Portail et système d’information de l’Université de Genève
Le Système d’Information (SI)Le système d’information est l’ensemble des programmes, des données et des processus organisationnels de l’institution. Il comprend la gestion des étudiants et de leur cursus, les outils d’enseignement et d’apprentissage, la gestion du personnel, la finance, les bâtiments, etc. Auparavant, tous ces systèmes étaient fermés, ne communiquaient pas les uns avec les autres et n’étaient accessibles que par quelques rares personnes autorisées.
Depuis quelques années, un effort important de rationalisation des développements informatiques de l’Université a été entrepris. Le but est de disposer d’un système d’information cohérent qui permette de répondre aux attentes de la communauté universitaire et de ses partenaires.
Cet effort de longue haleine, qui continue encore actuellement, permet de décloisonner les structures et de rendre progressivement accessibles les services et l’information de façon conviviale au travers du portail MyUnige. Ce portail est accessible par un navigateur web, via une interface sécurisée. Les services en ligne s’adressent de manière ciblée aux différents publics de l’Université : étudiants, enseignants, chercheurs, collaborateurs administratifs.
Le portail des étudiants aujourd’hui: MyUnigeLes premiers destinataires des services MyUnige ont été les étudiants, catégorie initialement la plus mal lotie en matière d’accès au système d’information. Dès 2002, les étudiants de la faculté SES ont pu visualiser leurs horaires d’examen sur le web, suivis rapidement par les étudiants des autres facultés. Ensuite ce sont les PVs d’examen qui ont été mis à leur disposition et depuis cette année les étudiants de SES peuvent s’inscrire aux cours et examens en ligne.
Les enseignants peuvent eux aussi visualiser en ligne les dates des examens auxquels ils doivent participer, ainsi que la liste des étudiants pour chaque examen. Les enseignants de la FPSE peuvent même saisir les résultats d’examen directement sur le portail et ces résultats sont automatiquement injectés dans l’application de gestion des examens ECTS/Bologne.
Le personnel administratif, principalement les secrétariats aux étudiants mais aussi les conseillers aux études, possède quant à lui nombre de services permettant une gestion de la session d’examen. Par exemple, une secrétaire aux études pourra vérifier la cohérence des horaires d’examen grâce aux outils fournis, ou vérifier l’adéquation de l’inscription au cours d’un étudiant par rapport à son plan d’études.
Quelques chiffres de MyUnige pour la session d’examen d’octobre :
3775 horaires d’examen publiés
5021 procès-verbaux d’examen publiés
Offres de logement pour étudiant : 674 en 2003, 641 en 2004, 423 en 2005
Le portail est l’interface par laquelle les membres de la communauté universitaire accèdent à l’ensemble des services et information dont ils ont besoin. La demande pour de tels services est de plus en plus forte, nécessitant d’organiser et de prioriser leur développement, ceci dans le cadre d’une stratégie institutionnelle. C’est l’un des objectifs poursuivi par le Plan Directeur Informatique, est en cours d’élaboration sous l’égide du Rectorat.
Sur le plan technologique, MyUnige est une plate-forme open-source (uPortal), déployée dans de nombreuses universités, mise en œuvre et maîtrisée par la Division informatique. L’enjeu fondamental du déploiement du portail est de repenser les différents processus dans notre institution, de les rendre plus efficients, d’apporter des plus-values réelles pour les utilisateurs. Par exemple l’inscription des étudiants aux examens diffère selon les facultés, mais doit apparaître unifié aux yeux des utilisateurs. C’est ainsi qu’un étudiant s’inscrivant à des examens de SES et Sciences, devrait utiliser le même outil de façon transparente.
Mettre en œuvre un portail représente une opportunité d’introduire des changements dans le fonctionnement d’une institution, de créer une nouvelle dynamique dans la collaboration entre les différentes parties prenantes, comme en témoigne l’Université de Saskatchewan au Canada dans l’article "of Portals, Policies, and Poets".
Le portail MyUnige est une réalité que vous pouvez déjà visiter aujourd’hui: my.unige.ch.
David Billard
Division informatique
