Actualités du projet

#18 Coup de projecteur sur le travail de validation

L'essentiel en bref

Que se passe-t-il après qu'une publication ait été déposée et envoyée en validation ? Quelles sont les étapes par lesquelles passent encore ce dépôt avant d'apparaître dans l'interface publique ?

Si les différentes étapes de dépôt d'une publication dans l'Archive ouverte (cf. figure ci-dessous) sont bien connues des personnes qui procèdent régulièrement à ces dépôts (7'000 entrées/an ces dernières années), ce qui se passe ensuite, lors du processus de validation, reste largement invisible pour les déposant-es. Montrer ces tâches de validation et expliquer en quoi elles sont nécessaires devrait permettre de mieux faire comprendre pourquoi un dépôt n'est jamais immédiatement visible dans l'interface publique de l'Archive

 

Deposit_Steps.png

 

Le processus de validation

Les personnes en charge de la validation disposent de la même interface que les déposant-es. Elles vont parcourir chaque dépôt et prêter une attention particulière aux aspects les plus importants et les plus sensibles, par exemple vérifier que le texte intégral déposé est bien celui qui est décrit dans la notice ou que le niveau de diffusion respecte les exigences de la politique Open Access de l'Université et de l'éditeur, mais aussi relire et corriger les diverses métadonnées.

Dans le détail, voici les éléments qui doivent le plus fréquemment être corrigés avant que la publication puisse être mise en ligne.

  • type/sous-type de document correct (une confusion fréquente concerne les chapitres d'actes, les chapitres de livre et les articles);
  • texte intégral conforme, non protégé par un mot de passe;
  • conformité avec les directives institutionnelles et facultaires;
  • niveau de diffusion conforme aux exigences de l'éditeur;
  • existence d'une version du texte plus largement diffusable que celle déposée;
  • identification des contributeurs/trices UNIGE;
  • saisie de toutes les affiliations et des groupes de recherche des tou-tes auteur-es;
  • contrôle et correction de la saisie des financements;
  • liens vers les jeux de données lorsque signalés dans la publication;
  • complétion des champs de métadonnées les plus importants permettant la génération de références bibliographiques correctes et complètes.

Ces vérifications, surtout lorsqu'elles conduisent à devoir rechercher des informations manquantes, peuvent prendre un certain temps et, par conséquent, retarder la validation du dépôt. Il va sans dire que plus le/la déposant-e fait un travail de qualité, moins le travail de validation est compliquée et prend de temps.

L'Importance des métadonnées

Il est légitime de se demander s'il est bien nécessaire de passer tant de temps et d'énergie pour vérifier et nettoyer les métadonnées des publications des collaborateurs et collaboratrices de l'Université, d'autant plus que de nombreux textes sont désormais disponibles en texte intégral à travers les moteurs de recherche. Les éléments de réponse à cette demande sont multiples. D'une part, il faut savoir que les moteurs de recherche affectionnent particulièrement les pages/publications pour lesquelles des métadonnées sont exposées en arrière-plan (dans les balises HTML particulières) ou sont listées dans des sortes de sommaires (pages sitemap.xml). Comme l'Université de Genève est considérée comme une source fiable pour les publications qui lui sont affiliées, si nous laissons passer des erreurs, elles vont être répercutées dans différentes bases de données sans aucune vérification par les tierces parties.

Une autre raison qui nous pousse à assurer la plus grande qualité possible concerne la visibilité qui est donnée à nos métadonnées et aux publications dans les pages personnelles des collaborateurs/trices, ainsi que dans les pages des groupes de recherche et départements. Une erreur dans un titre, une année erronée, des co-auteur-es manquant-es... font particulièrement tache dans un CV généré par l'Archive ouverte et sont le signe d'un manque de sérieux qui pourrait prétériter une carrière.

3 mai 2022
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