Organiser un événement spécifique

De par la simultanéité et la diversité de leur contenu, certains événements peuvent être complexes à virtualiser. Nous pensons notamment ici à des événements comme des portes ouvertes institutionnelles, impliquant la tenue de stands en même temps que celle de conférences, ou encore des colloques scientifiques, composés de nombreux panels, sessions de posters et présentations d’exposant-es simultanés.

Prises séparément, une grande partie des composantes de ces événements complexes peut toutefois être considérée comme des « événements simples ». A ce titre, nous vous invitons à visiter la section dévolue à ce type d'événements avant ou après avoir pris connaissance de cette page, ainsi qu'à vous rendre sur la page réunissant les questions préliminaires à se poser avant l'organisation d'un événement virtuel ou hybride.

La particularité technique des événements complexes réside dans le fait de parvenir à rassembler une multitude d’événements sous une porte d’entrée unique, permettant aux participant-es de l’événement de naviguer entre les différentes activités et contenus.

Plusieurs options sont envisageables pour satisfaire cet objectif, qui sont réunies ici sous deux catégories: une option "site internet enrichi" et une option "plateforme".

 

1. Option "site internet enrichi"

Il est possible de rassembler divers contenus sur un site internet dédié à un événement. Les liens vers les différentes activités (conférences et vidéos en direct) et contenus (informations utiles pour les visiteur-euses) pourront ainsi être hébergés sur le site.

 

Pourquoi choisir cette option ?

Types d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Colloques
  • Séances d’information
  • Evénements institutionnels

Conditions pouvant orienter vers l’adoption de ce format (spécificités par rapport à une plateforme):

  • Géré par un organisme/webmaster (pas d’ajout de contenu par différents acteurs)
  • Pas d’interactivité ou alors sous la forme de chatbot ou autres applications externes incrustées
  • Pas de dépendance à un prestataire externe (si site UNIGE) —> coût inférieur mais nécessite de mobiliser des ressources à l’interne
  • Approche en terme de navigation plutôt que d’espace —> plus souple en terme de ciblage de choix

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques : Concrete 5 pour l’édition web

Outils de streaming live (Youtube, Mediaserver, Vimeo, Zoom, etc.)

Compétences et équipes :

  • Pour la partie web statique:
    • Chef de projet (web) - définition des contenus, présentation, etc. Gestion de l’équipe technique.
    • Webmaster pour la réalisation des pages
    • Spécialiste multimedia (pour live streaming)
    • Editeur web (rédaction des textes, définition de la navigation)
    • Prestataire externe pour sites externes ou besoins particuliers

 

 
  • Pour les live:
    • Producteur(s) pour gérer le déroulé des live, les invités, etc.
    • Réalisateurs
    • Modérateurs
    • Cameraman/cameramen
    • Monteur
 

 

Quelques conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

Vous pouvez facilement créer un site web dédié à votre événement. Vous trouverez toutes les informations relatives et les liens vers des formulaires de demande d'ouverture de site sur les pages Concrete5 de la DISTIC.

Dans le cas de la création d’un site internet avec graphisme libre (compte d’accès standard (S)FTP), il est nécessaire de remplir le formulaire de demande d'ouverture de compte.

L’organisation d’un événement via un site dédié peut être complexe. Vous trouverez sous le lien suivant une proposition de marche à suivre à adapter pour votre événement.

Accès à un exemple de marche à suivre pour l’organisation d’un événement via un site dédié >>

Contenu asynchrone:

Dans le cas d’un événement organisé via un site dédié, il est non seulement possible d’accroître sa durée de vie par le stockage de contenu asynchrone créé durant l’événement, comme cela est le cas pour tout événement virtuel et hybride, mais également de mettre à disposition du contenu avant même la tenue de l’événement. Pour ce faire, vous pouvez créer des capsules vidéos qui seront hébergées sur le site.

Plus d’informations sur la manière de réaliser des capsules videos >>

Plus d’informations sur la mise à disposition de contenu asynchrone après l’événement >>

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Exemple d'accord >>

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant:

 

2. Option "plateforme"

Cette option propose une solution pour organiser un événement de type complexe multi-acteurs.

Par cela, nous entendons un événement devant accueillir des conférences en streaming, des stands, avec option chat/networking entre participant-es et/ou avec le staff, des tables rondes interactives (Workshop), de la mise à disposition au téléchargement/visionnement de documentation (brochures, flyer, vidéos enregistrées, cartes de visite, etc.).

 

Pourquoi choisir cette option ?

Types d'événements se prêtant particulièrement à cette solution :

  • Colloques
  • Portes ouvertes
  • Evénements institutionnels

Conditions pouvant orienter vers l’adoption de ce format (spécificités par rapport à un site dédié) :

  • Multi-acteur-trices (les différents acteur-trices amènent leur propre contenu - vidéo, flyer, etc.)
  • Interactivité avec les participant-es (présence sur les stands avec identification des personnes)
  • Possibilités d’accès restreint/VIP/payant/gratuit
  • Networking (“speed dating” ou prise de rendez-vous)
  • Les espaces avec les différentes fonctions/offres (conférences, stands, networking...) sont préexistants et offrent la possibilité d’être personnalisés par l’organisateur (beaucoup plus simple et souple que la création d’un site web dédié)

 

Que me faut-il ?

Outils informatiques :

  • CMS (base de donnée) dédié (gestion), avec suivi utilisateurs et visiteurs et archive de documents
  • Outils de streaming (Zoom, Youtube Live, Vimeo Live, Mediaserver ou autre solution propriétaire)
  • Visualisation 3D ou 2D des lieux (hall Uni Mail, auditoire, espace stand) - optionnel - ou portail d’accueil
  • Logiciel de montage
  • Serveur pour dépôt de documentation (si non existant)

Compétences et équipes (composition idéale, mais où plusieurs rôles peuvent parfois être assumés par une personne ou prestataire externe)  :

  • Pour la direction de l’événement:
    • Producteur(s) (gestion globale de l’événement; rédige le script général; s’assure que l’interaction entre les stands et les live existe)
  • Pour les conférences et événements live:
    • Réalisateurs (un par événement/salle; organisation du déroulé de l’événement, si directs; assure les aspects techniques et de respect de l’horaire; n’a pas besoin de connaître le sujet)
    • Modérateurs (la personne qui parle aux spectateurs/participants; un par événement/salle; a besoin de connaître le sujet; s’appuie sur le réalisateur pour les questions de gestion du temps)
    • Cameraman/cameramen
    • Monteur
  • Pour l’événement dans son ensemble:
    • Chef de projet “plateforme”
    • Staff sur les stands (1-5 personnes par stand)
    • Help desk (informatique, connexion)
    • Webmaster/informaticien en amont pour personnalisation de la plateforme et remise des accès admins et stands, formation utilisateurs internes
    • Equipe communication pour relais réseaux sociaux et média
    • Evaluateur du trafic sur la plateforme

 

Quelques conseils pour l’organisation technique

Développer sa solution technique :

Plusieurs solutions fournies par des prestataires externes ont été ou sont actuellement utilisées par des facultés, service et divisions de l’UNIGE pour organiser des événements complexes multi-acteur-trices. N’hésitez pas à contacter l’équipe événementiel du service de communication pour avoir accès à ces informations.

Dans le cas où vous choisiriez une plateforme existante, il est en effet important de discuter avec ceux qui l’ont déjà utilisée de la nécessité d’adapter certaines fonctionnalités aux besoins de l’événement.

Si une nouvelle solution est choisie, il est important de définir clairement le cahier des charges, et de bien évaluer le temps qui sera nécessaire pour le déploiement du projet.

Exemple de cahier des charges >>

L’organisation d’un événement via une plateforme peut être complexe. Vous trouverez sous le lien suivant une proposition de marche à suivre à adapter pour votre événement.

Accès à un exemple de marche à suivre pour l’organisation d’un événement via une plateforme >>

Gestion des intervenant-es :

Tout problème survenant à distance peut potentiellement altérer profondément, voire durablement, votre événement. Afin de prévenir au maximum ces inconvénients, une bonne préparation des intervenant-es est nécessaire.

Exemple de toolkit pour les speakers >>

Exemple de toolkit pour les stands >>

Contenu asynchrone :

Dans le cas d’un événement organisé via une plateforme, il est non seulement possible d’accroître sa durée de vie par le stockage de contenu asynchrone créé durant l’événement, comme cela est le cas pour tout événement virtuel et hybride, mais également de mettre à disposition du contenu avant même la tenue de l’événement. Pour ce faire, vous pouvez créer des capsules vidéos qui pourront hébergées sur la plateforme.

Plus d’informations sur la manière de réaliser des capsules videos >>

Plus d’informations sur la mise à disposition de contenu asynchrone >> 

Paiement des inscriptions :

Dans le cas d’événements virtuels et hybrides, le paiement des inscriptions peut se faire via le service de paiement en ligne proposé par l’UNIGE.

Pour un événement virtuel ou hybride, il est de plus possible d’échelonner les tarifs en fonction des fonctionnalités à disposition des participant-es (spectateur-trice, mise en réseau, interactions, etc.).

Droit à l'image et à la voix

Toute captation, fixation sur un support, publication ou diffusion de l’image (reconnaissable d’une personne) ou de sa voix constitue une atteinte illicite à sa personnalité. Il existe des motifs justificatifs permettant de justifier l’atteinte au droit de la personnalité et de « supprimer » dès lors son caractère illicite. Parmi ces motifs justificatifs, on trouve le consentement de la personne concernée. Pour que ce consentement soit valable, il faut qu’il soit libre et éclairé, c’est-à-dire qu’avant de donner son consentement, la personne doit savoir en premier lieu qu’un enregistrement de son image et/ou sa voix a lieu et dans quel but son image et/ou sa voix sera utilisée, pour quelle durée etc. La forme écrite du consentement n’est pas nécessaire, mais elle sert de moyen de preuve et permet de limiter toute contestation.

Exemple d'accord >>

Il existe de nombreux exemples de ce type d’événement, dont le suivant :