Avant l'archivage
Si le classement journalier est souvent remis au lendemain, on a tendance à renvoyer l’opération d’archivage aux calendes grecques! La plupart du temps, celle-ci est faite dans l’urgence, quand il n’y a plus de place dans les bureaux ou qu’un déménagement se profile à l’horizon.
Or, archiver commence au moment même où l’on émet ou reçoit un document.
Une bonne gestion des dossiers permet de retrouver rapidement le bon document. C'est un avantage pour le travail au quotidien, mais c'est également une exigence réglementaire de la législation sur la transparence administrative Loi sur l'information du public, l'accès aux documents et la protection des données (LIPAD).
Par la Loi sur les archives publiques (LArch), la communauté universitaire est tenue de constituer des archives qui sont les documents produits et/ou reçus dans le cadre de sa gestion, relevant de son activité et conservés en raison de leur valeur administrative, juridique et/ou historique.
Constitution des dossiers
Le dossier est un ensemble de documents sous forme papier et/ou numérique, relatifs à un même thème (gestion du personnel, gestion financière, dossiers de cours, etc.). Il est créé par l’unité dans le cadre de ses activités pour:
- mener à bien les affaires courantes du service
- répondre aux exigences légales propres à sa mission
- assurer la traçabilité de son activité
Dès qu'un document est créé, il faut lui adjoindre les métadonnées suivantes, essentielles à la bonne gestion de l'information:
- type de document (procès-verbal, lettre, etc.)
- titre clair et compréhensible en évitant les termes trop flous comme « Divers », « Affaires générales » et les abréviations incompréhensibles
- dates extrêmes (dates des pièces la plus ancienne et la plus récente)
- auteur-e (unité ou personne physique)
- référence à un plan de classement ou à un numéro d’affaire/de dossier selon les pratiques de l’unité
Exemple
Type : Procès-verbaux et annexes
Titre : Séances du Rectorat
Date : 27.02.2005 – 30.04.2007
Auteur : Rectorat
Pour une gestion efficace, il faut classer chronologiquement les pièces à l’intérieur des dossiers et rapprocher les documents qui vont ensemble (par ex. une lettre et sa réponse) et éliminer les papiers de corbeille [1]:
- imprimés, revues, prospectus, publicité
- avis de situation bancaire
- documents reçus à titre consultatif et informatif
- correspondance sans intérêt: lettres d'accompagnement, convocations aux séances, lettres d'excuses, cartes d'invitation, etc.
- documents en double exemplaire (dossiers, rapports, correspondances, etc.)
- exemplaires en surnombre
- brouillons après transcription du texte
- épreuves d'imprimerie après publication du texte
- pièces dites "Matériel" (stocks, brochures, circulaires en surnombre, etc. à l’intérieur des dossiers)
NOTES
[1] Les papiers de corbeille sont les documents qui peuvent être supprimés lors de l’épuration périodique d’un dossier ou à sa clôture. Ils ne servent pas à l'expédition des affaires courantes et sont inutiles pour la compréhension du dossier.
Durée de conservation
Les documents ont un cycle de vie qui repose sur la théorie des "trois âges des archives":
- les documents sont d’abord des Archives courantes, utilisées tous les jours dans le cadre des activités du service;
- ils deviennent ensuite des Archives intermédiaires: on s’y réfère encore parfois à titre de preuve ou de contrôle;
- environ 15 % de ces documents deviennent Archives historiques en fonction de leur valeur patrimoniale: ces documents sont la mémoire de l’institution et conservés de manière pérenne aux AAP.
Le calendrier de conservation constitue l’outil indispensable à toute bonne gestion de dossiers. Il indique la durée de conservation des documents institutionnels tout au long de leur cycle de vie, c'est-à-dire depuis leur création jusqu'à leur sort final (conservation ou destruction).
Pour toute question, contacter les AAP.
Gestion des courriels
On se conformera aux règles émises par les Archives d'Etat de Genève (AEG): Gestion des messages électroniques.