Organiser un événement spécifique

Une grande majorité des événements organisés dans le cadre des activités de l’UNIGE (Conférences, débats/table ronde, séminaires de recherche, séance d’information, cérémonie/remise de diplôme, soutenance de thèse, spectacle, etc.) peuvent être virtualisés grâce aux outils et services mis à disposition par notre institution.

Avant d’aller plus avant sur les conseils techniques, nous vous invitons à vous poser quelques questions préliminaires et à vous référer, si besoin, aux pages associées pour y trouver des explications.

 

 

1. FORMAT 100% VIRTUEL

 

Plusieurs options sont envisageables pour l’organisation d’événements virtuels. Pour des raisons de clarté, ces différentes options sont réunies ici sous deux catégories: une option "autonome" et une option "professionnelle".

 

A. Option "Autonome"

Il est possible d’organiser rapidement et facilement un événement virtuel avec un simple accès à un ordinateur équipé d’une caméra et d’un micro et avec les aux outils informatiques fournis par l’UNIGE.

 

Pourquoi choisir cette option ?

Types d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Conférences
  • Débats / table ronde
  • Séances d’information
  • Séminaires de recherche
  • Soutenance de thèse

Conditions pouvant orienter vers l’adoption de ce format :

  • Evénement organisé depuis chez soi / depuis son bureau
  • Evénement avec des intervenant-es dispersé-es géographiquement
  • Evénement avec une audience restreinte
  • Peu de moyens financiers pour l’organisation de l’événement

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques : Outil de visio-conférence, idéalement Zoom

Matériel : Ordinateur muni d’une webcam (intégrée ou extérieure) et d’un micro (intégré ou extérieur).

Compétences et équipes :

  • Bonne maîtrise d’un logiciel de visio-conférence (par exemple Zoom).
  • Equipe composée au minimum de deux personnes
    • Gestion du contenu de la conférence,
    • Gestion des questions techniques et outils d’interaction.
 

Quelques conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

A bien des égards, l’organisation d’un événement virtuel sur ce mode est très proche du point de vue technique à l’organisation d’un enseignement à distance sur Zoom. Pour vous aider dans la prise en main du logiciel Zoom, des tutoriels ont été développés et sont disponibles sur le site « Enseigner à distance »

Il est toutefois à noter que pour les grands événements, des fonctions permettant de diffuser un événement en direct à un grand nombre de participant-es (+ de 300) telles que "large meeting" et "webinar" sont disponibles sur demande pour les collaborateur-trices UNIGE. Pour cela, contacter zoom(at)unige.ch.

Plus d’informations sur les fonctions large meeting et webinar >> 

Gestion des intervenant-es :

Tout problème survenant à distance peut potentiellement altérer profondément, voire durablement, votre événement et son image. Afin de prévenir au maximum ces inconvénients, une bonne préparation des intervenant-es est nécessaire.

Exemple de toolkit pour les speakers >>

Diffusion :

Tout contenu diffusé via Zoom peut également être diffusé simultanément sur des plateformes de streaming telles que Youtube et Facebook Live, grâce à une fonctionnalité offerte par Zoom.

Plus d’informations sur la diffusion sur Youtube ou Facebook Live >>

Enregistrement / stockage :

Zoom offre la possibilité d’enregistrer les événements.

Plus d’informations sur les modalités d’enregistrement >>

Afin d’accroître la durée de vie d’un événement, ces enregistrements peuvent ensuite être stockés sur des plateforme dédiées, et montées pour en faire des produits de communication.

Plus d’informations sur le stockage >>

Interactions avec le public :

Il existe de nombreux moyens d’interagir  avec le public durant ce type d’événements,au travers des outils offerts par Zoom, tels que le chat, ou encore le sondage, ou via des outils externes (Padlet, etc.) .

Plus d’information sur les outils d’interaction >>

Paiement des inscriptions :

Dans le cas d’événements payants, le paiement des inscriptions peut se faire via le service de paiement en ligne proposés par l’UNIGE.

Sécurité et confidentialité :

La virtualisation d’un événement s’accompagne de nouvelles questions et bonnes pratiques relatives à l’utilisation des données personnelles et la confidentialité sur Zoom.

Plus d’informations sur la sécurité et la confidentialité >>

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant:

 

B. Option "professionnelle"

Il est possible d’organiser un événement virtuel de manière plus complexe que celle de l’option "autonome". Filmé directement dans une salle de l’Université avec du matériel professionnel, ce type d'événement offrira un rendu de meilleure qualité que la précédente. Cette option nécessitera toutefois de faire appel au service audio-visuel de l’UNIGE.

 

Pourquoi choisir cette option ?

Types d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Conférences
  • Débats / table ronde
  • Cérémonies / Remises de diplômes
  • Spectacles

Conditions pouvant orientées vers l’adoption de ce format :

  • Evénement avec une forte audience et un rayonnement élargi
  • Moyens financiers pour l’organisation de l’événement
  • Evénement organisé depuis une salle de l’UNIGE
  • Evénement organisé en présence d’une partie des intervenant-es

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques : Zoom et/ou solution streaming

Matériel : Matériel dédié, fourni par le service audio-visuel.

Compétences et équipes :

Du fait de la dimension technique plus complexe qu’entraîne la réalisation de ce type d’événement, les compétences doivent être réunies auprès des services internes ou de prestataires externes.

Contacter le service audio-visuel pour en savoir plus >>

 

Quelques conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

A bien des égards, l’organisation d’un événement virtuel à dimension professionnelle rejoint sur de nombreux points l’organisation d’un événement en présentiel (location de la salle, présence des intervenant-es, etc.). Autour de ces dimensions, vous pourrez trouver des informations utiles sur le site "Organiser un événement" à l'UNIGE

Le principe technique est toutefois différent, alors que l’événement est filmé dans une salle de l’UNIGE avant d’être retransmis en ligne en direct. Cela nécessitera la mise en place d’un véritable plateau d’enregistrement (caméras, micros, régie, etc.). Pour un tel événement, vous pourrez être accompagné-e par le service audio-visuel.

Gestion des intervenant-es :

Tout problème survenant à distance peut potentiellement altérer profondément, voire durablement, votre événement. Afin de prévenir au maximum ces inconvénients, une bonne préparation des intervenant-es qui pourraient prendre part à l’événement online est nécessaire.

Exemple de toolkit pour les speakers >>

Diffusion :

Tout contenu capté et/ou diffuser via Zoom peut également être diffusé simultanément sur des plateformes de streaming telles que Youtube et Facebook Live, grâce à une fonctionnalité offerte par Zoom.

Plus d’informations sur la diffusion sur Youtube ou Facebook Live >>

Toutefois, dans le cas d’un événement comme celui-ci, il vous sera sûrement conseillé de privilégier une solution streaming locale professionnelle, celle-ci offrant des avantages en termes de stabilité, de qualité et de communication autour de l’événement.

Plus d’informations sur les solutions de streaming >>

Enregistrement / stockage :

Les événements virtuels organisés selon cette méthode pourront être enregistrés. Afin d’accroître la durée de vie de ces événements, leur enregistrement pourra ensuite être stocké sur des plateformes dédiées, ou montés.

Plus d’informations sur le stockage >>

Paiement des inscriptions :

Dans le cas d’événements payants, le paiement des inscriptions peut se faire via le service de paiement en ligne proposés par l’UNIGE.

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Exemple d'accord >>

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant:

 
 
 

 

 

2. FORMAT HYBRIDE

 

Plusieurs options sont envisageables pour l’organisation d’événements hybrides. Pour des raisons de clarté, ces différentes options sont réunies ici sous deux catégories: une option "autonome" et une option "professionnelle".

 

A. Option "Autonome"

Il est possible d’organiser rapidement et facilement un événement hybride sur la seule base d’un accès à un ordinateur et aux outils informatiques et matériel audio-visuel fournis par l’UNIGE.

 

Pourquoi opter pour cette solution ?

Type d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Conférences
  • Débats / table ronde
  • Séminaires de recherche
  • Soutenances de thèse
  • Séances d’information

Conditions pouvant orientées vers l’adoption de ce format :

  • Evénement organisé en présentiel
  • Evénement avec des intervenant-es dispersé-es géographiquement
  • Evénement avec une audience restreinte
  • Peu de moyens financiers pour l’organisation de l’événement

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques : Logiciel de visio-conférence (idéalement Zoom)

Matériel :

Dans les salles UNIGE non-équipées : Ordinateur avec webcam et micro extérieurs (pour permettre de capter une meilleure image et son des intervenant-es, et si nécessaire également du public).

Contacter le service audio-visuel pour avoir accès à des webcams et micro extérieurs >>

Dans les salles UNIGE équipées : Ordinateur et interface USB pour rediriger le signal audio-visuel capté dans la salle vers l’ordinateur.

Contacter le service audio-visuel pour prévoir l’installation d’un interface USB pour un événement >>

Compétences et équipes :

  • Bonne maîtrise d’un logiciel de visio-conférence (idéalement Zoom)
  • Equipe composée au minimum de deux personnes
    • Gestion du contenu de la conférence et des questions du public en présentiel,
    • Gestion des questions techniques et outils d’interaction avec le public online.

 

Conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

A bien des égards, l’organisation d’un événement virtuel sur ce mode est très proche du point de vue technique à l’organisation d’un enseignement à distance sur Zoom. Pour vous aider dans la prise en main du logiciel Zoom, des tutoriels ont été développés et sont disponibles sur le site « Enseigner à distance »

Il est toutefois à noter que pour les grands événements, des fonctions permettant de diffuser un événement en direct à un grand nombre de participant-es (+ de 300) telles que "large meeting" et "webinar" sont disponibles sur demande pour les collaborateur-trices UNIGE, contacter zoom(at)unige.ch.

Plus d’informations sur les fonctions large meeting et webinar >>

La grande différence avec un événement exclusivement virtuel tiendra à la nécessité d’établir des ponts entre l’audience en présentiel et celle qui suivra l’événement en ligne. Pour ce faire, il est nécessaire de prévoir de partager votre écran Zoom via un projecteur qui diffusera l’image sur un grand écran dans le cas où des intervenant-es à distance prendraient la parole, ainsi que prévoir de pouvoir rendre compte des questions de l’audience en présentiel auprès de celle suivant l’événement à distance en captant l’audio (voir l’image si l’autorisation a été obtenue auprès d’eux) par un micro externe (et une caméra externe). 

Gestion des intervenant-es :

Tout problème survenant à distance peut potentiellement altérer profondément, voire durablement, votre événement. Afin de prévenir au maximum ces inconvénients, une bonne préparation des intervenant-es est nécessaire.

Exemple de toolkit pour les speakers >>

Diffusion :

Tout contenu diffusé via Zoom peut également être diffusé simultanément sur des plateformes de streaming telles que Youtube et Facebook Live, grâce à une fonctionnalité offerte par Zoom.

Plus d’informations sur la diffusion sur Youtube ou Facebook Live >>

Enregistrement / stockage :

Zoom offre la possibilité d’enregistrer les événements.

Plus d’informations sur les modalités d’enregistrement >>

Afin d’accroître la durée de vie d’un événement, leur enregistrement peut ensuite être stocké sur des plateformes dédiées.

Plus d’informations sur le stockage >>

Interactions avec le public :

Il existe de nombreux moyens de permettre l’interaction avec le public suivant l’événement online. Cela peut s’effectuer au travers des outils offerts par Zoom, tels que le chat, ou encore le sondage, ou via des outils extérieurs. Certains outils extérieurs pourront être utilisé à la fois par le public online et en présentiel.

Plus d’informations sur les outils d’interaction >>

Paiement des inscriptions :

Dans le cas d’événements payants, le paiement des inscriptions peut se faire via le service de paiement en ligne proposés par l’UNIGE.

Sécurité et confidentialité :

La virtualisation d’un événement s’accompagne de nouvelles questions et bonnes pratiques relatives à l’utilisation des données personnelles et la confidentialité sur Zoom.

Plus d’informations sur la sécurité et la confidentialité >>

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Exemple d'accord >>

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant:

 

B. Option "professionnelle"

Il est possible d’organiser un événement virtuel de manière plus complexe que celle de l’option "autonome".Filmé directement dans une salle de l’Université avec du matériel professionnel, ce type d'événement offrira un rendu de meilleure qualité que la précédente. Cette option nécessitera toutefois de faire appel au service audio-visuel de l’UNIGE.

 

Pourquoi choisir cette option ?

Types d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Conférences
  • Débats / table ronde
  • Séminaires de recherche
  • Séances d’information
  • Cérémonies / Remises de diplômes
  • Spectacle

Conditions pouvant orientées vers l’adoption de ce format :

  • Evénement avec une forte audience et un rayonnement élargie
  • Moyens financiers pour l’organisation de l’événement
  • Evénement organisé depuis une salle de l’UNIGE
  • Evénement organisé en présence d’une partie des intervenant-es

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques : Zoom et/ou solution streaming

Matériel : Matériel dédié, fourni par le service audio-visuel.

Compétences et équipes :

Du fait de la dimension technique plus complexe qu’entraîne la réalisation de ce type d’événement, les compétences doivent être réunies auprès des services internes ou de prestataires externes.

Contacter le service audio-visuel pour en savoir plus >>

 

Quelques conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

A bien des égards, l’organisation d’un événement virtuel à dimension professionnelle rejoint sur de nombreux points l’organisation d’un événement en présentiel (location de la salle, présence des intervenant-es, etc.). Autour de ces dimensions, vous pourrez trouver des informations utiles sur le site "Organiser un événement" à l'UNIGE.

Le principe technique est toutefois différent, alors que l’événement est filmé dans une salle de l’UNIGE avant d’être retransmis online. Cela nécessitera la mise en place d’un véritable plateau d’enregistrement (caméras, micros, régie, etc.). Autour de ces dimensions, vous pourrez être accompagné-e par le service audio-visuel.

Gestion des intervenant-es :

Tout problème survenant à distance peut potentiellement altérer profondément, voire durablement, votre événement. Afin de prévenir au maximum ces inconvénients, une bonne préparation des intervenant-es qui pourraient prendre part à l’événement online est nécessaire.

Exemple de toolkit pour les speakers >>

Diffusion :

Tout contenu capté et/ou diffuser via Zoom peut également être diffusé simultanément sur des plateformes de streaming telles que Youtube et Facebook Live, grâce à une fonctionnalité offerte par Zoom.

Plus d’informations sur la diffusion sur Youtube ou Facebook Live >>

Toutefois, dans le cas d’un événement comme celui-ci, il vous sera sûrement conseillé de privilégié une solution streaming locale professionnelle, celle-ci offrant des avantages en termes de stabilité, de qualité et de communication autour de l’événement.

Plus d’informations sur les solutions de streaming >>

Enregistrement / stockage :

Les événements virtuels organisés selon cette méthode pourront être enregistrés. Afin d’accroître la durée de vie de ces événements, leur enregistrement pourra ensuite être stocké sur des plateformes dédiées.

Plus d’informations sur le stockage >>

Paiement des inscriptions :

Dans le cas d’événements payants, le paiement des inscriptions peut se faire via le service de paiement en ligne proposés par l’UNIGE.

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Exemple d'accord >>

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant: