FAQ Paiements

Facture fournisseur libre

Comment faire passer une facture d'un autre fournisseur qui est plus élevée que celle du portail achats ?
La facture ne peut être comptabilisée en l’état par la comptabilité.

Articles manquants

Comment faire quand il manque des articles à la livraison ?
Saisir le nombre d'articles livrés : Si l'article manquant doit vous être livré, ne pas saisir la réception de cette marchandise (cela donne le feu vert à la comptabilité pour payer le montant total de la facture reçue).
Attendre la réception de l'article concerné pour saisir la réception de cette marchandise.
Si le fournisseur n'est pas en mesure de vous livrer les articles manquants : vous pouvez indiquer uniquement les éléments reçus puis "clôturer" la commande. La comptabilité payera la facture en fonction des éléments reçus.

Paiement sans réception de marchandises

Dans quels cas mes factures peuvent être comptabilisées sans avoir à réceptionner la marchandise ?
Pour votre information tous les groupes de produits avec une * (voir liste ci-dessous) ne nécessitent pas une réception marchandise de la part du demandeur/correspondant. Le système effectuera une réception automatique de la marchandise et votre commande affichera le nouveau statut «reçu».
- Abonnements journaux, magazines ON-LINE (ou PRINT+ONLINE) * - 3103101
- Abonnements journaux, magazines PRINT * - 3103101
- Assurances choses (incendies, matériel, RC) * – 3134000
- Location de machines, matériels et véhicules contrats annuels * – 3161100
- Location photocopieuse, contrats annuels * – 3161001
- Loyers annuels Immeubles, redevances annuelles cafétéria * - 3169000
- Maintenance et support des logiciels sous licence permanente *
- Maintenance et support informatique, contrats annuels * – 3158000
- Télécommunications * - 3130010
- Eau et gaz SIG * - 3120201
- Electricité SIG * - 3120000
- Mazout * - 3120101

Règles sur les fonds génériques

Que dois-je savoir sur les fonds génériques ?
- Pour demander l’ouverture d’un fonds générique, il faut adresser le formulaire Demande d'ouverture de fonds générique du mémento (Réf. 0053) à son antenne comptable.
- Afin de garantir le respect de la procédure mise en place par le Rectorat sur les signatures, le montant maximum par facture autorisé est de 5'000.-
- Il n’y a en principe qu’un fonds générique par titulaire.
- Les dépenses par carte de crédit (paiement comptant) ne sont pas autorisées
- Pas d’achats de biens immobilisables (cas peu fréquent, difficulté de validation)
- Il n’est pas possible d’utiliser des fonds génériques pour les dépenses liées aux subsides de l’UE & du NIH
- A la fin de chaque mois, le titulaire du fonds générique s’assure que toutes les commandes payées ont été réparties à l’aide du logiciel développé pour la circonstance.