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Comprendre l'évaluation de ta demande d'aménagements - pour les examens

Les étapes de validation de la demande

Ta demande d’aménagement va être évaluée à plusieurs reprises et par différentes entités.

Afin de garantir une équité de traitement envers l’ensemble des étudiant-es, les demandes sont examinées par ordre chronologique de dépôt et selon le degré de complétude des justificatifs médicaux.

Voici un aperçu de ce processus, qui prend environ 30 jours.

Étape 1 : Dépôt de la demande (en ligne). Étape 2 : Évaluation de la demande. Étape 3 : Examen de la demande. Étape 4 : Consultation des Facultés. Étape 5 : Évaluation et décision de la CEBP.

  • Prendre connaissance des délais pour l’année académique en cours.
  • Vérifier et réunir les documents nécessaires à ta demande d’aménagement. Tu trouveras toutes les informations relatives à ces documents sur la page : Réunir les documents nécessaires
  • Remplir le formulaire de demande d’aménagement et joindre à ce dernier les documents nécessaires, en les intégrant à la fin du formulaire.

Ta demande est analysée par le secrétariat du Bureau des besoins particuliers, afin de vérifier que celui-ci est conforme.

Il s'agit à ce stade d'une analyse purement administrative qui vérifie par exemple (liste non exhausitve) :

  • Le format des justificatifs médicaux
  • Les coordonées personnelles
  • Les informations académiques
  • L'historique des demandes auprès du service

Si une ou plusieurs informations nécessitent des précisions, le ou la coordinatrice du Bureau prendra contact avec toi par courriel.

Dans le cas où toutes les informations semblent correctes, la demande est soumise pour évaluation au/à la médecin du Service santé des étudiantes ou à la/au psychologue.

 

Une évaluation est menée par un-e professionnel-le de santé du Service santé des étudiant-es (SSE) afin d’établir un préavis concernant les aménagements les plus appropriés à ta situation.

Le cas échéant, ce préavis peut être favorable à l’octroi d’un ou de plusieurs aménagements.

Lorsque la situation ne justifie pas suffisamment l’octroi d’un aménagement, le préavis est défavorable.

L’évaluation du SSE repose sur l’analyse de plusieurs éléments, notamment :

  • le ou les justificatifs médicaux relatifs à la situation de santé, ainsi que les documents complémentaires fournis

  • la situation personnelle et académique de l’étudiant-e

Les évaluations sont systématiquement effectuées dans le respect du principe d’équité.

Le préavis est transmis à ta/ton Faculté/Centre/Institut qui se prononce sur la faisabilité des aménagements préconisés.

Il peut donc être accepté ou refusé sur la base du principe de proportionnalité et d’autres contraintes (disponibilités matérielles, faisabilité, et autres contraintes universitaires éventuelles).

Compte tenu du caractère individuel de chaque situation, le processus d’évaluation du SSE peut, le cas échéant, être prolongé afin de permettre à la Faculté ou au Centre/Institut de mener une réflexion approfondie.

Pour information, aucune information médicale n’est transmise aux Facultés/Centres/Instituts. Seule la proposition d'aménagement y figure.

La demande est examinée par la Commission d'évaluation des aménagements pour les Besoins particuliers (CEBP) sur la base :

  • des informations et documents médicaux fournis par tes soins
  • du préavis formulé par les professionnel-les de santé du SSE
  • la confirmation de faisabilité de la Faculté ou du Centre/Institut

La CEBP statue sur la demande et rend une décision qui est soit :

Acceptée ACCEPTÉE

ou

Refusée REFUSÉE

Le Bureau des besoins particuliers te transmet ensuite par courriel :

  • le document de décision détaillé
  • la lettre informative contenant éventuellement des remarques et/ou motifs de refus dans le cas d'un refus d'aménagement

Les secrétariats ainsi que les conseiller-ères académiques de ta Faculté ou ton Centre/Institut recoivent uniquement une copie du document de décision.