevez-le.
  2. Vérifiez que vous n’avez pas un programme de blocage publicitaire
  3. Effacez votre historique complet – y compris les cookies ou les pages web gardées en mémoire…
  4. Si cela ne marche toujours pas et que vous êtes sous Windows, vérifiez que vous avez installé le module .NET :
    1. Allez dans le "Panneau de configuration" (Menu Démarrer)
    2. Allez dans "Programmes et fonctionnalités"
    3. Vérifier que vous avez bien .NET (si possible la version 4 au minimum)
    4. Si vous ne l'avez pas, rendez-vous sur http://www.microsoft.com/net/download pour le downloader et installez-le.

Que faire lorsqu’on ne veut pas utiliser outlook.unige.ch ?

Ai-je le droit de ne pas utiliser outlook.unige.ch ?

Qu’est-ce que ça implique ? Vous avez le droit d’utiliser une autre solution de messagerie que le webmail outlook.unige.ch. Néanmoins, si les moniteurs informatiques et l’université vous informent des possibilités et marches à suivre pour consulter ses mails autrement que sur le webmail officiel, outlook.unige.ch est le seul canal officiel d’information de l’université ; ne pas le consulter relève de votre seule responsabilité, et l’université ne saura être rendue responsable de mails non consultés (par exemple).

Que faire si je veux consulter mes mails de l’université autre part (en ligne, ou avec un programme) ?

Vous pouvez vous poser cette question si vous avez plusieurs adresses mails, et que vous ne voulez pas ouvrir plusieurs pages web (p.ex. gmail ET outlook.unige.ch), ou tout réunir sous un seul programme de messagerie (outlook par exemple).

Je veux utiliser un autre webmail

Si vous voulez consulter vos mails de l’université à partir d’un autre service en ligne, redirigez vos mails universitaires depuis outlook.unige.ch. Évitez dans la mesure du possible le téléchargement des mails depuis un service tiers.

En tant qu’étudiant, vous êtes tenu de contacter quiconque travaille à l’université de Genève avec votre adresse universitaire : vous devrez donc configurer votre webmail pour pouvoir envoyer des mails comme si vous écriviez depuis votre adresse de l’université. Vous trouverez les explications sous "Envoyer et recevoir des mails depuis un autre webmail".

Je veux utiliser un programme de messagerie (sur PC, Mac ou un smartphone)

Vous avez deux possibilités :

  1. Utiliser un programme de messagerie compatible avec le protocole Exchange, c’est-à-dire :
    1. Outlook 2010 sur PC
    2. Outlook 2011, ou Mail.app sur Macintosh
    3. Les iPads et iPhones
    4. Les smartphones sous Android
    Attention : les programmes Outlook sont payants et soumis à une licence.
  2. Utiliser un autre programme, compatible avec le protocole IMAP comme Thunderbird

J’aimerais continuer à utiliser Thunderbird sur les PC étudiants !

Malheureusement, Thunderbird est incompatible avec le protocole MAPI (Exchange) utilisé par la nouvelle messagerie de l’université ; il est d’ailleurs prévu de retirer Thunderbird des PC étudiants lorsque le transfert des mails sera complet. Si vous voulez néanmoins continuer à utiliser Thunderbird sur les PC étudiants avec vos propres réglages, vous pouvez utiliser une version portable de Thunderbird :

  1. Rendez-vous sur un site proposant des versions portables du programme que vous cherchez, p.ex. [http://portableapps.com] ou [http://www.pendriveapps.com]
  2. Downloadez le programme que vous allez utiliser
  3. Placez-le sur une clef USB

Une fois à l’université, mais aussi chez vous ou n’importe où, il vous suffit de lancer Thunderbird sur la clef USB ; les réglages y sont sauvegardés.

À propos des programmes incompatibles avec le protocole Exchange

L’université continue de proposer le protocole IMAP, qui permet de consulter ses mails « à distance », sans les charger physiquement sur un ordinateur (ou un smartphone), pour les personnes qui ne peuvent pas utiliser le webmail de l’université ou le programme Outlook. Si vous désirez utiliser un programme autre qu’Outlook, vous pouvez configurer un compte IMAP en utilisant les informations disponibles sur ce lien. [https://plone.unige.ch/distic/pub/messagerie/documents/pop-imap-smtp].

Nous vous recommandons fortement de ne pas utiliser le protocole POP. Le support informatique ne fournira pas plus de support, que les paramètres de connexions.

Envoyer et recevoir des mails depuis un autre webmail (gmail, hotmail, etc.)

Comment rediriger les messages de la messagerie de l'université sur ma boîte e-mail privée ?

Il s’agit de faire ce qu’on appelle une redirection : vos mails de l’université sont redirigés… où vous voulez. Faites attention à bien désigner la bonne adresse :

  1. Accédez à votre compte;
  2. En haut à droite, allez sous "Options" ; "Voir toutes les options..."
  3. Allez à "Organiser le courrier électronique" (menu de gauche)
  4. Outlook Web App fonctionne en fait comme Gmail - par règles. Vous pouvez y ajouter des filtres qui amènent des mails de certaines personnes dans certains dossiers, etc... Ici ce qui nous intéresser c'est de tout rediriger vers une autre adresse mail:
    1. Cliquez sur le bouton "nouveau..." : une fenêtre s'ouvre
    2. Dans le premier formulaire "* Lorsque le message arrive et :" sélectionnez "[Appliquer à tous les messages]"
    3. Dans le deuxième formulaire, "Effectuer les opérations suivantes :" sélectionnez "Rediriger le message vers..."
  5. Une 2ème fenêtre (!) s'ouvre : ne faites pas attention aux détails, et dans le champ en bas de la fenêtre, écrivez l'adresse mail vers laquelle vous voulez que vos mails soient redirigés;
  6. Appuyez sur "OK"
  7. Appuyez sur "Enregistrer"
  8. Acceptez que cette règle s'applique à tous les messages ultérieurs
  9. Utiliser sa messagerie, lorsqu’on a plusieurs comptes emails.

Comment envoyer un mail avec son adresse officielle depuis un autre webmail ?

Vous trouverez généralement dans les paramètres la possibilité d’envoyer des mails en tant que xxx@etu.unige.ch au lieu de xxx@mon.web.mail.commercial.com... Il "suffit" d'entrer les données correctes de serveur d'envoi SMTP.

Et avec les informations de connexion correcte (User et Mot de passe)

Je suis sur Gmail, et je ne reçois plus de mails de l’université !

Il existe deux manières de configurer la réception des mails de l’université avec Gmail : par une redirection depuis outlook.unige.ch, ou par la configuration du téléchargement des mails depuis Gmail en protocole POP3.

Si vous ne recevez plus de mails et utilisez le protocole POP :

  1. Rendez-vous sur Gmail
  2. Ouvrez la page des paramètres (la roue crantée en haut à droite)
  3. Dans l’onglet « Comptes et importation », sous « Consulter les messages des autres comptes (avec le protocole POP3) », modifiez les informations :
    1. Entrez les données de votre identifiant ISIS
    2. Nom de serveur : outlook.unige.ch
    3. Port : 995
    4. Cochez l’utilisation d’une connexion de sécurisée SSL
    5. Si vous voulez conserver les mails sur votre compte mails de l’université, cochez « Conserver une copie du message récupéré… »

Attention ! Cette configuration n’est pas recommandée, sauf si vous voulez libérer de l’espace mémoire dans votre webmail de l’université : en effet, le protocole POP enlève les mails de l’université – qui disparaissent donc de la boîte mail de l’université…

Envoyer et recevoir des mails avec un programme de messagerie (Outlook, Thunderbird, Opera)

Les programmes entièrement compatibles avec Exchange : Outlook, Mail.app

Le nouveau serveur de messagerie de mail Exchange 2010 fonctionne avec le protocole MAPI (Exchange) : sur Windows, celui-ci n'est disponible qu'à travers les programmes Outlook 2010, 2013 ou les nouvelles solutions Microsoft Office 365.

  • Outlook 2010 (Windows)
  • Outlook 2011 (Macintosh)

Sur Macintosh, Mail.app (OS X) est également compatible avec Exchange. Avec ces programmes, il est très facile de configurer la réception des mails de l’université – il  " suffit " de suivre les instructions étape par étape, qui sont d’ailleurs très automatisées.

Les programmes pas compatibles avec Exchange mais utilisables quand même (IMAP)

D'autres programmes comme Thunderbird ne prennent pas en charge le protocole MAPI (Exchange), mais l'Université permet toutefois de continuer à se connecter avec le protocole IMAP ou POP (très déconseillé). Si vous voulez continuer à utiliser vos programmes après avoir été transféré sous Outlook, vous devez simplement reconfigurer le serveur de réception et d’envoi, en utilisant les réglages suivants
[https://plone.unige.ch/distic/pub/messagerie/documents/pop-imap-smtp].

  1. Paramètre IMAP (réception)
    1. Nom de serveur: outlook.unige.ch
    2. Port: 993
    3. Méthode de chiffrement: SSL
  2. Paramètre SMTP (envoie)
    1. Nomde serveur: outlook.unige.ch
    2. Port: 587
    3. Méthode de chiffrement: TLS

Pour Thunderbird, vous trouverez un mode d’emploi ci-après
[https://plone.unige.ch/distic/pub/messagerie/documents/pop-imap-smtp] (version 17).

Utiliser le carnet d'adresses de l'Université de Genève (LDAP)

Si vous n’utilisez pas un programme compatible avec Exchange (p.ex. Thunderbird), vous pouvez quand même avoir accès au serveur LDAP du carnet d’adresses de l’université : il s’agit de l’annuaire de toutes les adresses de l’université, déjà disponibles sous outlook.unige.ch.
Attention : l’Université a pour objectif de remplacer ce système à terme, mais il est pour l’instant toujours actif et fonctionnel.
Dans votre programme de messagerie, allez dans les paramètres des comptes de votre programme, et trouvez la fenêtre dédiée au carnet d'adresse : 

  1. Nom d'hôte: ldap.unige.ch
  2. Nom distinct de base: o=Universite de Geneve, c=CH
  3. Numéro de port: 389
  4. Nombre d'objets retournés maximum : 100
  5. Etendue en sous-arbre
  6. Filtre de recherche : (objetclass=*)
  7. Méthode d'identification : simple

Normalement, vous êtes désormais capables de trouver toute adresse de l'université, comme sous outlook.unige.ch !

Configurer le navigateur Opera en tant que client de messagerie

La configuration sur Opera est légèrement différente dans son apparence, mais demande d’entrer les mêmes paramètres pour les serveurs entrant (IMAP) et sortant (SMTP) : 

Commencez par créer un compte mail sous Opera

  1. Entrez les informations demandées
  2. Une fois le compte créé, faites un clic-droit sur le nom du compte, et allez dans « Paramètres du compte »
  3. Dans l’onglet « Serveurs », entrez les bonnes informations :
    1. Paramètre IMAP (réception)
      • Nom de serveur: outlook.unige.ch
      • Port: 993
      • N’entrez pas de chiffrement (le SSL est automatiquement choisi sous Opera)
      • Authentification : automatique
      • Entrez votre login et mot de passe ISIS
    2. Paramètre SMTP (envoi)
      • Nom de serveur: outlook.unige.ch
      • Port: 587
      • Méthode de chiffrement: TLS (ici, cochez la case)
      • Authentification : automatique
      • Entrez votre login et mot de passe ISIS

L’utilisation d’Opera étant rare à l’Université, l’aide proposée ici est expérimentale et sujette à modifications.

Mes dossiers de messages envoyés ou d’archivage ont disparu !

Lors de la transition, outlook.unige.ch crée de nouveaux dossiers par défaut : comme les autres clients font d’autres dossiers, vous pouvez avoir l’impression que ces dossiers ont disparu. En réalité, vous pouvez les retrouver sous un autre nom (sent, sent items, sent messages,…) à condition que votre programme les montre, par exemple sous Thunderbird :

  1. Faites un clic-droit sur le compte mail de l’université
  2. Sélectionner « abonnements »
  3. Cochez les dossiers que vous voulez faire apparaître – ou disparaître !

Mes tags de couleurs sous Thunderbird n’ont pas été transférés sur Outlook !

Malheureusement, les tags de couleurs ne sont pas compatibles entre Thunderbird et Outlook (et Outlook Web App). Il n’existe pas de solutions d’importations – le seul moyen de retrouver ces tags de couleur est de les refaire depuis le début.

Envoyer et recevoir des mails depuis un téléphone malin (smartphone)

Comment consulter mes mails de l'Université depuis mon téléphone malin (smartphone) ?

Le protocole MAPI (Exchange) qui régit le serveur mail de l'université est pris en charge par les systèmes :

  • Android (dès 4.0, les versions antérieures peuvent fonctionner)
  • iOS (depuis 2008)
  • Windows Phone

Les autres systèmes - Blackberry, Symbian OS, Firefox OS - ne prennent pas (encore) en charge Exchange, ou leur support n’est pas encore déterminé par l’université.
La configuration des smartphones compatibles est relativement aisée : suivez « simplement » les modes d’emploi.

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