Saisir une demande de remboursement de déplacements et repas

Avant-propos

La demande "Déplacements, Repas" est destinée aux remboursements de voyages et/ou repas professionnels en Suisse ou à l'étranger.

La saisie de la demande se fait selon une série d'étapes, comme indiqué ci-dessous :

Astuces :

• Il est recommandé par sécurité de "sauvegarder le brouillon" dès vos premières saisies afin d'éviter de perdre les informations suite à la clôture automatique de session après 20 minutes d'inactivité sur le portail.

• De plus, en notant le numéro de demande suite à votre sauvegarde, vous pourrez retrouver plus facilement votre dossier dans l'application. Ce numéro sera également essentiel à communiquer lors d'une demande de support.

Remarque : pour les conférenciers et/ou les conférencières, aucun remboursement n’est traité avec l'application Notes de frais. Il faut utiliser et compléter le formulaire joint à laProcédure 0043 du Mémento administratif « Rémunérer un-e conférencier-ère, un-e juré-e de thèse ou un-e expert-e évaluateur-trice ».

Bénéficiaire

La personne qui va être remboursée de ses frais payés d'avance.

• Bénéficiaire interne est membre du personnel UNIGE, dans le cadre de ses activités professionnelles, effectue un déplacement et/ou un repas et devra valider la note de frais saisie.

• Bénéficiaire externe est une personne qui, dans le cadre d'activités liées à l'UNIGE, effectue un déplacement et/ou un repas.

Coordonnées bancaires

Bénéficiaire interne :

• Les coordonnées bancaires apparaissent partiellement pour une question de confidentialité. Par défaut, le compte bancaire est le compte salaire.

• Si la personne demande à être payée sur un autre compte que celui pré-sélectionné par défaut, choisissez « utiliser un compte alternatif ».

• Si la dépense a été payée avec une carte de crédit de l’Université exclusivement, cocher et insérer le nom du ou de la titulaire de la carte. Le programme contrôle dès lors que la carte est bien autorisée.

Bénéficiaire externe :

Astuces : 

• Si vous ne connaissez pas le numéro de clearing, inscrivez un zéro.

• Pour les USA, il faut le numéro ABA/Routing number et pour le Canada le numéro de transit et institution à inscrire dans le clearing.

Prestations remboursées

• Dans les nombres de jours, il y a une distinction entre le nombre de jours professionnels et privés. Cette distinction est importante lors des voyages notamment. 

• Un outils de calcul des jours est à disposition, il donne aussi une indication entre le nombre de jours ouvrables (semaine) et non ouvrables (week-end et jours fériés).

• Les demandes de remboursement doivent être soumises dans un délai de trois mois dès le retour de voyage. Ce délai dépassé, le champ "Justification du dépassement des 90 jours" doit contenir la raison de dépassement du délai.

• Si vous avez eu une avance pour les frais que vous allez saisir, vous cochez la case afin que le système puisse faire le lien. Ainsi, dans la liste des frais, vous verrez la balance entre votre avance et vos dépenses.

Personne accompagnante

• Mentionner les personnes internes et/ou externes ayant participées à des déplacements en Suisse ou à l’étranger. À partir de quinze personnes, il est possible de transmettre ces noms sur une liste Excel.

• Si l'approbateur ou l'approbatrice était présent-e et a bénéficié de la prestation (repas, inscription à une conférence) qui va être remboursée, vous devez dans tous les cas les mentionner dans l'application. Cette information est indispensable pour que les signatures électroniques soient correctes.

Informations imputations

Vous avez deux possibilités :

• Si vous ne connaissez pas le fonds payeur, vous devez obligatoirement définir un vérificateur ou une vérificatrice qui aura la tâche de renseigner ces informations.

• Si vous connaissez le fonds payeur, vous pouvez le saisir. Le rôle du vérificateur ou de la vérificatrice est alors facultatif, sauf en cas de directive interne à votre service.

Remarques :

• Vous ne devez en aucun cas mettre un-e gestionnaire comptable en tant que vérificateur ou vérifcatrice.
• La case signature manuelle doit être utilisée à titre exceptionnel en cas d'absence prolongée de l'approbateur ou de l'approbatrice. 
• Vous avez la possibilité de voir le montant total des notes de frais qui sont dans le flux et non payées, en cliquant sur "situation liée au fonds".

Liste de frais

ATTENTION CHANGEMENT DE LA PAGE DES FRAIS.

• La liste de frais sert notamment à déterminer la nature, l’imputation comptable et la gestion des règles du mémento administratif. En complétant la liste de frais, vous rendez possible les contrôles automatiques de conformité par rapport aux règles de gestion prévues par le mémento administratif.

• En cliquant sur le lien « évaluer le taux de change », vous arrivez sur le site du convertisseur de devises Oanda. Insérer alors le montant et la monnaie souhaitée pour la conversion. Sélectionner par convention le taux de change correspondant au premier jour de déplacement.

• Lorsque la demande de remboursement est non conforme aux règles prévues par le mémento administratif, la coche «dérogation» est activée automatiquement. Vous devez remplir ce champs avec un justificatif. Dans certains cas, vous devez joindre l’autorisation du ou de la supérieure hiérarchique dans l’étape «commentaires», à l’aide d’un document PDF (par exemple pour les invitations exceptionnelles).

Déplacement en avion

ATTENTION NOUVELLE PAGE

• La saisie des vols sert à collecter les données nécessaires pour le suivi des émissions de CO₂.
• Il faut entrer la destination principale du voyage soit en tapant en anglais les premières lettres de la ville de destination, soit en effectuant une recherche via la loupe.
• Ajoutez un vol. Dans une nouvelle fenêtre, il faudra saisir l’ordre du vol, c’est à dire la place du vol dans l’ensemble du trajet (retour compris), s’il s’agit d’un trajet aller ou retour, les aéroports de départ et d’arrivée, la date et la classe de vol.

Attention, un vol correspond à un décollage et un atterrissage. Si le trajet comporte une escale, il faut saisir les deux segments.

Astuce :

• Une fois le premier vol saisi, vous pouvez cliquer sur le bouton « +Trajet retour » pour dupliquer le trajet aller dans le sens contraire. Sinon, ajouter un vol à nouveau.

Les guides complets comprenant des exemples et des cas spécifiques sont disponibles sur le site de la durabilité à l’UNIGE.

Documents justificatifs et commentaires

Dans cette étape, il est possible :

• D'insérer un commentaire utile à l’attention du service de la comptabilité comme la prise en charge partielle de la dépense par un autre fonds ou le paiement dans une autre devise.

• De fournir des informations importantes pour le traitement efficace du dossier.

La liste des documents permet d’attacher les pièces numérisées pdf en noir/blanc. Il s’agit au minimum des justificatifs originaux et éventuellement la liste des participant-es ou tout autre information nécessaire à l’approbation du remboursement. Celles-ci sont indispensables pour la vérification et le contrôle par tous les responsables du processus. 

Soumettre une demande

• À la dernière étape, un résumé des données permet une ultime vérification avant de soumettre la demande.

• Un texte en rouge indique que la demande a été soumise. Un numéro de dossier automatique est créé.

 Remarque : le numéro de demande est nécessaire pour les échanges avec le Support ou la Division des finances.