CAHIER DES CHARGES 

 

Secrétaire – 1

–          Durant la réunion, organiser la date et le président de séance de chaque réunion

–        Convoquer les membres aux réunions

–        Tenir le PV des réunions et l’envoyer aux membres après la réunion

–        Envoyer l’ordre du jour aux membres avant la réunion

 

Trésorier – 2 à 3

–          Tenir les comptes de la Datcha et être en mesure de les présenter en cas de demande

–        Les présenter à la CUAE quand nécessaire (début d’année universitaire)

–        Gérer l’argent des soirées (fond de caisse, bénéfice, autre)

–        Informer le Collectif en cas de problème

–        Se coordonner avec le Responsable Stock et le Responsable Bar afin d’optimiser les ventes et le service offert aux étudiants

–        Gérer les clés, les cautions des clés et si besoin la désactivation de clés

 

Mail – 2 à 3

–        Répondre aux mails reçus sur la boîte mail de la Datcha, y compris les réservations

–        Solliciter l’avis du Collectif si nécessaire et l’informer du courrier adressé à la Datcha

–        Durant l'été, installer une réponse automatique pour les réservations

 

Délégués CUAE – 2 à 3

–        Participer aux Assemblées des Délégués (AD) et y représenter le Collectif Datcha

–        Transmettre en retour les éventuelles informations de la CUAE

–        Les délégués sont libres de participer aux réunions d'autres associations pour la coordination d'événements communs

 

Frigo – 1 à 2

–        Vider les restes une fois par semaine

–        Tenir la propreté du frigo à jour

 

Toilettes – 1 à 2

–        Tenir la propreté des toilettes à jour (minimum une fois par semaine)

–        Informer le Responsable Courses Usuelles en cas de manque de papier toilettes

 

Courses usuelles – 1 à 2

–        Acheter par carte les biens fournis par la Datcha aux étudiants :

–        Papier toilettes

–        Papier ménage

–        Condiments (huile, vinaigre, sel, poivre, sucre, épices, café, oignons, ail)

–        Scotch, stylos et autre matériel de bureau

–        Liquide vaisselle

–        Savon (main)

–        Éponge et pâtes

–        Produits de nettoyage

–        Matériel de premiers soins

–        Acheter des stocks en début de semestre

 

Ouverture midi – 1 à 2 par jour

–        Arriver à la Datcha avant 12h15 (heure d'ouverture)

–        En arrivant, faire l'état des lieux si une soirée a eu lieu dans les derniers jours

–        Nettoyer et ranger la Datcha

–        Ranger la vaisselle propre, et rendre la cuisine utilisable

–        Ne pas partir avant 13h, attendre l'arrivée de la fermeture

–        Sensibiliser les étudiants sur l'auto-gestion de la Datcha (nettoyer et ranger la vaisselle avant de partir)

–        Les mardis et vendredis, rapporter à l'entrée du bâtiment Datcha le container vidé la veille

–        Vider et changer les poubelles si celles-ci sont pleines

 

Fermeture midi – 1 à 2 par jour

–        Arriver à la Datcha avant 13h pour permettre le relais avec l'ouverture.

–        A 14h00, fermer officiellement la Datcha

–        Faire la vaisselle restée sale et nettoyer la cuisine

–        Ranger l’extérieur de la Datcha si utilisé durant midi

–        Si une soirée a lieu le même jour, ranger la vaisselle qui sèche, afin de laisser la Datcha dans un état présentable

–        Sensibiliser les étudiants sur l'auto-gestion de la Datcha (nettoyer et ranger sa vaisselle avant de partir)

–        Les lundis et jeudis (sauf si soirée il y a), amener le container à l'entrée de l’Ecole de Physique, côté parking

–        Vider et changer les poubelles si celles-ci sont pleines

 

Bricolage – 1 à 2

–        Gérer les petits travaux de la Datcha

–        Personne de contact avec l'Université pour les travaux importants et d'éventuels travaux extérieurs

–        Gérer les différents appareils électroniques de la Datcha (PC, sono, projecteur, ...)

 

Récupération – 1 à 2

–        Responsable de faire la récupération de l'aluminium, du verre, du carton et du PET une fois par semaine (ou plus souvent si nécessaire)

 

Site internet – 1 à 2

–        Entretenir le site internet de la Datcha et le mettre à jour

 

Linge – 1

–        Nettoyer les linges sales de la Datcha afin de toujours avoir des linges en réserve (nettoyer environ une fois par semaine, dépendant de l'utilisation)

 

Responsable stock - 1 à 2

–        Tenir la liste des stocks avant et après les soirées organisées par la Datcha

–        Transmettre les infos du stock au Responsable Bar

–        Se coordonner avec la Trésorerie et le Responsable Bar

 

Soirées Datcha : Responsable bar – 1 à 2

–        Faire la liste des courses des soirées de la Datcha, et les transmettre au responsable Courses Datcha'Bars

–        Prévoir le « menu » des Datcha'Bars et le transmettre aux coordinateurs bar

–        Responsable du bon déroulement de la soirée (accueil des DJs, mise en place et démontage du bar et autre matériel)

–        Surveiller le bon déroulement du tournus

–        Commander la livraison de la bière pour les soirées de la Datcha

 

Soirées Datcha : Coordinateur bar – 1 à 2

–        Gérer les patentes et les avoir à disposition pendant la soirée

–        Gérer les effectifs pour la soirée : Doodle, mail de motivations

–        Gérer une équipe de nettoyage (par exemple)

–        Responsable de la bonne coordination entre les différents responsables

–        Pour les grandes soirées (Datcha'Bar), doit mandater Securitas

–        Responsable de l’impression du menu et de la grille horaire des tournus

–        Au début du semestre, doit organiser la liste des dates des soirées Datcha'Bar et Datch'Apéro avec possibilité de mise à jour et la transmettre à la Communication

 

Soirées Datcha : Communication – 1 à 2

–        Se mettre d’accord avec le Coordinateur, afin de recevoir les dates des soirées et préparer l’affiche numérique pour les soirées Datcha’Bar, au-moins 1 semaine à l’avance

–        Prendre contact avec l’Université et s’assurer de l’affichage papier et numérique (écrans)

–        S’occuper de la création de l’événement sur FB et de son partage sur les groupes d’associations de l’UNIGE.

 

Soirées Datcha : Courses Datcha'Bar – 1 à 2

–        Aller chercher la liste des courses auprès du Responsable Bar

–        Organiser l’achat des courses : voiture, moment, et équipe

  

Contact Police – 1

–        Responsable du contact avec la police, Securitas et l'administration pour ce qui concerne les plaintes

 

Ouverture contrats – 1 à 2

–        Présence un jour de la semaine (choisi avec la fermeture et annoncé clairement), de 12h30 à 13h30 pour ouvrir les contrats (signature, caution et frais, clé)

–        Se coordonner avec la trésorerie pour donner les anciens contrats

 

Fermeture contrats – 1 à 2

–        Présence un jour de la semaine (choisi avec l'ouverture et annoncé clairement), de 12h30 à 13h30 pour fermer les contrats (signature, caution, clé)

–        Se coordonner avec la trésorerie pour donner les anciens contrats