3. Principes d’évaluation, de conservation, d’accès et de traitement
3.1. Evaluation
La Bibliothèque de l’Université de Genève n’ayant pas une mission de conservation patrimoniale [10], les collections sont réévaluées et actualisées régulièrement selon les besoins en matière d’enseignement et de recherche. L’objectif est de les adapter à l’évolution du contexte de l’institution et de proposer aux usagers une documentation la plus pertinente et actuelle possible.
Pour les besoins de l’évaluation des collections, des inventaires sont réalisés régulièrement et les ressources acquises par abonnement (impliquant des dépenses renouvelées d’une année à l’autre) font l’objet d’analyses et de suivis spécifiques.
3.2. Elimination et conservation
Le désherbage [11] fait partie intégrante du développement des collections. Les critères de désherbage sont définis dans les politiques d’acquisition et de développement des collections pour chacune des disciplines. Dans des cas définis, une conservation impliquant des soins spécifiques (ex. reliure, conditionnement etc) est envisagée tant que les documents concernés continuent de répondre aux besoins de la communauté universitaire (cas des livres anciens acquis pour les besoins des activités d’enseignement et de recherche). Lorsqu’elles cessent de répondre à ces besoins, les collections peuvent être transmises à d’autres institutions partenaires ayant pour vocation explicite la conservation patrimoniale à long terme, l’enseignement ou un autre but comparable.
3.3. Traitement documentaire, gestion et signalement
Afin de rendre accessibles et de promouvoir les ressources documentaires constituant les collections de la Bibliothèque de l’Université de Genève, des opérations de traitement, de gestion et de signalement sont effectuées.
Le signalement et la promotion sont réalisés à travers un ensemble de canaux adaptés aux logiques de recherche contemporaines et aux usages de la communauté universitaire.
Le traitement des documents est effectué dans le respect des pratiques et normes en vigueur, dans des délais optimisés et au meilleur coût possible.
L’exploitation des métadonnées déjà existantes et toute forme de simplification de ces opérations de traitement, de gestion et de signalement doivent impérativement être privilégiées. Les niveaux de catalogage et d’indexation à appliquer sont explicités dans la directive pour le traitement documentaire qui complète la présente politique documentaire.
[10] Organisation est à comprendre comme organisme public ou privé, y compris sociétés, associations, fondations, etc.[10] Ne sont pas considérées ici les Archives de l’Université (AUG), les Archives de l’Institut d’architecture de l’Université de Genève (Archives IAUG), l’Archive ouverte UNIGE (AoU), ainsi que (hors Division de l’information scientifique) les Archives Jean Piaget et les Archives Institut Jean-Jacques Rousseau (AIJJR).
[11] Par désherbage, il est fait référence à l’opération qui consiste à retirer des rayons les documents qui ne peuvent plus être proposés au public. Le désherbage est à comprendre comme la révision critique des collections, qui peut impliquer aussi bien l’élimination définitive, la relégation vers un autre lieu de dépôt ou la réduction du nombre d’exemplaires.