Secteur Contrôle de Gestion et SI RH

Gestion des soldes de vacances et des heures supplémentaires

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Chères collaboratrices,
Chers collaborateurs,

Depuis un an, la situation sanitaire a entraîné la mise en œuvre massive du télétravail, bouleversant l’organisation du travail comme des pratiques managériales. Dans le même temps, les nombreuses restrictions — dont la possibilité limitée de voyager — ont réorienté les priorités individuelles, menant nombre de personnes à repousser leurs vacances.

Le solde élevé des vacances non prises en 2020 nous permet d’anticiper, selon l’évolution de la situation sanitaire 2021, un niveau important d’absences pouvant impacter l’organisation de certains services et/ou de nouveaux reports de vacances à des dates ultérieures non définies. Cette situation, cumulée aux incertitudes de la pandémie que nous affrontons, engendre une fatigue certaine pour nous toutes et tous, qui s’accumule au fil des mois et pèse sur la qualité de vie et sur la santé au travail.

Or il est important de prévoir des moments réguliers de repos, plus particulièrement dans la période complexe que nous traversons. Nous souhaitons donc attirer votre attention sur les éléments suivants:

  • En 2021, les dispositions habituelles s’appliqueront en matière de gestion des soldes de vacances des années antérieures, en particulier le délai maximal de leur report au 31 août. Il est important que les soldes de vacances 2020 soient pris avant cette date.
  • Les hiérarchies doivent anticiper la planification des vacances 2021 de leurs équipes.

Outils de planification pour les hiérarchies

Nous vous rappelons que l’application GDA, via son menu agenda, offre la possibilité de visualiser les demandes d’absences des collaborateurs/trices d’une structure, d’un groupe ou d’une personne en particulier. Son utilisation en matière de planification des vacances peut grandement faciliter le processus de planification/validation et permettre d’obtenir ainsi une bonne assurance en matière de continuité des prestations des services concernés.

Rappel des règles applicables en matière de vacances

Les procédures Mémento Vacances PAT et Gérer les absences du corps enseignant, dans leurs chapitres consacrés à l’organisation des vacances, présentent l’ensemble des règles applicables.

Permettre à toutes et tous de prendre régulièrement des vacances fait partie des missions de notre institution en matière de suivi de la qualité de vie et du bien-être des collaborateurs/trices.

En restant naturellement à votre disposition pour tout complément d’information, nous vous remercions par avance pour votre précieuse collaboration.

Division des Ressources humaines

Dear Employees,

Over the past year, the public-health situation has led to the massive implementation of working from home for all employees, disrupting both the work organisation and managerial practices. At the same time, the large number of restrictions — including those related to travel — have shifted individual priorities and lead many employees to postpone their vacation.

The high level of remaining vacation days in 2020 requires to anticipate a significant level of future leaves that could impact the organisation of certain services and/or new postponements of holidays to later undefined dates, according to the evolution of the public-health situation in 2021. This situation, combined with the uncertainties of the pandemic that we are facing, generates a certain fatigue for all of us, which accumulates over the months and weighs on the quality of life and health at work.

It is important to have regular rest periods, especially in these complex times. We would therefore like to draw your attention to the following:

  • In 2021 the usual arrangements will apply for the management of vacation days, in particular the maximum time limit for carrying them forward to 31 August. It is important that the remaining 2020 vacation days are taken before this date.
  • Managers need to plan ahead their teams' 2021 vacation.

Planning tools for managers

We remind you that the diary menu (« agenda menu ») in GDA application allows you to view the absence requests of the employees of a structure, a group or of a particular person. This tool can be useful in vacation planning, can greatly facilitate the planning/validation process and thus provide a good guarantee of continuity of service for the departments concerned.

Reminder of the rules applicable to vacation

The Memento procedures PAT vacation («Vacances PAT») and Management of absences for teaching staff («Gérer les absences du corps enseignant»), set forth all the applicable rules in their chapters concerning the organisation of holidays.

Enabling everyone to take regular vacation is part of our institution's mission to monitor the quality of life and well-being of UNIGE’s employees.

We remain at your disposal for any further information and thank you in advance for your cooperation.

Division of Human Resources

 

31 mars 2021
  GDA - Absence