Evénements

Contenu mis à jour le 4 juin 2021

Les mesures fédérales encadrant les manifestations entrent en vigueur le 31 mai et jusqu’à nouvel avis.

Tous les événements publics organisés à l’UNIGE sont placés sous la responsabilité de leurs organisatrices et organisateurs.

Organisation d’événements publics à l’UNIGE

Les événements publics organisés par l’UNIGE, par les membres de sa communauté - y compris les associations étudiantes sans participation d’externes  - ou par des tiers dans les bâtiments universitaires sont soumis aux dispositions suivantes :

  • Les événements organisés à l’intérieur sont limités à un public de 100 personnes en intérieur et 300 personnes en extérieur.
  • Les participant-es doivent respecter en tout temps une distance physique d’au moins 1,5 mètre avec les autres personnes.
  • Le Bureau des réservations des salles (BRS) est à disposition des organisateurs/trices d’événements pour leur communiquer les capacités COVID des salles, définies par STEPS, selon les normes applicables.
  • Les salles peuvent être utilisées au maximum à la moitié de leur capacité.
  • La participation à l’événement est soumise à inscription obligatoire.
  • Les personnes doivent rester assises pour toute la durée de la manifestation, y compris durant les pauses, à moins qu’elles aient des raisons impérieuses de se lever.
  • La consommation de nourriture et de boissons ainsi que l’organisation d’apéritifs, cafés-croissants ou autres formats de réseautage entre participant-es sont interdites à l'intérieur des bâtiments universitaires.
  • La consommation de nourriture et de boissons ainsi que l’organisation d’apéritifs, cafés-croissants ou autres formats de réseautage entre participant-es sont possibles dans les espaces extérieurs des bâtiments universitaires, pour autant que les convives soient servi-es à table, consomment assis-es, avec un maximum de 6 personnes par table.

  • L’événement doit être formellement autorisé par le Service STEPS (santé au travail, environnement, prévention et sécurité), sur délégation du Rectorat. La demande d’autorisation accompagnée du plan de protection est à adresser à steps(at)unige.ch.
  • Le port du masque est obligatoire pour tous et toutes les participant-es et durant toute la durée de l’événement. Si les organisateurs/trices souhaitent mettre des masques à disposition des participant-es qui n’en auraient pas, ils et elles peuvent en acquérir au prix de CHF 10.- le lot de 50 en en faisant la demande à boutique(at)unige.ch. Cette offre est réservée exclusivement aux facultés, centres, divisions et services de l’Université, ainsi qu’aux associations étudiantes reconnues par le rectorat. Pour les conférences publiques, les oratrices et orateurs sont autorisés à retirer leur masque une fois arrivé-es sur l’estrade, et pour autant que la distance de 1,5 mètre avec l'audience et les autres intervenant-es soit respectée en tout temps, pendant toute la durée de l’intervention. Ils ou elles remettent leur masque avant de quitter l’estrade.
  • La propreté des lieux est assurée conformément au plan de protection de l’UNIGE.
  • Des distributeurs de solution hydroalcoolique sont disposés à l’entrée.
  • Une signalétique ad hoc est mise en place, rappelant les mesures de protection (port du masque, hygiène des mains, maintien de la distance physique dans toute la mesure du possible, limitation à 100 personnes en intérieur et 300 personnes en extérieur, inscription obligatoire, interdiction d’accès aux personnes symptomatiques ou testées positives au COVID-19).
  • Aération : Dans les lieux ne disposant pas d’un système automatisé de ventilation par pulsion et extraction d’air, veiller à une bonne aération du lieu en ouvrant les fenêtres avant et après l’événement, ainsi que pendant chaque pause le cas échéant.

Si l’organisatrice ou l’organisateur n’est pas membre de la communauté universitaire et dispose d’un plan de protection différent de celui de l’UNIGE, dûment validé par les autorités, c’est le plan de protection le plus restrictif qui s’applique.

Dès le 1er mars 2021, les salles d’exposition de l’Université rouvrent leurs portes.

Événements en ligne

Chaque organisation d’événement en ligne doit également être validée par STEPS via le formulaire « Plan de protection événement » à envoyer à steps(at)unige.ch.

La présence des intervenant-es et du personnel technique nécessaire à l’organisation et à la diffusion de l’événement en ligne doit respecter le plan de protection de l’UNIGE.

Organiser une conférence, un colloque, une soutenance de thèse, une exposition ou encore un hackathon en ligne :  afin de guider les organisateur-trices d’événements UNIGE dans cette démarche, un site web met à disposition des ressources utiles pour organiser et opérer le basculement de leurs initiatives sous des formats virtuels et hybrides.

Activités internes à l’UNIGE

Les réunions de travail entre collègues, y compris lorsqu'elles accueillent des participant-es externes à l’institution, sont organisées en vidéoconférence dans toute la mesure du possible. Dans les cas où une réunion en présentiel est indispensable, les participant-es portent obligatoirement le masque, même lorsque la distance de protection est respectée.

Les activités habituelles de l’Université (accueil des collaboratrices et collaborateurs, assemblées, etc.) se tiennent à distance.

Rappel : les événements internes à caractère festif organisés par et pour les collaboratrices et collaborateurs de l’UNIGE dans les bâtiments universitaires (verrées, départs à la retraite, repas de service, soirée de fin d’année, etc.) sont reportés jusqu’à nouvel avis.

Réservations des salles de l'UNIGE

Compte tenu des contraintes que fait peser la situation sanitaire, le Rectorat a défini les priorités suivantes pour l’organisation d’événements :

  1. Enseignement (cours, séminaires, examens, soutenances). NB: les soutenances sont des évènements publics. Elles doivent disposer d’un plan de protection basé sur le plan de protection pour les événements publics de l’UNIGE
  2. Autres événements académiques propres à l’UNIGE (colloques, rencontres)
  3. Événements publics à destination de la cité (grandes conférences, débats, expositions) ou organisés par des tiers. Les salles peuvent être réservées pour leur organisation et leur captation.

Organisation d’événements hors des espaces de l’UNIGE

Sont concernés les événements publics organisés par les membres de la communauté universitaire, y compris les associations étudiantes, hors des espaces de l’UNIGE.

Les événements organisés à l’intérieur sont limités à un public de 100 personnes en intérieur et celles organisées à l’extérieur à un public de 300 personnes ;

Les événements publics doivent obligatoirement disposer d’un plan de protection.

L’UNIGE déconseille vivement l’organisation d’événements publics à caractère festif par les membres de sa communauté, avec les risques de contamination et de mises en quarantaine qu’ils entraînent. L’UNIGE n’assure pas la promotion de ces événements festifs par ses canaux de communication institutionnels (e-mailing, réseaux UNIGE d’affichage papier et électronique, réseaux sociaux).