Archive ouverte UNIGE
L'Archive ouverte UNIGE est le dépôt numérique du patrimoine scientifique de l'Université de Genève. Créée afin de récolter, conserver et rendre accessibles le plus largement possible les publications des enseignants et des chercheurs de l'institution.
Cette page réunit questions fréquentes, astuces et informations diverses pour vous accompagner lors du dépôt de vos publications.
Ajouter une publication dans l'Archive ouverte UNIGE
La politique générale et le fonctionnement de l'Archive sont régis par une directive institutionnelle et des directives facultaires. Celles-ci définissent les obligations et possibilités de dépôts.
Voici quelques éléments utiles:
| Acceptés dans l'Archive |
- publications des collaborateurs et collaboratrices de l'UNIGE : articles scientifiques, livres, chapitres de livres, etc. - thèses et mémoires de maîtrise |
| Acceptés dans l'Archive (dépôt facultatif) |
- publications des collaborateurs et collaboratrices de l'UNIGE parues avant leur engagement à l'UNIGE Cela permet par ex. d'avoir une liste de publication complète sur sa page web personnelle. |
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Acceptés sous conditions |
- rapports et working papers |
| Refusés dans l'Archive (en médecine) |
- pré-prints, écrits n’ayant pas fait l’objet d’une validation permettant la publication (peer review) - posters présentés à des conférences - contributions à des congrès, non-publiées dans des actes |
Autrement dit:
En les déposant dans l'Archive ouverte: https://archive-ouverte.unige.ch
Lors de la première connexion à l'interface, il vous sera demandé de renseigner votre profil en mentionnant votre structure facultaire (et groupe de recherche éventuel). Vous pourrez aussi paramétrer vos préférences en matière de notifications notamment.
Une fois connecté, plusieurs options s'offrent à vous:
- Dépôt des publications une à une, manuellement ou par identifiant (DOI, PMID,...). Voir un exemple en video.
- Dépôt d'un lot de publications, avec une série d'identifiants (DOI, PMID,...). Explications à ce sujet.
- Dépôt via la synchronisation ORCID (voir en bas de cette page, sous ORCID).
Important: Dans les cas 2 et 3, des brouillons seront créés, qu'il faudra finaliser et envoyer en validation. Vous trouverez en bas de cette page, sous ORCID, toutes les informations sur comment procéder.
Le menu "déposer une publication" sur la page d'accueil de l'Archive vous permet de vous connecter pour déposer une publication. La connexion est aussi possible en cliquant en haut à droite de l'interface.
La connexion se fait via un login Switch edu-ID. Celui-ci doit être lié à l'UNIGE ou aux HUG pour pouvoir déposer.
Concrètement, il convient de:
1. Choisir dans le menu déroulant Switch edu-ID l'institution à laquelle votre compte switch edu-ID est lié, c'est-à-dire: UNIGE ou HUG
2. Entrer vos informations de connexion Switch edu-ID.
3. Si votre compte est bien lié à l'institution (UNIGE ou HUG) que vous avez sélectionnée à l'étape 1, vous pourrez alors déposer dans l'Archive.
Sinon, vous aurez le message d'erreur suivant.
Il faudra alors vous rendre sur https://www.eduid.ch, vous connecter puis dans la rubrique "Identités liées" choisir de "Rajouter une identité organisationelle" UNIGE ou HUG, et la valider. Une fois que c'est fait, la page indique ceci:
et vous pouvez déposer dans l'Archive ouverte UNIGE.
Relier vos publications à votre groupe de recherche
Les publications déposées dans l'Archive peuvent être "rattachées" à un ou plusieurs groupe(s) de recherche. Cela permet, entre autres, de les faire apparaître dans la liste officielle des publications du groupe, telle qu'elle figure sur les pages de la Faculté.
| Comment faire ? |
A chaque dépôt d'une publication dans l'Archive, mentionner le ou les groupe(s) de recherche dans le champ: « Groupe de recherche UNIGE » lors du dépôt, à l'étape 2, soit en indiquant le libellé, soit en indiquant le numéro du groupe. |
| ASTUCE: Gagner du temps et éviter les oublis |
En renseignant votre groupe de recherche directement dans votre profil (haut à droite de l'interface), cette information sera automatiquement reprise sur tous vos futurs dépôts, évitant ainsi la saisie manuelle et les oublis.
Attention: il est important de s'être connecté-e avec un login UNIGE. La manœuvre est inutile si elle est réalisée après une connexion avec un login HUG ! La démarche est donc la suivante:
|
| Pourquoi c'est utile ? |
Dans le cas de publications aux multiples auteurs, il n’est pas rare que celui déposant dans l’Archive ne signale que son propre groupe/ne connaisse pas nécessairement tous les numéros des groupes impliqués. |
| Comment vérifier ? | Vous pouvez en tout temps vérifier si toutes vos publications présentes dans l’archive sont bien associées à votre groupe de recherche.
Ceci est possible en faisant la recherche suivante : (aucun résultat = tout est rattaché à votre groupe)
(Cliquer sur l'image pour l'agrandir) |
Joindre le texte intégral
Pour pouvoir être validé et apparaître dans l'Archive, chaque dépôt dans l'Archive ouverte UNIGE doit être accompagné d’un fichier de texte intégral. Il revient à l'auteur de le joindre et d'en indiquer le niveau de diffusion.
Synchronisation avec ORCID
Vous pouvez gagner beaucoup de temps en synchronisant votre compte Archive ouverte UNIGE et votre compte ORCID. Cette opération se fait une seule fois. Ensuite, selon les configurations choisies,
- des "brouillons" de dépôts, basé sur le contenu de votre profil ORCID, sont créés dans votre compte Archive ouverte, et doivent être finalisés et envoyés en validation pour devenir visibles dans l'interface publique,
- et/ou chaque nouvelle publication entrant dans l'Archive apparaît automatiquement sur votre profil ORCID.
Chaque collaborateur/trice de l'Université de Genève peut se créer un identifiant ORCID directement depuis son profil Archive ouverte. L'intérêt de procéder de la sorte réside dans le fait que les systèmes sont ensuite connectés et qu'ils peuvent s'échanger des métadonnées sur les publications de cette personne.
Etape 1: Connexion sur l'Archive ouverte (en haut à droite, icône ronde)
Etape 2:Se rendre dans sa page "Profil" (en haut à droite, icône ronde qui contient maintenant vos initiales),
Etape 3: cliquer sur le bouton "Créer ou connecter votre ORCID iD"
Etape 4 : Après redirection vers le site https://orcid.org, se connecter ou se créer un compte
Etape 5 : Autoriser l'accès pour l'Archive ouverte en la définissant comme un tiers de confiance
Dans votre profil dans l'Archive ouverte (en haut à droite, rond rose avec vos initiales), deux cases à cocher apparaissent sous le champ ORCID une fois celui-ci renseigné. Il devient dès possible d'activer la synchronisation entre les deux systèmes, dans un sens ou dans l'autre.
En cochant ces cases, un sous-menu apparaît permettant de spécifier s'il est nécessaire d'importer/exporter également les publications déjà présentes dans les profils. Ces choix peuvent être modifiés en tout temps.
La synchronisation "au fil de l'eau" des publications récentes se déroule une fois par jour (durant la nuit) et l'utilisateur/trice reçoit une notification avec la liste des nouvelles publications pré-enregistrées dans l'Archive ouverte. Ces publications apparaissent dans l'espace "Mes brouillons" et doivent être vérifiées, éventuellement complétées, avant d'être envoyées en validation. (voir FAQ point 3.)
Lorsque l'on active la synchronisation des publications déjà existantes (= tout l'historique présent dans le profil), elle se fait dans les minutes qui suivent. Là aussi, les publications apparaissent dans l'espace "Mes brouillons" et doivent être vérifiées, éventuellement complétées, avant d'être envoyées en validation. (voir FAQ point 3.)
A noter que les doublons exacts ne sont pas réimportés s'ils sont présents dans l'un des deux systèmes. En cas de similitude mais d'absence de certitude, un détecteur de similarité signale les publications qui pourraient être des doublons.
Lors que la synchronisation est activée dans le sens ORCID -> Archive ouverte, des brouillons sont créés dans l'Archive, mais il est nécessaire de les vérifier, les compléter le cas échéant et enfin, de les envoyer en validation. Sans cela, ils restent invisible dans l'Archive et sur vos pages web facultaires.
Voici comment procéder:
- Se rendre sur https://archive-ouverte.unige.ch
- Cliquez sur « déposer une publication » au centre de l’écran, et connectez-vous avec un login UNIGE *
- Vérifiez que vous être bien dans « mes brouillons » (cf. point 1 sur la capture ci-dessous). Si vous ne voyez rien, essayez de changer la sélection (cf. point 2 ci-dessous)
- Puis cliquez dans la case à cocher du bandeau rose (point 3 de la capture ci-dessus) pour sélectionner tous les éléments de la liste. Différents boutons apparaissent alors, permettant des actions groupées.
- Assurez-vous que la colonne "Structure d'affiliation" est remplie, condition requise pour envoyer les brouillons de dépôts en validation. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur "Ajouter une structure" et sélectionnez, aussi précisément que possible, la structure où vous travaillez (département).
- Maintenant que tous les dépôts ont une structure, vous pouvez à nouveau les sélectionner tous, et cliquer sur le bouton "Envoyer en validation". (cf. points 3 et 4 de la capture ci-dessous)
- Il est possible que certains dépôts ne puissent pas être envoyés en validation. Un message s'affiche alors brièvement en bas de l'écran:
C'est le cas lorsqu'il n'y a par exemple pas de PDF trouvé automatiquement par l'Archive, ou qu'une autre information importante manque dans les informations récupérées chez ORCID (ex. année de publication, ou langue de publication). Dans ce cas, il faut cliquer sur la ligne correspondante, identifier le problème et le corriger avant de pouvoir envoyer le brouillon en validation. N'hésitez pas à nous contacter, nous vous accompagnons volontiers pour débloquer les brouillons qui resteraient coincés.
* La démarche est possible avec un compte HUG, mais il faut nous contacter au préalable, car nous devons "fusionner" votre compte Archive ouverte UNIGE et votre compte Archive ouverte HUG.
Connexion HUG ou UNIGE ?
L'Archive ouverte UNIGE est l'outil institutionnel de l'Université. Toutefois, pour des raisons de praticité, son utilisation est aussi possible avec un login HUG, en plus de l'être avec un login UNIGE.
Cependant, le système ne peut savoir qu'une personne identifiée avec son login HUG est la même personne que celle qui se connecterait avec son login UNIGE. Selon le login utilisé, ce que vous verrez une fois connecté peut donc différer.
Il est donc recommandé de privilégier la connexion avec le login UNIGE qui donne accès à plus de fonctionnalités.