Versement d'archives

Procédure de versement

Tout service qui souhaite verser ses archives prend contact au préalable avec les Archives administratives et patrimoniales (AAP) afin de procéder à l'évaluation des documents et obtenir un bordereau de versement.

Conservation illimitée (aussi dite pérenne)

Les dossiers à conservation illimitée sont épurés en supprimant :

• Papiers de corbeille : documents reçus pour information (flyers, revues, prospectus, dépliants, etc.), courriers sans importance pour l'activité de l'UNIGE (lettres d'accompagnement, convocation aux séances, etc.), copies de travail (documents intermédiaires, brouillons, épreuves d'imprimerie), doublons.
• Chemises en plastique : elles absorbent avec le temps l'encre des documents. Les remplacer par des intercalaires en papier, des chemises en papier cartonné Java ou des dossiers à rabats cartonnés (voir section"Commande de matériel").
• Trombones, agrafes et autres pièces de métal : ils rouillent et endommagent les documents. Les remplacer, le cas échéant, par des trombones en plastique. Il faut également sortir les documents des classeurs à anneaux et enlever les reliures pour la même raison.
• Élastiques : avec le temps, ils se dessèchent et se cassent tout en laissant des traces sur le papier.

Les boîtes et leur contenu sont ensuite préparés : 

• Les documents à conserver ensemble (p. ex. un dossier qui était dans une chemise plastifiée ou un ensemble de pages qui étaient agrafées) sont à assembler avec une intercalaire en papier. Les intercalaires, de format A5, sont faits à partir de feuilles A4 pliées en 2. Les documents sont regroupés par sujet ou thématique, et forment un dossier d'archives.
• Les dossiers sont archivés dans des fourres en carton. L'intitulé du dossier et les dates extrêmes sont inscrits, au crayon gris, sur la couverture (p. ex. procès-verbaux, 1995-2000). Les fourres sont ensuite regroupées dans les boîtes d'archives.
• Les boîtes sont remplies de façon homogène, ni trop pleines, ni partiellement vides. Il doit être aisé de glisser sa main dans la boîte.
• Le numéro de versement, donné par les AAP, est inscrit sur chacune des boîtes sur la face, avec la languette ou la tirette accessibles. Toutes les boîtes sont numérotées en continu à la suite du numéro de versement (p. ex. pour le versement 2025/4, la 6ème boîte sera numérotée 2025/4/6).

               Numéro de versement et numérotation des boîtes                                        Bonne distribution des documents dans la boîte                                           Documents avec intercalaires en papier

Conservation limitée

Les dossiers à conservation limitée, qui sont à détruire après le délai de conservation, peuvent rester dans leur conditionnement d'origine. Il n'est notamment pas nécessaire de retirer les matériaux bureautiques non conformes à la préservation à long terme (fourres, chemises plastiques, pièces métalliques, etc.).

Bordereau et inventaire

Un inventaire succinct du contenu de chaque boîte est à inscrire sur le bordereau de versement. Les documents à conservation limitée sont à indiquer en fin d'inventaire. Le bordereau est à signer par le service versant et doit être envoyé aux AAP par mail  à archives-patrimoniales(at)unige.ch ou par courrier interne.

Transport

Pour le transport des archives, le service versant prend contact avec les Archives administratives et patrimoniales (AAP) pour la planification. La Division des bâtiments et de la logistique (DIBAT) prend en charge le règlement de la facture.

Pour les versements de 75 boîtes ou plus, le service versant envoie une personne qui se charge de la mise en rayon aux AAP ou sollicite les services d'une entreprise spécialisée de déménagement, en accord avec les disponibilités des AAP.

Consultation des archives déposées

Les services versants ont accès en tout temps à leurs archives, en contactant les AAP. Les chercheuses et chercheurs accèdent aux documents en accord avec la LArch (voir page Consulter les archives).