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Mesures de sécurité en lien avec la location de salles et de surface

Lors d'un événement majeur attirant un public nombreux, les mesures de surveillance et d'aide à l'évacuation doivent être en rapport avec l'évaluation des risques que ce dernier comporte. Il est fréquent que la grande majorité du public soit composé de personnes n'ayant qu'une faible connaissance des lieux.

En outre, en dehors des heures de présence habituelle du personnel administratif et technique de l’Université, on ne peut pas compter sur l’organisation d’urgence propre à l’Institution, notamment en cas d’intervention sur une alarme incendie ou en cas d’évacuation.

L'organisateur doit donc parer à ce besoin et reste à tout moment responsable de la sécurité du public, indépendamment de l'intervention éventuelle du service STEPS ou des secours officiels.

Cette directive ne concerne pas les enseignements réguliers, ni les examens organisés par l’Université de Genève dans ses propres locaux, sauf si ces réservations engendrent une fermeture retardée ou une ouverture spéciale du bâtiment. Par exemple un cours universitaire débutant à 20h00 et se terminant à 22h30 à Uni Mail n’engendre pas de coût de gardiennage pour l’organisateur, par contre s’il se termine à 23h30, une fermeture retardée devra être commandée dans les délais.

Nous attirons l’attention des responsables de cours et examens universitaires qu’en cas d’évacuation ils ont le devoir de s’assurer que les occupants ont bien entendu le message d’alarme et qu’ils évacuent selon les consignes.

Procédure pour les organisateurs d'événements

Remarque : Pour les événements se déroulant à la Faculté de Médecine, l'organisateur doit s'adresser à l’adjoint aux administrateurs de la Faculté de Médecine.

Lorsqu'une personne souhaite organiser un événement 

  • après 18h du lundi au vendredi ou
  • un samedi, un dimanche ou un jour férié,
  • lors de l’utilisation de certains auditoires (dispositif de sécurité obligatoire) :
    •   Uni Dufour : U300, U600
    •   Uni Bastions : B106
    •   Uni Mail : MR380, MR080
    •   Uni Philosophes : PHIL201
    •   Sciences II : A300
  • pour un évènement dans plusieurs salles ou une réception dans un hall accueillant 300 personnes ou plus.

elle suivra la présente marche à suivre:

1. Demande de réservation de salle

L’organisateur fait une demande de réservation de salle, en suivant les consignes de la directive « Louer une salle ou une surface d’exposition » N° 210

  1. Il remplit le formulaire de réservation de salles en ligne 
    https://www.unige.ch/batiment/services-utilisateurs/reservation-salles/formulaires/
  2. A réception de la demande, le bureau des réservations de salles (BRS) transmet cette dernière au service STEPS, si des mesures de sécurité sont requises.
  3. Selon l'importance de la manifestation, le service STEPS peut demander au BRS de mettre sur pied une séance de coordination avec l'organisateur, au plus tard 15 jours avant l'événement. Les missions des agents de surveillance peuvent être multiples et seront définies d’entente entre l’organisateur et le service STEPS.

2. Demande de réservation de surface

L’organisateur fait une demande de réservation de surface, en suivant les consignes de la directive « Louer une salle ou une surface d’exposition » N° 210

  1. Il remplit le formulaire de réservation de surfaces en ligne :
    https://www.unige.ch/batiment/services-utilisateurs/reservation-salles/formulaires/
  2. A réception de la demande, le bureau des réservations de salles BRS transmet cette dernière au service STEPS, si des mesures de sécurité sont requises.
  3. Selon l'importance de la manifestation, le service STEPS peut demander au BRS de mettre sur pied une séance de coordination avec l'organisateur, au plus tard 15 jours avant l'événement. Les missions des agents de surveillance peuvent être multiples et seront définies d’entente entre l’organisateur et le service STEPS.
  4. L’organisateur dessine un croquis de l’implantation au moyen des plans .PDF disponibles sur le site : 
    https://www.unige.ch/batiment/services-utilisateurs/reservation-salles/sites/
  5. L’organisateur envoie son plan au BRS qui le transmet au service STEPS.
  6. L’organisateur prend connaissance des consignes de sécurité à respecter en matière d’utilisation des espaces : https://memento.unige.ch/doc/0195

3. Commande d'agents de surveillance

A réception du dossier de réservation constitué par le BRS, le service STEPS procède à la commande du (des) agent(s) de surveillance couvrant l'horaire de la manifestation, mais pour une durée de 3 heures au minimum.

A des fins de préparation et de maîtrise des risques, l'organisateur est tenu d'informer le service STEPS au préalable, si le(s) conférencier(s) bénéficie(nt) d'une garde rapprochée officielle et / ou s'il craint des troubles de l'ordre lors de l'événement.

Les frais de surveillance sont à la charge de l'organisateur. Toute annulation doit se faire au plus tard 2 jours ouvrables avant la manifestation auprès du secrétariat STEPS, à défaut de quoi la totalité des frais sera facturée. Le gardiennage est commandé pour  toute la durée de la réservation, à laquelle s’ajoutent 30 minutes avant le début de la manifestation et 30 minutes après la fin.

Lorsqu'une occupation de salle dépasse l'horaire annoncé, avec ou sans demande de fermeture retardée, l'agent de surveillance est habilité à relever le(s) nom(s) de(s) l'organisateur(s) et à le(s) communiquer au service STEPS. Les frais en découlant seront alors refacturés à l'organisateur.

Consulter les tarifs 

Contacts :

Véronique Humbert-Droz (secrétariat STEPS)

Vincenzo Berardicelli

 

Liste des auditoires soumis à la mise en place d’un dispositif de sécurité obligatoire :

Uni Dufour   U300 4 agents
U600 5 agents
U600 + U300 8 agents
Uni Bastions  B106 Parterre 2 agents
B106 Parterre + Galerie 5 agents
Uni Mail  MR380 2 agents
MR080 2 agents
Uni Philosophes PHIL201 1 agent
Sciences II A300 3 agents

 

4. Briefing de sécurité

S’il le juge nécessaire, le service STEPS effectue un briefing de sécurité au préalable, réunissant les agents de surveillance et les éventuels auxiliaires dédiés à la sécurité. L’organisateur prendra connaissance des consignes liées au dispositif de sécurité.

Le service STEPS met à disposition des organisateurs de manifestations une liste de numéros de téléphones à contacter en cas de problème durant l'événement (en annexe).

L'organisateur reste en tout temps responsable de la sécurité du public, indépendamment de l'intervention éventuelle du service STEPS ou des secours officiels. En cas d'événement grave (incendie, évacuation d'urgence, alerte à la bombe, perte de contrôle de la manifestation de la part de l'organisateur, etc.) nécessitant l’appui du service STEPS auprès des services de secours officiels, les décisions des membres du service STEPS sont prioritaires.

L’organisation de spectacles et de divertissements publics, soit notamment les représentations de théâtre et d’opéra, les concerts, les projections de films, les bals et les soirées dansantes est soumise à la Loi sur la restauration, le débit de boissons, l’hébergement et le divertissement.

5. Autorisation pour manifestations d'envergure

Pour une manifestation festive, sportive, culturelle, commerciale ou analogue d’une certaine envergure, l’organisateur doit déposer une demande d’autorisation par le biais du Guichet universel manifestations. Cette démarche concerne toutes les manifestations précitées qui sont ponctuelles, limitées dans le temps. Elle permet de coordonner la demande des différents préavis ou décisions nécessaires au bon déroulement de votre manifestation.

6. Conditions d'utilisation des locaux universitaires

Nous attirons l’attention des organisateurs de manifestations sur les règles à respecter, notamment :

Il est interdit de :

  • de fumer dans les bâtiments;
  • de porter des armes dans les bâtiments;
  • d'entrer dans les bâtiments en utilisant les moyens de déplacement comportant des roues (patins à roulettes, trottinettes, planches à roulettes, vélos, etc.)
  • de laisser des animaux entrer dans les bâtiments à l'exception des chiens pour malvoyants;
  • de modifier d'une quelconque manière la construction ou l'aménagement des locaux soit : augmenter la capacité d'une salle par l'apport de chaises supplémentaires ou modifier l'aménagement des salles
  • de toucher aux installations techniques ou au matériel d'enseignement sans autorisation spéciale;
  • d'entrer dans les cabines de projection dans lesquelles seul le projectionniste a l'accès;

Voir l’ensemble des Conditions générales d’utilisation (CGU)