Implantation du progiciel SAP: les explications de la Direction

En juillet 1999, l'Université de Genève s'est dotée d'un nouvel outil informatique pour sa gestion financière et comptable. Le choix et l'implantation du progiciel retenu - SAP - a fait l'objet de critiques aussi bien internes qu'externes. Eric Doelker, vice-recteur, membre du comité de pilotage SAPhir, et Laurent Pally, directeur de l'administration, apportent aujourd'hui un complément d'information à ce sujet.

Choix du logiciel
Laurent Pally rappelle tout d'abord le contexte dans lequel le choix du logiciel s'est effectué: "A l'époque, nous nous engagions dans une dynamique de rapprochement institutionnel avec l'Université de Lausanne. Il nous fallait donc un système satisfaisant pour les deux universités, quitte à sacrifier les intérêts particuliers de l'une ou de l'autre des institutions. La situation était différente dans chaque cas. L'Université de Lausanne ne possédait pas une informatisation centrale de sa gestion financière, alors que nous avions déjà un outil, arrivé à bout de souffle. Nous avons donc été confrontés à des problèmes d'adaptation et de transition d'un système à l'autre, ce qui n'a pas été le cas pour nos collègues lausannois".

Anticipant cette donnée, les universités ont constitué, dès le début du projet, une équipe chargée d'évaluer les caractéristiques des différentes solutions disponibles sur le marché, en examinant notamment les systèmes déjà en place dans des universités aux Etats-Unis et en Suisse. Quatre options se sont dégagées: un premier système, très implanté aux Etats-Unis, mais disponible uniquement en langue anglaise; un second, "People Soft", qui s'est rapidement avéré insuffisant sous l'angle de la gestion financière; restaient les solutions Oracle et SAP. Chacun de ces deux systèmes comporte des avantages et des inconvénients. Le M.I.T., aux Etats-Unis, a adopté SAP, mais n'a pas souhaité s'en tenir à la version standard: il lui en a coûté plusieurs millions de dollars. L'Université de Cambridge, en Angleterre, envisage quant à elle de poursuivre Oracle qui lui a vendu une solution à 13 millions de dollars inadaptée à ses besoins… Il est bon de savoir également que toutes les Universités de Suisse se sont dotées d'un système SAP.

Des articles parus récemment dans la presse ont affirmé que la direction de l'Université de Genève avait conclu le contrat avec SAP sans attendre l'avis du Service juridique de l'Université. Laurent Pally explique que "ces affirmations se sont basées sur des notes internes et provisoires de l'Inspection cantonale des finances (ICF), qui ont été soustraites et indûment transmises à la presse. Or la preuve a été apportée à l'ICF que la signature du contrat avec SAP n'est pas antérieure à la détermination du Service juridique sur les clauses du contrat".

Coût
Les dépenses engendrées par l'achat du système SAP et son adaptation aux besoins de l'Université, aujourd'hui estimées à 4,4 millions de francs pour les deux universités, sont justifiées selon Laurent Pally et Eric Doelker. "Nous avions deux objectifs financiers", rappelle Laurent Pally, "d'une part, partager les coûts avec l'Université de Lausanne et, d'autre part, disposer d'un système susceptible d'évoluer en fonction de nos besoins". Il existe en effet des solutions meilleur marché, mais qui doivent être remplacées entièrement après quelques années, ce qui entraîne en fin de compte des dépenses et des problèmes d'adaptation administrative démultipliés. Quant à une solution "maison", les responsables de l'Université y ont songé, avant d'y renoncer, l'estimant plus coûteuse et moins évolutive que l'utilisation d'un progiciel.

Implantation
La mise en place d'un nouveau système de gestion implique forcément un temps d'adaptation de la part des utilisateurs. Sur ce point, Eric Doelker note que le personnel administratif a effectivement souffert d'un manque de préparation: "nous aurions dû être plus attentifs à la formation des utilisateurs. Les retards causés par la mise en place du nouveau système, notamment en ce qui concerne la facturation, ont entraîné une mauvaise humeur compréhensible". Quant au développement d'applications spécifiques pour répondre aux besoins de l'Université, Eric Doelker précise que "si le rapport intermédiaire de l'IFC identifie des manques à ce sujet, des remèdes ont été apportés entre-temps, si bien que le rapport définitif n'en fait plus mention".