Structures - Créations / Modifications
Création / Modifications de structures
Lorsqu’il y a des modifications de structures, nous vous proposons un accompagnement pour les sujets suivants :
Accès aux applications RH
Si des accès sont nécessaires sur les nouvelles structures, nous vous invitons à compléter et faire signer les formulaires correspondants. Si vous avez besoin d’avoir un état des lieux des accès d’une structure en particulier, n’hésitez pas à nous contacter. Nous définirons ensemble si les accès sur l’ancienne structure doivent être supprimés ou non.
Gestion des absences
Si la subdivision de gestion des congés change, il faut prévoir de procéder au transfert des soldes (vacances et heures supplémentaires) de l’ancienne subdivision de gestion sur la nouvelle et à la création/suppression des droits aux vacances dans les nouvelles/anciennes subdivisions de gestion.
Nous privilégions le transfert manuel, réalisé par le/la gestionnaire d’absence des subdivisions concernées. La procédure Gérer les droits et les soldes annuels indique comment procéder au transfert mais n’hésitez pas à solliciter le Support RH qui se tient à la disposition des gestionnaires d'absence pour toutes questions.
Dans le cas où les conditions ci-dessous sont remplies :
- La modification de structure se fait un début d’année civile ;
- Toutes les absences des collaborateurs/trices de l’ancienne subdivision de gestion sont transférées sur la nouvelle subdivision ;
Un transfert automatique peut être envisagé, n’hésitez pas à nous contacter.
| Points importants à respecter pour un transfert de soldes réussi : • les soldes au 31.12.202n doivent être à jour • une table de correspondance ancienne vs nouvelles structures (lien 1 => 1) doit être disponible • aucune écriture en 202n+1 sur les anciennes subdivisions de gestion (sinon les soldes transmis à la nouvelle subdivision de gestion comprendront aussi ces écritures) ne doit être réalisée • aucune subdivision de gestion ne doit être créée sur 202n+1 ou exactement la même que celle indiquée dans la table de correspondance |
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Contrats/Budget
En collaboration avec le secteur de Gestion RH, les mises à jour suivantes doivent être effectuées :
- Transfert des contrats de l’ancienne structure à la nouvelle
- Mise à jour des imputations budgétaires
- Mise à jour des adresses bureau
Un transfert automatique peut être envisagé en collaboration avec la DiSTIC.
3 août 2022