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Cher et chère gestionnaire d’absence,

L’Université de Genève porte une attention particulière au suivi des absences ainsi qu’à la mise à jour et à la qualité de ces informations ; c’est pourquoi, nous sollicitons tous les 4 mois votre participation.

A ce titre, nous vous informons que les délais institutionnels de déclaration/validation des absences, situation au 31 décembre 2025, - sont fixés au 

  • au vendredi 9 janvier 2026 à 17h00 pour les "VACANCES et HEURES SUPPLÉMENTAIRES / COMPLÉMENTAIRES".

Cette opération déclenchera le blocage de l'année 2025, la création de l’année de gestion 2026 ainsi que le transfert des soldes 2025 sur 2026.

  • au vendredi 16 janvier 2026 à 17h00 pour les AUTRES ABSENCES (ex. Congés spéciaux / Accident / Maladie / Maternité).

Vous trouverez les dates clés dans la vue synoptique ainsi que des informations complémentaires importantes dans la FAQ dédiée.

Nous vous remercions pour votre précieuse collaboration.

Meilleures salutations

Pour la Division des ressources humaines

Informations pratiques

Actions à mener : Vérifier que les absences sont renseignées et validées / Signaler aux collaborateurs/trices et aux validateurs/trices les éventuels ajustements à réaliser.

Absences concernées  : Le délai concerne l’ensemble des motifs d’absences (vacances, heures supplémentaires, accidents, maladie, maternité, etc.) et comprend l'étape de validation par les RH des certificats maladie concernant des périodes antérieures au 31 décembre2025.

Contrôle  : Les listes suivantes sont disponibles sur l'application GRH via le menu [Absences\Editions et extractions\Liste des soldes par subdivisions] :

Listes Actions
Tous les soldes vacances et heures supplémentaires Pour une revue générale et pour des vérifications sur les soldes vacances des années antérieures/dérogations
Personnes actives sans ligne "Vacances" enregistrées Pour identifier les éventuelles omissions
Personnes inactives avec un solde ouvert Pour traiter les éventuelles situations

 

Autres ressources  : Absences - Vérifier les soldes / Editer des listes d'absences / Support RH.

Vérification des absences par les collaborateurs/trices  : L'Espace RH du portail UNIGE, via l'application "GDI - Gestion des données individuelles", permet aux collaborateurs/trices de procéder à une vérification de leurs propres absences. Il est donc possible de solliciter leur contrôle afin de garantir la conformité des données saisies.

Dear absence manager,

The University of Geneva places particular attention on monitoring absences as well as ensuring the quality and accuracy of related information. For this reason, every four months, we ask for your participation.

In this regard, please note that the institutional deadlines for the declaration/validation of absences, as of the 31st of December 2025 - are set as follow:

  • Friday, 9 January 2026, at 5 pm – "HOLIDAYS and ADDITIONAL / COMPLEMENTARY HOURS".

This operation will trigger a lock on year 2025, the creation of the management year 2026, and the balances transfer from 2025 to 2026.

  • Friday, 16 January 2026, at 5 pm – OTHER ABSENCES (e.g. Special Leave/Accident/Illness/Maternity).

You will find the key dates in the overview and important additional information in the dedicate FAQ.

Thank you for your valuable cooperation.

Best regards

On behalf of the Human Resources Division

Practical information

Action to be taken: Ensure that all absences are recorded and validated / Notify employees and validators of any necessary adjustments.

Absences involved: This deadline applies to all types of absence (holidays, overtime, accidents, sickness, maternity, etc.), including the HR validation stage for medical certificates concerning periods prior to the 31st of December 2025.

Control: The following lists are accessible in the GRH application via the following menu: [Absences\Editions et extractions\Liste des soldes par subdivisions]:

Listes Actions
Tous les soldes vacances et heures supplémentaires For an overview and to check holiday balances from previous years
Personnes actives sans ligne "Vacances" enregistrées To identify possible missing information
Personnes inactives avec un solde ouvert To resolve possible open vacation leave balances

 

Other information:  Absences - Vérifier les soldes / Editer des listes d'absences / Support RH.

Absences verification by employees: From the UNIGE portal's "Espace RH", the GDI application ("Gestion des données individuelles" – individual data management) allows employees to check their own absence records. You may therefore ask them to verify the accuracy of their recorded data. 

7 oct. 2025

Pôle Opérationnel