Les étapes du dépôt

Pour chaque dépôt, il faut franchir 4 étapes avant de pouvoir envoyer celui-ci en validation.

1. Chargement des fichiers
2. Liste des auteur-es et leurs affiliations
3. Saisie des métadonnées
4. Vérification finale

Figure 1. Onglets des 4 étapes d'un dépôt

1. Fichiers et conditions de diffusion

La première étape du dépôt permet de charger le fichier de la publication (texte intégral), et de préciser son type et son niveau de diffusion, ainsi qu’éventuellement sa licence. Il faut pour cela utiliser le bouton Ajouter un fichier.

Figure 2. Déposer un fichier

Pour chaque publication, il est possible d’ajouter autant de fichiers que nécessaire (annexes, corrigendum, données associées, etc.), chacun avec son propre niveau de diffusion. Le système détecte et empêche le chargement par erreur de deux fichiers identiques.

Au moins un fichier doit être déposé. La Directive institutionnelle adoptée par le Rectorat précise que la version finale la plus largement diffusable doit être privilégiée.

Au cas où un fichier a été récupéré automatiquement par le script d’import, il est très important de vérifier qu’il s’agit bien de la bonne publication, que la qualité du document est suffisante et que la licence et le niveau de diffusion conviennent à la situation.

1.1. Statuts des fichiers

Le chargement (upload) d’un fichier passe à travers diverses étapes techniques listées dans l’historique du téléchargement, disponible sous l’icône …​ à droite de chaque fichier.

Figure 3. Différents statuts d’un fichier

2. Contributeurs/trices et affiliations

La deuxième étape du dépôt permet le signalement des diverses personnes ayant contribué à la publication, ainsi que leurs éventuelles affiliations UNIGE. Les affiliations hors UNIGE ne sont pas indiquées.

Figure 4. Recherche d'un-e contributeur/trice

Lorsqu’une personne est liée à l’Université, il est possible de récupérer son nom et prénom d’usage depuis la base de données centrale de l’administration, ce qui garantit une saisie exacte et homogène dans tous les dépôts. Par ailleurs, cette "reconnaissance" des personnes UNIGE permet de faire apparaître le dépôt dans l’espace de travail des contributeur/trices et dans leur bibliographie.

Pour chercher un-e Membre UNIGE, il faut saisir les premières lettres du nom et du prénom. En ajoutant des caractères, la sélection va devenir plus précise. Pour mentionner une personne supplémentaire, il faut d’abord cliquer sur le bouton Ajouter une personne avant de pouvoir saisir le nom et prénom. Le bouton Ajouter mon nom est un raccourci pour s’ajouter comme contributeur/trice. Finalement, le bouton Ajouter une collaboration permet d’indiquer le nom d’une collaboration en lieu et place d’une liste de contributeurs/trices.

La recherche avec une seule lettre suivie du signe % est possible, mais génère beaucoup de bruit.

Finalement, pour chaque personne, il convient de préciser sa fonction dans le cadre de la publication (auteur-e, directeur/trice, photographe…). Par défaut, la fonction Auteur est présélectionnée pour la majorité des types de documents.

L’ordre des contributeurs/trices est très important et doit refléter exactement celui figurant sur la page de titre de la publication. Il est possible de réordonner les contributeurs/trices en cliquant sur une ligne pour la glisser à la bonne position.

2.1. Membres d’une collaboration

Une case à cocher permet de faire apparaître un bloc de saisie des membres d’une collaboration ou des collaborateurs et collaboratrices qui seraient mentionné-es sur la page de titre de la publication.

Dans le cas de très larges collaborations (plusieurs dizaines ou centaines de personnes), il est suggéré de ne mentionner que les collaborateurs/trices de l’UNIGE afin que ces personnes voient apparaître la publication dans leur bibliographie, mais sans que la saisie ne devienne trop fastidieuse.

2.2. Affiliations et groupes de recherche

En cas d’importation semi-automatique, le système affiche directement sous le nom des personnes les affiliations qui auraient été trouvées, et ce à titre d’information seulement. Seules les structures UNIGE qui sont saisies dans le champ ad hoc seront conservées.

Lorsque les contributeurs/trices ont renseigné dans leur 2.4. Profil personnel leur structure d’affiliation (et éventuellement leur(s) groupe(s) de recherche), ces données peuvent être récupérées en cliquant sur les boutons Récupérer les structures d’affiliation depuis le profil des contributeurs/trices et Récupérer les groupes de recherche depuis le profil des contributeurs/trices.

Figure 5. Ajout d'une structure d'affiliation

Afin de signaler un nouveau groupe de recherche UNIGE qui n’existerait pas encore dans la liste proposée par le système, il suffit de cliquer sur le + à droite du menu déroulant.

Figure 6. Ajout d'un groupe de recherche manuel

Lorsqu’une personne souhaite déposer une publication écrite avant son engagement à l’UNIGE, elle doit cocher la case prévue à cet effet. Cela permettra de ne pas avoir à remplir le champ "Structure d’affiliation".

Figure 7. Case à cocher pour une publication non-UNIGE

3. Description du document

La troisième étape du dépôt permet d’affiner la description de la publication, de faire des liens vers les jeux de données qui y sont liés, et d’indiquer si elle a été réalisée dans le cadre d’un financement particulier. Chaque type de document possède son propre jeu de métadonnées. Seuls les éléments génériques sont détaillés ci-dessous.

Le premier bloc de la page est un rappel des informations d’initialisation du dépôt, à savoir le titre, la langue et le type de document. Le bloc, replié dans l’illustration ci-dessous, est déplié par défaut dans le cas d’importation par identifiant. Il reste possible de le déplier en cliquant sur le bouton Modifier.

Figure 8. Modifier le titre ou le type de document

Le deuxième bloc contient les Informations bibliographiques importantes. Au moins une date est obligatoire.

Dans le bloc Information bibliographique ou Publication hôte figurent les autres champs relatifs à chaque type de document.

Figure 9. Champs de saisie des métadonnées descriptives

Lors du dépôt d’un article, un mécanisme de recherche du titre de la revue est proposé à partir de l’ISSN (International Standard Serial Number), l’identifiant international des journaux. Il se présente sous la forme de deux groupes de 4 chiffres séparés par un tiret (ex. : 0123-4567). La recherche par ISSN est extrêmement précise et doit être préférée à la recherche par mots du titre. Par soucis de cohérence avec les autres articles d’un même journal, il ne faut pas chercher à modifier le titre retourné par le système.

Figure 10. Recherche du titre du journal

Le bloc de Description complémentaire permet de saisir des résumés dans diverses langues, mais aussi de déposer une image en tant que "résumé graphique". Il suffit pour cela de cliquer sur le carré rose et de sélectionner l’image à télécharger. Quelques boutons de formatage permettent d’utiliser des éléments graphiques dans le texte du résumé (gras, italique, suscrit, souscrit, lien hypertexte…?)

Figure 11. Autres champs de métadonnées

Un résumé court, ou abstract, contient environ 150 mots. Un compteur de mots sous le champ Résumé permet de connaître la longueur du texte saisi.

Le bloc Financement permet de rechercher un projet dans la base de données OpenAIRE qui recense près de deux millions de projets financés, dont ceux du FNS. La recherche par Numéro de projet fonctionne uniquement de manière "exacte" et il n’est malheureusement pas possible de n’entrer qu’une partie d’un numéro, au contraire de la recherche sur le titre du projet.

Figure 12. Saisie des financements

Il est parfaitement possible de signaler un financement qui n’existe pas dans OpenAIRE. Il faut cependant commencer par lancer une recherche pour que le système réponde qu’il n’y a pas de correspondance et propose la création d’une nouvelle entrée.

4. Vérification finale et soumission

La quatrième et dernière étape du dépôt est une simple prévisualisation des valeurs saisies. Si tout est en ordre, le dépôt peut être envoyé en validation. Si ce n’est pas le cas, il faut effectuer les corrections requises en revenant aux étapes précédentes, ou enregistrer le dépôt pour y revenir plus tard (bouton Enregistrer + Quitter).

Figure 13. Bouton de finalisation d'un dépôt et d'envoi en validation

Il est possible de quitter une étape sans enregistrer les dernières modifications. Cela est parfois nécessaire lorsque la valeur d’un champ obligatoire n’est pas encore connue.