APC est l'acronyme de Article Processing Charges (parfois aussi Article Publication Charges). Il s'agit des frais de publication qu'un éditeur va facturer pour qu'un article soit diffusé librement (en Open Access).

Les APC existent autant pour des revues entièrement en Open Access que des revues hybrides.

Certaines revues en Gold Open Access peuvent ne pas requérir d'APC pour la publication d'articles. On parle dans ce cas de revue diamant/platine.

Les frais de publication varient d'un journal à un autre, d'une discipline à une autre. Ils peuvent grimper jusqu'à 6000.- CHF et plus chez certains éditeurs ou dans certaines revues très prestigieuses, mais le prix moyen varie entre 1000.- et 2000.- CHF.

BPC est l'acronyme de Book Processing Charges. Il s'agit des frais de publication qu'un éditeur va facturer pour qu'un livre soit diffusé librement (en Open Access).

Par analogie, il existe aussi des BCPC (Book Chapter Processing Charges) pour les chapitres de livre.

Les frais de publication des livres sont beaucoup plus élevés que pour les articles, de l'ordre de plusieurs dizaines de milliers de francs.

En général, l'auteur-e correspondant-e (corresponding author) d'un article est responsable de s'informer sur les options de financement de son article et de faire le choix adéquat en adéquation avec sa situation et sa publication. Cette personne peut se tourner vers son institution pour être conseillée, mais aussi pour demander la couverture de ces coûts ou recourir à des fonds de recherche, ce qu'autorise le Fonds national suisse de la recherche scientifique (FNS) par exemple.

Le logigramme suivant (téléchargeable en PDF) illustre les différentes options existantes :

L'Université travaille sur plusieurs plans pour faciliter et soutenir la prise en charge des frais de publication des articles des chercheurs et chercheuses :

• Fonds d'aide à la publication : Depuis 2018, un fonds pilote de 50'000.- francs par année est mis à disposition par le Rectorat afin de couvrir une partie des frais de publication , sous certaines conditions. Le règlement d'attribution et le formulaire de demande d'aide sont disponibles sur ce site web.
• Accords avec les éditeurs : chaque année, des accords sont négociés avec des éditeurs afin d'offrir des conditions avantageuses de publication en Open Access pour les chercheurs et chercheuses de l'institution. Sous certaines conditions, les frais de publication peuvent être partiellement ou entièrement couverts dans le cadre de ces accords.
• Information à la communauté scientifique universitaire : des membres spécialisés de la Bibliothèque de l'Université se tiennent à disposition des chercheurs et chercheuses afin de les informer des options disponibles d'aide au financement de leurs publications.

À travers la signature de contrats avec certains éditeurs, la Bibliothèque de l'Université de Genève bénéficie de conditions avantageuses détaillées dans un tableau.

L'illustration ci-dessous montre le processus standard de publication d'un article, avec les étapes successives entre la rédaction du premier manuscrit et sa forme finale diffusée par l'éditeur.

Un Author Accepted Manuscript (AAM) est le manuscrit d'un article qui a été accepté pour publication et qui comprend généralement des modifications apportées par l'auteur-e au cours de la soumission, de l'examen par les pairs et des échanges entre l'éditeur et l'auteur-e. Il n'inclut pas les autres adaptations apportées par l'éditeur telles que la révision, le formatage, les améliorations techniques et (le cas échéant) la pagination.

Lors de l'établissement d'une facture, le numéro de TVA de l'Université peut être demandé. C'est le CHE-114-927-636.

Suite au déploiement du nouveau système de gestion des paiements de l'Université, les natures comptables sont progressivement remplacées. D'autres informations suivront prochainement.

La bonne identification du produit comptable permet ensuite de facilement ressortir toutes les factures concernées et d'obtenir ainsi, la somme des dépenses faites dans toute l'institution pour la publication scientifique. Connaître ces chiffres est nécessaire lorsqu'il s'agit de négocier avec des éditeurs pour des renouvellements de contrats par exemple.

Les Ringgold Id sont des identifiants utilisés par les éditeurs pour distinguer leurs clients. Ci-dessous celui de l'Université et de l'Hopital :

• Universite de Geneve: 27212
• Hopitaux Universitaires Geneve: 27230

Les entités inférieures (facultés, bibliothèques, sections...) peuvent également s'être vu attribué un Ringgold Id.