L'immatriculation en ligne à l'horizon 2007

Il y a quelques jours, au tout début de ce mois,  l’Université de Genève a vécu ses dernières immatriculations traditionnelles. Dès l’an prochain, beaucoup de choses vont changer: les modalités par la mise en œuvre généralisée de l’immatriculation en ligne, les délais ensuite, en raison de l’introduction du nouveau calendrier universitaire harmonisé qui imposera aux candidats étudiants de remettre leur dossier d’immatriculation au 30 avril, soit un mois plus tôt qu’actuellement.

Depuis des dizaines d’années, en effet, les étudiants doivent soumettre leur dossier de candidature à l’immatriculation au 30 mai de chaque année, pour la rentrée d’octobre.  Ce délai permettait aux collaborateurs de l’Espace administratif de traiter chacune de ces dernières années les quelque 6000 à 7000 dossiers de candidature venant du monde entier, et notamment, de traiter avant mi-juillet les dossiers – souvent très complexes – des étudiants étrangers qui doivent disposer d’une attestation d’admission à l’Université avant d’engager leurs démarches de demande de visa qui prennent plusieurs mois.

L’ensemble de ces formalités a le papier pour unique support et la poste pour unique moyen d’acheminement. Dans ces conditions, pour un étudiant résidant en Afrique, il  peut s’écouler un nombre considérable de mois entre la demande de documentation (notamment le formulaire d’immatriculation), l’envoi de son dossier à Genève et la réception de son attestation d’admission. Et si par malheur une pièce manquait au dossier, tout serait retardé de près de deux mois.

Il y a quatre ans, une première amélioration notable a été apportée avec la mise sur les pages internet de la Division administrative et sociale des étudiants de toute la documentation nécessaire à l’immatriculation ainsi que les formulaires en format pdf . Un des temps d’acheminement était ainsi supprimé et nombreux sont les étudiants étrangers à avoir utilisé cette possibilité. Selon les enquêtes de satisfaction réalisées lors de chaque campagne d’immatriculation, la part des étudiants utilisant internet pour obtenir des informations et télécharger les formulaires est passée d’un peu peu plus d’un tiers en 2003 à la moitié en 2005.

En outre, l’utilisation très intense du courrier électronique permet aux étudiants d’obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin, et à l’Espace administratif des étudiants de les rassurer en leur faisant parvenir un accusé de réception dans les dix jours qui suivent la réception de leur dossier.

L’immatriculation en ligne, qui va être offerte dès le début de l’année 2007 à l’ensemble des candidats à l’admission à l’Université de Genève, existait déjà à titre embryonnaire pour les étudiants genevois qui ont obtenu leur maturité dans l’année.

Dans le nouveau système, après s’être renseigné sur les filières d’études et les conditions d’immatriculation en consultant les pages internet de la DASE, ou le moteur de recherche des formations le candidat aura à remplir un certain nombre de masques, à la fois pour s’identifier, indiquer quels sont ses titres d’accès à l’Université, et mentionner les éventuelles équivalences d’études auxquelles il prétend.

A l’issue de cette saisie d’informations mais avant qu’il ne procède à leur validation définitive, le candidat étudiant recevra un identificateur qui lui permettra de modifier, le cas échéant, tel ou tel élément de son dossier.
Cet identificateur permettra surtout de réconcilier les documents virtuels et les documents papiers,  au moment où le candidat fera parvenir à nos services les copies des documents qui attestent qu’il peut bien être immatriculé.

Car, pour de nombreuses années encore, le papier et le virtuel continueront à coexister. Certains étudiants étrangers ne disposent en effet pas d’une connexion internet, et surtout la quasi-totalité des pièces de légitimation doivent être examinées sur papier, dans un premier temps, sous forme de photocopie, et dans un second temps, sous la forme de l’original.