Actualités du projet

#19 Mise à jour du portail de dépôt

L'essentiel en bref

Le portail de dépôt voit apparaître plusieurs nouvelles fonctionnalités et de nombreuses petites améliorations de fonctionnement et d'ergonomie, et ceci grâce aux nombreux retours des utilisateurs et utilisatrices.

Depuis l'ouverture du portail de dépôt et de validation en automne 2021, près de 6'300 publications ont été saisies à travers la nouvelle interface, dont presque 5'000 qui ont déjà été validées. En excluant celles qui ont été rejetées (souvent des doublons) et les 400 qui sont en cours de dépôt mais pas encore envoyées en validation, il nous reste environ 800 dépôts en attente de validation et qui vont bientôt être traités.

Grâce à la masse considérable d'expériences accumulées ainsi qu'à vos nombreux retours, nous avons pu dresser une liste de développements et de corrections prioritaires à entreprendre. Nous avons le plaisir aujourd'hui de pouvoir enfin mettre ces nouveautés à disposition des utilisateurs et utilisatrices.

Nouveautés

Les principales nouvelles fonctionnalités concernent la gestion des doublons, l'édition de dépôt par les co-auteur-es, la création de nouveaux dépôts par clonage d'un dépôt existant et la possibilité de signaler des informations importantes à l'aide d'un bandeau sur la page d'accueil.

  • Gestion des doublons
    Lorsqu'un doublon est détecté, soit avec une notice déjà présente dans l'Archive ouverte, soit avec une notice en cours de dépôt par une autre personne, il y a désormais un lien qui apparaît et qui permet de se rendre directement sur le dépôt en question, et éventuellement de l'éditer ou d'y ajouter un commentaire.
  • Edition d'un dépôt fait par quelqu'un d'autre
    Si une personne fait le dépôt d'une publication ayant plusieurs co-auteur-es, tou-tes celles et ceux qui auront été reconnu-es comme membres UNIGE pourront désormais voir ce dépôt dans leur espace de travail, l'éditer et le compléter, et l'envoyer en validation. Il est ainsi facile pour une personne de commencer un dépôt et pour une autre de le finaliser en ajoutant par exemple les PDF.
  • Clonage d'un dépôt
    Tout dépôt dans le portail peut être cloné afin de créer rapidement un nouveau dépôt présentant des caractéristiques similaires (liste des auteurs, titre du livre,...) qu'il faut ensuite éditer et mettre à jour.
  • Bandeau d'information
    Un nouveau mécanisme de bandeau permet d'informer les utilisateurs et utilisatrices lorsqu'il y a un événement particulier, par exemple une panne de serveur, chez nous ou chez un prestataire externe, qui péjore le fonctionnement du portail.
  • Notifications
    Deux nouvelles notifications par e-mail facultatives ont été ajoutées à celles déjà existantes ; vous les retrouvez dans votre profil (en haut à droite de la page du portail).
  • Documentation
    Un guide d'utilisation est désormais disponible depuis votre bouton personnel en haut à droite du site. Il va être régulièrement mis à jour afin d'intégrer les nouveautés et améliorations apportées à l'Archive ouverte. Il va également être traduit en anglais prochainement.
  • Editeur de texte riche
    Pour les champs Titre et Résumé, un éditeur de texte riche permet désormais de formater le texte simplement avec la souris. Valable pour le texte en gras, en italique, le suscrit et le souscrit, ainsi que pour les liens hypertextes dans le résumé.

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Améliorations

En plus des nouvelles fonctionnalités, de très nombreuses améliorations ont été apportées au niveau des textes d'aide et de description, de fonctionnement du système et des workflows, de la présentation et de la saisie des données, etc. La liste est trop longue pour être citée intégralement, mais voici les principales améliorations.

  • Nouvelle façon de saisir les structures d'affiliation via un arbre dynamique
  • Recherche d'un financement à partir de son nom
  • Notifications par e-mail plus complètes, affichant notamment la date du dernier commentaire
  • Meilleure lisibilité des erreurs détectées par le système, avec positionnement du curseur à l'endroit où une intervention est nécessaire
  • Possibilité d'ajouter à des lots de notices la langue des publications
  • Vérification de la présence de l'imprimatur obligatoire pour les thèses de doctorat
  • Affichage des commentaires entre déposant-es et chargé-es de validation sur toutes les étapes du dépôt
  • Case à cocher qui permet de clarifier le cas des publications non-UNIGE, c'est-à-dire celles qui sont faites par une personne avant son engagement à l'UNIGE.

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Bref, nous espérons que vous aurez autant de plaisir que nous à découvrir ces nouvelles fonctionnalités et ces améliorations du portail. N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires et vos critiques, car ce sont principalement elles qui nous indiquent la direction à suivre pour nos prochains développements.

14 juin 2022
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