Schématiquement, la virtualisation d’un événement peut se faire selon deux formats : virtuel ou hybride.

Lorsqu’on parle d’événements virtuels, il est généralement fait référence à des événements se déroulant uniquement en ligne, alors que lorsqu’il est question d’événements hybrides, cela ramène à des événements se déroulant à la fois en présentiel et à distance. A ce titre, le format hybride recouvre une multitude de situations très différentes : des conférences en présentiel pour lesquels un-e ou plusieurs des invité-es doivent intervenir via un logiciel de visio-conférence, des événements durant lesquels le public peut suivre le contenu à distance ou en présence, voire interagir avec l’événement à distance, etc.

Le choix d’une de ces options doit être absolument pensée en amont à toute autre étape entrant dans l’organisation d’un événement, tant elle va être décisive dans son déroulé, dans les solutions techniques à envisager, ainsi que dans les équipes à constituer pour mener à bien ce projet.

Sur ce site, il est souvent fait mention du fait que l’organisation d’un événement virtuel reprend en substance des étapes similaires à l’organisation d’un événement en présentiel (conception, communication, etc.). Bien qu’il s’accompagne de nouveaux défis techniques, il est toutefois également juste de dire que la virtualisation d’un événement permet d’évacuer nombre de dimensions jusqu’ici indispensables à la tenue d’un événement (location de salles, décoration, déplacement des intervenant-es, etc.). Cela n’est toutefois pas le cas de tous les événements virtualisés. Dans sa version la plus complète, l’organisation d’un événement hybride équivaut en effet à organiser simultanément un événement en présentiel et un événement à distance. Cette dimension doit être sérieusement prise en compte, tant elle accroît la charge de travail, au niveau de la double gestion événementielle et technique.

Le recours à un format hybride a des qualités intrinsèques qu’il ne faut pas sous-évaluer. Il ouvre notamment à  :

• La possibilité d’élargir l’audience d’un événement présentiel  via sa virtualisation partielle ou totale
• La possibilité d’offrir une expérience présentielle particulière aux participant-es d’un événement majoritairement virtuel

Dans ces deux cas, il est crucial de veiller à ce qu’une partie de l’événement ne cannibalise pas l’autre. Pour ce faire, il est important de définir les publics en présentiel et ceux à distance, et de tenter de répondre aux attentes des deux.

Cette distinction est cruciale en ceci qu'elle dictera les solutions techniques à adopter, comme vous pourrez le voir sur une majorité des pages de soutien à l'organisation des événements présentes sur ce site.

Nous vous invitons à vous diriger, depuis la page d’accueil, vers le format d’événement que vous souhaitez organiser.

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