Collaborateurs/trices

Comptabilité et gestion financière

Contenu mis à jour le 20 mars 2020

La Division comptabilité et gestion financière ajuste son organisation afin de maintenir la continuité de ses services et de respecter au mieux les délais de traitement. La priorité est donnée aux opérations en faveur des étudiants-es et des assistant-es (versement des bourses, des aides financières et des dépannages, des remboursements de notes de frais, etc.).

Voici les ajustements opérés:

Demandes de remboursements de notes de frais 

  • Les règles prévues par la directive 0083 Payer ou rembourser des frais de déplacement, de réception, de repas et des petits frais s’appliquent et l’utilisation systématique de l’outil SI-Notes de frais est maintenu.
  • Le traitement habituel (envoi des documents papier à l’antenne comptable) des notes de frais fonctionne toujours mais est tributaire des délais de récolte / acheminement / distribution du courrier interne.
  • Alternativement, vous pouvez faire parvenir à la Division comptabilité et gestion financière par courriel le formulaire de remboursement complété (statut approuvé) avec un scan des justificatifs. La Division vous remercie d’indiquer dans l’objet du message le numéro de dossier se trouvant en haut à droite du formulaire de remboursement. Ces documents doivent être envoyés aux adresses génériques suivantes :

La Division comptabilité et gestion financière vous prie de conserver les pièces justificatives originales qui pourront être demandées ultérieurement.

  • Merci de ne pas envoyer les demandes de remboursement de notes de frais à la fois dans le flux « papier » et dans le flux « électronique ». Cela évitera ainsi le risque d’effectuer des remboursements à double.

Factures traitées via le SI Engagement & Achat

  • Aucun changement dans le processus de traitement.

Factures avec étiquettes comptables 

  • Le traitement habituel (envoi des documents papier à l’antenne comptable) des factures fonctionne toujours mais est tributaire des délais de récolte / acheminement / distribution du courrier interne.
  • Alternativement, vous pouvez faire parvenir par courriel aux adresses génériques indiquées ci-dessus les factures visées par les personnes autorisées selon la directive 0069 Signature d’une commande, d’un contrat ou d’un accord au nom de l’Université. Merci de mentionner sur la facture le nom complet du signataire et le numéro de fonds d’imputation des dépenses et d’indiquer dans l’objet du message « Traitement des factures avec étiquettes comptables ». Cela évitera de conserver les factures originales qui pourront être demandées ultérieurement.
  • Pour les factures supérieures à CHF 5'000.- le responsable hiérarchique doit être en copie de votre courriel afin de respecter le principe de la contresignature.
  • Merci de ne pas envoyer les factures avec étiquette à la fois dans le flux « papier » et dans le flux « électronique ». Cela évitera ainsi le risque d’effectuer des paiements à double.

Demandes d’ouverture de fonds (directive 0053 Ouvrir et gérer un fonds institutionnel ou un fonds générique)

  • Le traitement habituel (envoi des documents papier à l’antenne comptable) des ouvertures de fonds fonctionne toujours mais est tributaire des délais de récolte / acheminement / distribution du courrier interne.
  • Alternativement, vous pouvez faire parvenir directement par courriel aux adresses génériques indiquées ci-dessus le formulaire complété avec les documents prévus par la directive. Merci d’indiquer dans l’objet du message « Demandes d’ouverture de fonds ». Pour les facultés, le/la Doyen-ne et l’administrateur/trice doivent être en copie de votre courriel. Pour les centres interfacultaires, le/la Directeur/trice doit être en copie de votre courriel. Pour les divisions et les services rattachés au Rectorat, le/la directeur/trice, respectivement le Secrétaire général, doivent être en copie de votre courriel. Ceci afin de respecter dans tous les cas précités les règles de signatures.

Demandes de facturation (directive 0044 Établir une facture à un client externe)

  • Le traitement habituel (envoi des documents papier à l’antenne comptable) des demandes de facturation fonctionne toujours mais est tributaire des délais de récolte / acheminement / distribution du courrier interne.
  • Alternativement, vous pouvez transmettre les demandes de facturation par courriel aux adresses génériques indiquées ci-dessus. La Division comptabilité et gestion financière vous prie d’indiquer dans l’objet du message « Demandes de facturation ». Dans la mesure où l’impression et l’envoi des factures ne peuvent être réalisés à distance hors des locaux de l’Université, la Division comptabilité et gestion financière  est tributaire de l’évolution des mesures de lutte contre l’épidémie ce qui pourrait prolonger les délais de traitement. La Division vous remercie de votre compréhension.
  • Merci de ne pas envoyer les demandes de facturation à la fois dans le flux « papier » et dans le flux « électronique ». Cela évitera ainsi le risque d’émettre des factures à double.

Formule de paiement « Temporaires » (directive 0102 Rémunérer un-e collaborateur-trice pour des prestations temporaires ou forfaitaires)

  • Le calendrier des échéances pour l’envoi des formules de paiement « Temporaires » est inchangé (voir directive 0092 Délais de transmission des dossiers relatifs au personnel temporaire).
  • Le traitement habituel (envoi des documents papier au bureau des salaires) des formules de paiement « Temporaires » fonctionne toujours mais est tributaire des délais de récolte / acheminement / distribution du courrier interne.
  • Alternativement, vous pouvez transmettre à la Division les formules de paiement par courriel en indiquant le nom complet du signataire et le numéro de fonds d’imputation des dépenses. La formule doit être envoyée à l’adresse générique busal-adm(at)unige.ch en précisant dans l’objet « Formule de paiement temporaires ». La/le responsable hiérarchique doit-être en copie de votre message, afin de respecter les règles de signatures.
  • Merci de ne pas envoyer les formules de paiement à la fois dans le flux « papier » et dans le flux « électronique ». Cela évitera ainsi le risque de verser des salaires indus.