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Cher et chère gestionnaire d’absence,

L’Université de Genève porte une attention particulière au suivi des absences ainsi qu’à la mise à jour et à la qualité de ces informations ; c’est pourquoi, nous sollicitons tous les 4 mois votre participation.

A ce titre, nous vous informons que le délai institutionnel de déclaration/validation des absences, situation au 31 août 2025, est fixé au vendredi 19 septembre 2025 à 17h00.

En vous remerciant pour votre précieuse collaboration.

Meilleures salutations

Pour la Division des ressources humaines

Informations pratiques

Actions à mener : Vérifier que les absences sont renseignées et validées / Signaler aux collaborateurs/trices et aux validateurs/trices les éventuels ajustements à réaliser.

Absences concernées  : Le délai concerne l’ensemble des motifs d’absences (vacances, heures supplémentaires, accidents, maladie, maternité, etc.) et comprend l'étape de validation par les RH des certificats maladie concernant des périodes antérieures au 31 août 2025.

Contrôle  : Les listes suivantes sont disponibles sur l'application GRH via le menu [Absences\Editions et extractions\Liste des soldes par subdivisions] :

Listes Actions
Tous les soldes vacances et heures supplémentaires Pour une revue générale et pour des vérifications sur les soldes vacances des années antérieures/dérogations
Personnes actives sans ligne "Vacances" enregistrées Pour identifier les éventuelles omissions
Personnes inactives avec un solde ouvert Pour traiter les éventuelles situations

 

Autres ressources  : Absences - Vérifier les soldes / Editer des listes d'absences / Support RH.

Vérification des absences par les collaborateurs/trices  : L'Espace RH du portail UNIGE, via l'application "GDI - Gestion des données individuelles", permet aux collaborateurs/trices de procéder à une vérification de leurs propres absences. Il est donc possible de solliciter leur contrôle afin de garantir la conformité des données saisies.

Dear absence manager,

The University of Geneva places particular attention on monitoring absences as well as ensuring the quality and accuracy of related information. For this reason, every four months, we ask for your participation.

In this regard, please note that the institutional deadline for the declaration/validation of absences, as of the 31st of August 2025, is Friday the 19th of September 2025 at 5 PM.

Thank you for your valuable cooperation.

Best regards

On behalf of the Human Resources Division

Practical information

Action to be taken: Ensure that all absences are recorded and validated / Notify employees and validators of any necessary adjustments.

Absences involved: This deadline applies to all types of absence (holidays, overtime, accidents, sickness, maternity, etc.), including the HR validation stage for medical certificates concerning periods prior to the 30th April 2025.

Control: The following lists are accessible in the GRH application via the following menu: [Absences\Editions et extractions\Liste des soldes par subdivisions]:

Listes Actions
Tous les soldes vacances et heures supplémentaires For an overview and to check holiday balances from previous years
Personnes actives sans ligne "Vacances" enregistrées To identify possible missing information
Personnes inactives avec un solde ouvert To resolve possible open vacation leave balances

 

Other information:  Absences - Vérifier les soldes / Editer des listes d'absences / Support RH.

Absences verification by employees: From the UNIGE portal's "Espace RH", the GDI application ("Gestion des données individuelles" – individual data management) allows employees to check their own absence records. You may therefore ask them to verify the accuracy of their recorded data. 

7 août 2025

Pôle Opérationnel