Modification de la Directive sur les notes de frais
En bref, voici les changements apportés :
- Les justificatifs originaux doivent être transmis dans un format électronique. Cette démarche garantit un traitement entièrement dématérialisé du processus de remboursement des notes de frais professionnels.
La révision de la directive (point « 2.3. Déplacement en avion ») concrétise les mesures de développement durable adoptées par le Rectorat en matière de déplacement, notamment la politique avion de l’UNIGE. Ces mesures prévoient l'interdiction de voyager en avion pour une destination accessible en moins de 4 heures en train. Elles privilégient les vols directs, la nécessité d’une participation active à un événement pour justifier un déplacement en avion ainsi que des délégations réduites.
Les règles de remboursement des repas professionnels ainsi que leurs forfaits sont modifiés. - Les montants autorisés par personne sont modifiés et un plafond indicatif est introduit pour les repas de relations publiques et les réceptions. En outre, une catégorie « collation de travail » est introduite pour gérer les repas pris dans les bâtiments universitaires lors de séance de travail organisée aux heures de repas. Vous trouverez ici un tableau détaillant l’ensemble des changements de forfaits.
- La responsabilité d'archivage des justificatifs originaux (ex : tickets de train et de restaurant) est désormais assurée par le service de la comptabilité de manière centralisée.
PÉRIODE TRANSITOIRE DU 5 AU 21 JUILLET
Le 21 juillet prochain, le système SI Notes de frais sera adapté pour refléter les ajustements apportés à la Directive. Durant cette période transitoire au cours de laquelle le nouveau dispositif et l’ancien cohabitent, les règles applicables sont les suivantes:
Notes de frais pour un événement intervenu entre le 5 et le 20 juillet
Nous vous prions de NE PAS soumettre de notes de frais réalisées durant cette période et d’attendre que la nouvelle version du SI Notes de frais soit opérationnelle, soit le 21 juillet.
Notes de frais pour un événement intervenu avant le 5 juillet
Pour réduire la charge administrative, vous êtes vivement encouragé-es à soumettre vos remboursements de notes de frais selon l'ancienne directive jusqu'au 20 juillet 2021 dans la version actuelle du SI Notes de frais. Aussi, nous vous demandons de rassembler l’ensemble de vos anciens tickets pour les soumettre avant cette date. À noter que ceci ne concerne que les notes de frais intervenues avant le 5 juillet 2021.
Notes de frais enregistrées dès le 21 juillet pour un événement intervenu avant le 5 juillet
Toute note de frais enregistrée dans SI-Notes de frais après le 21 juillet 2021 se référant à un évènement intervenu avant le 5 juillet 2021 entraînera un écart de conformité qui devra être validé par le/la supérieur-e hiérarchique du ou de la collaborateur/trice concerné-e.