L'organisation d'un événement nécessite de prendre plusieurs paramètres en considération, dont voici quelques pistes:

Assurances

Suivant le type d'événement, il peut être nécessaire de prévoir des assurances, comme une assurance événement (pour les personnes) ou une assurance objets (pour le matériel utilisé, loué, etc.)
Pour plus de renseignements, prendre contact avec Marlise Sapey-Gfeller (T. 022 379 75 97)

Autorisations

Si la manifestation est d'importance (plus de 500 personnes), si les locaux sont utilisés de manière inhabituelle (spectacle, concert, vente, etc.), une demande d'autorisation doit être faite auprès du "Guichet universel Manifestations"

Budget

En général, il faut ajouter une "réserve" de 10% au budget total pour les imprévus. Les devis sont généralement effectuées sans la TVA; il faut donc en tenir compte dans votre budget. En cas de doute, n'hésitez pas à contacter l'équipe Événementiel du Service de communication.

Si votre événement est payant, il faudra vous acquitter de la TVA sur les frais d'inscription. La TVA prélevée est calculée sur le montant des repas (5.2%), de l’hébergement (2.1%) et des excursions (6.7%) des personnes inscrites (double imposition). Si vous avez choisi l'option "Paiement en ligne des frais d'inscription", un prélèvement de 2.4% de la somme effective est effectué pour les frais de gestion.

Traiteur et restauration

Pour l'organisation d'un café-croissant, d'un apéritif ou d'un cocktail dînatoire, il est possible de s'adresser aux cafétérias des bâtiments.

Il est également possible de s'adresser à d'autres prestataires. Si vous souhaitez obtenir le nom de quelques traiteurs, vous pouvez adresser votre demande à l'équipe événementiel du Service de communication.

Attention! Des montants maximum par personne sont fixés par une directive de l'Université, selon le type d'événements.

Commander du mobilier :

L'UNIGE possède un catalogue de matériel disponible gratuitement pour vos événements. La commande s'effectue lors de votre demande de réservation de salles.

La Ville de Genève loue également du matériel, à demander par courrier électronique.

Hébergement

Sachez que l’ Université a des tarifs préférentiels pour certains hôtels dont vous trouverez la liste ci-dessous. 

A noter que les client-e-s des hôtels du canton de Genève peuvent bénéficier gratuitement de la Geneva Transport Card, dès leur arrivée dans l'établissement. Celle-ci permet à son titulaire d’utiliser sans restriction le réseau genevois des transports publics (TPG, CFF et Mouettes genevoises) pour toute la durée de son séjour.

Matériel utile

La Boutique UNIGE dispose de différents objets qui peuvent être utiles pour vos événements (badges, sacs, bloc-note, etc.), à prix spéciaux pour la communauté universitaire.

Nettoyage

S'il est nécessaire de prévoir des nettoyages (avant ou après la manifestation), vous pouvez adresser votre demande à nettoyage-logis(at)unige.ch

Personnel temporaire

Si vous souhaitez engager du personnel temporaire pour la mise en place des salles ou des hôtes/hôtesses d'accueil, vous pouvez engager des étudiant-e-s en vous adressant au Centre de carrière de l'UNIGE.

Protocole

Afin d'assurer le respect du protocole en fonction de l'importance des personnalités invitées, le Service du protocole de l'Etat de Genève est à votre disposition. Il veille à l'application du bon déroulement protocolaire des manifestations officielles impliquant le Conseil d'Etat ou l'un de ses membres. Pour plus de renseignements, prendre contact avec le Service du protocole (T. 022 327 95 30)

Réserver des salles et surfaces d'exposition:

Liste des salles UNIGE

Liste des salles hors UNIGE

Technique

L'équipe audiovisuelle de l'UNIGE se charge de la mise en place et de l'exploitation du matériel technique (sonorisation, projection, enregistrements, etc.). Attention à bien planifier vos besoins en audiovisuel et à annoncer ceux-ci en avance.

Transports

Pour toute demande de transport particulier, vous pouvez vous adresser au Service de communication.

  • Location de véhicules
    Les collaborateurs-trices de l'UNIGE peuvent utiliser des véhicules Mobility dans le cadre de leur travail (lire procédure). Le coût de la location est refacturé en interne.


  • Parkings
    Si vous souhaitez réserver des places de parking pour les participant-e-s à votre colloque ou leur offrir des billets de parking gratuit, vous devez adresser votre demande par mail à la Fondation des parkings.

Liste des parkings publics

Sécurité

Les ingénieurs sécurité du service STEPS de l'UNIGE sont à disposition pour conseiller, informer ou aider au niveau de la sécurité de votre événement.

Signalétique

Afin que les participant-e-s puissent se reprérer facilement, pensez à préparer une signalétique (panneaux, flèches, etc.) avec l'identité visuelle choisie pour votre événement. Pour de l'aide ou des conseils, prendre contact avec les graphistes de l'UNIGE.