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Conseils Comptables

Afin de recevoir les subventions ordinaires dévolues à votre association, vous devez rendre votre comptabilité à la Commission de gestion des taxes fixes. Après réception, vos documents sont transmis à l'administration de l'Université pour vérification, puis nous sont retournés pour statuer sur l'acceptation de la subvention ordinaire.

Période de l'exercice comptable

Comme pour la comptabilité centrale de l'Université de Genève, votre année comptable commence le 1er octobre et se termine le 30 septembre de l'année suivante. Votre comptabilité doit nous parvenir au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'exercice clôturé. Ainsi, l'argent des subventions ordinaires sera rapidement à votre disposition.

Les associations qui, pour des raisons majeures, clôturent leur exercice au 31 décembre doivent tenir compte que les subventions sont calculées en années académiques. Pour cette raison, elle doivent prévoir au bilan un compte de transitoires.

De quoi doit être composée votre comptabilité ?

Les documents que vous devez envoyer à la Commission de Gestion des Taxes Fixes sont les suivants :

  • Le journal
  • Les justificatifs (factures, extraits de compte en banque, quittances)
  • Compte de pertes & profits
  • Le bilan (bilan d'ouverture et de clôture)
  • La composition du comité
  • Les fiches d'inscription des étudiant-e-s membres de votre association (pour l'année universitaire en cours)
  • Les statuts (si des changements sont intervenus durant l'année)

Afin de faciliter la vérification de vos comptes et d'éviter les erreurs les plus courantes, veuillez utiliser les documents fournis au bas de cette page.

Si pour des raisons majeurs vous rédigez votre comptabilité à la main, prenez contact avec la commission qui vous fournira les documents ad hoc.

Le journal

Le Journal proposé par la CGTF et l'Administration de l'Université se compose de 12 colonnes :

1. No de la pièce comptable, justificatif, facture ou quittance que vous aurez classé et numéroté.

2. La date de la transaction. Le journal se remplit du haut vers le bas en respectant l'ordre chronologique.

3. Le libellé. L'espace pour le libellé étant réduit, il faut synthétiser toutes les informations utiles de la pièce comptable. Le fichier "Journal exemple" que vous trouverez plus bas vous présente les libellés les plus fréquents.

4-6. Il s'agit du compte de caisse (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

7-9. Il s'agit du compte CCP ou banque (compte d'actif) qui se présente en trois colonnes (entrées, sorties et solde).

10-12. Il s'agit du compte d'exploitation (compte de charges et produits). Dans ce compte qui se présente en trois colonnes (recette, dépense et subvention), toutes les entrées et les sorties de caisse ou CCP/banque sont reportées.

Lors de la journalisation vous devez impérativement faire la distinction entre les mouvements de la caisse et de la banque/CCP.

Le fichier "journal assoc.xls" que vous utiliserez pour votre comptabilité est déjà formaté. Vous ne devrez entrer que les sommes dans les bonnes case et les calculs se feront automatiquement.

Des infos sur certaines cellules importantes sont disponibles. Ces dernières ont l'angle supérieur droit coloré en rouge. Placez le curseur sur ces cellules pour que les informations apparaissent.

Les justificatifs

Chaque sortie de caisse ou de banque doit faire l'objet d'un justificatif. Lorsque vous faites un achat ou que vous payez une facture, gardez impérativement toutes les quittances de la transaction. De même si un membre de votre association désire se faire rembourser des achats qu'il a effectués, il doit vous fournir un justificatif.

Classification quittances, factures...

Veillez à classer régulièrement les justificatifs de votre comptabilité : il faut tout d'abord les coller sur une feuille A4, par ordre chronologique, les numéroter (reporter le numéro dans la première colonne du Journal) et les documents de justification, et enfin si leur contenu n'est pas clair, indiquer de quoi il s'agit (par exemple : achat d'enveloppes, achat boissons pour soirée XYZ…).

Comment journaliser

Reprenez toutes les transactions comptables et reportez-les dans le journal, par ordre chronologique (indépendamment qu'il s'agisse de transactions effectuées par la caisse ou la banque) en respectant le principe d'une ligne par transaction. Un principe fondamental de journalisation est que pour chaque transaction la somme doit toujours être inscrite deux fois.

Vous trouverez des exemples dans les documents à télécharger.

Le bilan initial

Il s'agit simplement de reporter les chiffres du bilan final de l'exercice précédent.

Le compte pertes et profits

Reportez le total des dépenses du côté des charges du compte (gauche) et le total des recettes et subventions reçues du côté des produits (droit). La différence constituera la perte ou le bénéfice de votre exercice.

Le bilan final

Reportez le solde de caisse et le solde de banque ou CCP du côté des actifs (droit).

N'oubliez pas de nous fournir les justificatifs (extrait du solde de compte et état de caisse). Du côté des passifs (droit), reportez le montant de la fortune (reprise du bilan initial). La perte ou le bénéfice est à reporter au passif. Attention, en cas de perte, le montant est alors négatif, ce qui diminuera la fortune de votre association pour l'exercice suivant. Au contraire, s'il s'agit d'un bénéfice, il augmentera la fortune dès l'exercice suivant.

Téléchargement

Certains navigateurs posent problème pendant le téléchargement. En cas de difficulté, n'hésitez pas à nous envoyer un courrier électronique, nous vous transmettrons tous les documents utiles par ce biais.

Si vous ne possédez pas d'ordinateur ou de programme adéquat, vous pouvez utiliser le matériel mis à disposition dans les locaux de la CGTF.

Les cellules Excel commentées ont l'angle supérieur droit coloré en rouge. Placez le curseur sur ces cellules pour que les informations apparaissent.

Fichiers à télécharger pour une comptabilité d'association :

  • Attention: le bilan se trouve à la page 12 du tableau excel.

Pour finir...

Nous sommes bien sûr à disposition pour toute question que vous pourriez avoir. Nous vous remercions d'être attentifs à ce que votre comptabilité soit complète et bien conforme aux directives ci-dessus lorsque vous nous la soumettez car si sa vérification prend plus de temps, le versement de votre subvention sera retardé.