Règlement interne de l'Assemblée

Uni Dufour

REGLEMENT INTERNE DE L'ASSEMBLÉE DE L'UNIVERSITÉ
du 26 avril 2023

En application de l’article 13 du Statut de l’Université de Genève, l'Assemblée de l’Université fixe sa procédure dans un règlement interne.

Article 1 Ordre du jour de l'Assemblée 

1. L’ordre du jour de l'Assemblée est composé des sujets que les membres l'Assemblée doivent examiner en séance.

2. Il comporte une durée indicative pour ses différents points et un horaire général pour la séance. Si la liste des objets est chargée, l’ordre du jour prévoit qu’un ou plusieurs points font l’objet d’un débat par tour de parole limité.

3. L’ordre du jour est envoyé aux membres et aux invité-es au moins une semaine avant la séance.

4. Un suivi de la séance précédente est établi en début de séance.

5. Un bilan de séance est établi à la suite de la séance. Il est joint au procès-verbal.

Article 2 Établissement de l’ordre du jour 

1. Le Bureau prépare l’ordre du jour. Il retient, en premier lieu, les sujets pour lesquels le Bureau et/ou les obligations légales (LU, Règlements) requièrent la priorité.

2. Les membres de l'Assemblée ou du rectorat peuvent proposer des points à l’ordre du jour en adressant au Bureau, au moins quinze jours avant la séance un exposé des motifs accompagné des documents nécessaires.

3. Si une ou un membre de l'Assemblée le demande, l'Assemblée peut modifier l’ordre du jour préparé par le Bureau, à l’exclusion de l’ajout de tout nouveau point, avant que l'Assemblée ne l’adopte.

Art. 3 Convocation de l'Assemblée 

3.1. Modalités de convocation : le Président ou la Présidente convoque l'Assemblée selon un calendrier des séances ordinaires qui est envoyé aux membres au début de l’année académique pour l’année académique.

3.2. Séance extraordinaire : le Bureau peut, soit de sa propre initiative, soit à la demande du Recteur ou de la Rectrice ou de cinq membres de l'Assemblée, convoquer une séance extraordinaire.

Art. 4 Séances de l'Assemblée 

4.1. Publicité des séances : les séances de l'Assemblée sont publiques. L'Assemblée peut restreindre ou supprimer la publicité de ses séances en raison d’un intérêt prépondérant. Dans la mesure du possible, elle sollicite pour préavis le service responsable LIPAD de l’université au sens de l’art. 50 al. 1er LIPAD et l’informe dans tous les cas de sa décision. Les séances ont lieu en présentiel. Le Bureau peut organiser des séances en visioconférence ou en mode hybride à condition que :

a) le système de vote utilisé assure l’expression fidèle et sûre de la volonté de l’assemblée ; et que

b) le droit à un débat équitable soit garanti.

4.2. Conflit d’intérêts : Les membres de l’Assemblée se récusent dans les cas et aux conditions prévues aux ch. 1, 2, 3 et 5 de la directive du Rectorat de l’Université de Genève sur la gestion des conflits d’intérêts dans le cadre des commissions universitaires du 24 novembre 2022.

Le Président ou la Présidente demande au plus tard en début de séance l’existence d’éventuels conflits d’intérêts sur les points à l’ordre du jour. L’Assemblée tranche en cas de doute. Les membres récusées ou récusés ne sont comptabilisés ni dans le calcul des quorums ni dans celui des majorités requises.

4.3. Quorum : l'Assemblée ne délibère, ne vote et n’élit valablement que si le quorum est atteint.

Le quorum est la moitié au moins du nombre de membres de l’Assemblée défini par la loi diminué du nombre de sièges vacants et de membres récusés ou récusées.

Le Président ou la Présidente vérifie que le quorum est atteint :

a) en début de séance ;

b) avant toute délibération, vote ou élection ;

c) si une ou un membre le demande.

Si le quorum n’est pas ou n’est plus atteint, le Président ou la Présidente :

a) n’ouvre pas la séance, en diffère l’ouverture, la suspend ou la lève ; ou

b) passe au point suivant de l’ordre du jour ; ou

c) ne débute pas la procédure de vote ou d’élection.

4.4. Invité-es : le rectorat est invité aux séances de l’Assemblée, de même que toute autre personne dont la présence est utile aux débats. L’ordre du jour leur est envoyé au moins une semaine avant la séance.  

4.5. Enregistrements : les séances de l’Assemblée font l’objet d’un enregistrement audio afin de favoriser la précision des procès-verbaux. Les enregistrements sont détruits dès que le procès-verbal a été approuvé. Les séances à huis clos ne sont pas enregistrées.

4.6. Procès-verbaux : L’assemblée tient un procès-verbal des séances publiques et non publiques qui contient :

a) l’énoncé des décisions ;

b) le nombre des voix pour et contre une proposition si elles ont été dénombrées, de même que les voix nulles et les abstentions ;

c) les résultats des scrutins auxquels l’assemblée a procédé ;

d) la composition des commissions ;

e) le noms des orateurs ou oratrices ;

f) tous les faits qui méritent d’être notés.

Le procès-verbal des séances non publique ne mentionne que le corps d’appartenance des membres de l’assemblée lorsque celles-ci ou ceux-ci prennent la parole.

Le procès-verbal des séances à huis clos contient uniquement :

a) un résumé des décisions ;

b) les résultats des scrutins auxquels l’assemblée a procédé.

Le procès-verbal des séances est adopté à la séance suivante à la majorité simple des membres présents.

Dès son approbation, il est disponible pour consultation sur le site de l’Assemblée. Il peut également être obtenu au secrétariat de l’Assemblée sur demande.

4.7. Bulletin de l’Assemblée : l’Assemblée informe la communauté universitaire de ses activités par des bulletins de séance.

Les bulletins de séance sont rédigés par le secrétariat et approuvés par le Bureau.

Art. 5 Modalités

5.1. Prise de parole : le Président ou la Présidente donne la parole. Les membres de l’Assemblée, le rectorat et les invité-es manifestent leur volonté d’intervenir à main levée et parlent dans l’ordre d’inscription. La parole est d’abord donnée à l’auteur-e du projet ou, si le projet a été traité en commission, à la personne chargée de rapporter les travaux de celle-ci.

5.2 Traitement des objets : un objet ne peut être débattu et décidé que dans le cadre défini par le point de l’ordre du jour dans lequel il s’inscrit.

5.3. Vote : seul un objet inscrit à un point décisionnel de l’ordre du jour peut être soumis au vote.

Lorsque le débat est clos, le Président ou la Présidente formule la question en votation sur laquelle les membres de l’assemblée se prononcent par oui ou par non ou s’abstiennent d’y répondre.

En cas de cumul de propositions, le Président ou la Présidente établit, avec si besoin l’aide du Bureau et du secrétariat, un plan de vote comprenant :

a) toutes les propositions déposées ;

b) la formulation des questions de vote ; et

c) l’ordre des votes.

Si une ou un membre de l’assemblée conteste la formulation de la question de vote ou le plan de vote, l’Assemblée tranche.

Formalités du vote : personne ne peut obtenir la parole durant le vote.

Le vote par procuration est interdit.

Le vote est secret si cinq membres au moins le demandent. L’Assemblée désigne dans ce cas deux personnes scrutatrices chargées d’assister le bureau lors du dépouillement.

Majorité requise : la décision est prise à la majorité simple des voix exprimées, sauf si une autre majorité est requise.

La voix de la présidence est prépondérante en cas d’égalité́ des voix lorsque le résultat du vote resterait sinon indécis.

Les abstentions et les votes nuls ne sont pas pris en compte dans le calcul de la majorité.

5.4. Vote par circulation : l’Assemblée peut décider par circulation sur proposition du bureau :

a) lorsque l’urgence le commande ; ou

b) pour les objets peu controversés ; ou

c) si l’assemblée en décide le principe en séance.

Si le vote par circulation n’a pas été décidé en séance, son principe est décidé à titre de question préliminaire dans le vote par circulation lui-même.

Le vote par circulation s’effectue par courriel ou tout autre moyen électronique.

Il ne peut être secret que si le système de vote électronique garantit l’expression sûre et fidèle du vote.

Le délai pour voter doit être suffisant.

Les règles applicables au vote en séance s’appliquent par analogie pour le surplus.  

5.5. Amendements : les amendements sont soumis au vote de l’Assemblée avant le vote sur l’ensemble du projet.  Les propositions d’amendement sont adressées par écrit au Bureau si possible au plus tard deux jours avant la séance.

5.6. Renvoi des débats : tout membre de l’Assemblée peut demander le renvoi d’un débat à une séance ultérieure, son renvoi en commission ou encore sa clôture. Le proposant ou la proposante motive brièvement sa proposition. Le cas échéant, le Président ou la Présidente donne la parole à un membre opposé au renvoi du débat afin qu’il motive brièvement sa position. La proposition est immédiatement soumise au vote.

5.7. Prise de parole : une prise de parole ne dépasse pas trois minutes, sauf si l’orateur ou l’oratrice est autrice principale d’une intervention ou rapporteuse d’un projet.

Personne ne peut obtenir la parole une fois suivante tant qu’une autre personne qui l’a demandée ne l’a pas encore obtenue.

L’Assemblée délibère par tour de parole limité si l’ordre du jour le décrète sur un point. Personne ne s’exprime plus de deux minutes et ne prend plus de deux fois la parole lors d’un débat par tour de parole limité, sauf si l’orateur ou l’oratrice est autrice principale d’une intervention ou rapporteuse d’un projet.

La Présidente ou le Président peut, d’office ou sur demande, modifier l’ordre de parole, en prolonger la durée ou autoriser une prise de parole supplémentaire pour :

a) l’autrice ou auteur principal d’une intervention ou la rapporteuse ou le rapporteur d’un projet ;

b) une ou un membre du rectorat ;

c) le ou la secrétaire générale ;

d) une personne auditionnée.

Toute oratrice ou orateur a le droit de répliquer en tout temps très brièvement à une attaque personnelle ou pour rectifier ses dires. Il ou elle s’adresse au Président ou à la Présidente qui décide sur-le-champ.

5.8. Rappel à l’ordre : le ou la Présidente rappelle à l’ordre toute personne qui :

a) s’écarte du thème à l’ordre du jour ;

b) viole le règlement ;

c) trouble la séance ;

d) manque de respect.

Il ou elle peut :

a) refuser la parole ou la retirer ;

b) prier la personne de quitter la salle ;

c) suspendre ou lever la séance.

Article 6 : Statut des décisions et des documents soumis à l'Assemblée  

6.1. Préavis : lorsque le préavis de l'Assemblée est requis (LU, art. 32, al. 3, lettres b,c,e,g), le Bureau reçoit les documents deux semaines avant la séance. Un premier débat est organisé en Assemblée. A l’issue de celui-ci, si l'Assemblée est prête à donner son préavis, le vote est organisé. Si des compléments d’information doivent être fournis, un second débat est organisé à la séance suivante, débouchant sur le vote quant au préavis.

6.2. L’adoption : lorsque qu’un texte est soumis à l'Assemblée (LU, art. 32, al. 3, lettres a et d), le Bureau reçoit les documents deux semaines avant la séance. Un premier débat est organisé en Assemblée. A l’issue de celui-ci, si l'Assemblée est prête à adopter le texte, le vote est organisé. Si des compléments d’information doivent être fournis, un second débat est organisé à la séance suivante, débouchant sur le vote.

6.3. La consultation : lorsque l'Assemblée est invitée par le rectorat à se prononcer à titre consultatif sur un objet (LU, art. 32, al. 3, lettre f), le Bureau reçoit les documents deux semaines avant la séance. Un texte présentant le ou les avis de ll'Assemblée est mis au vote à l’issue de la discussion. Si la synthèse n’est pas possible dans l’immédiat, le texte est proposé par le Bureau à la séance suivante. Au besoin, le vote peut être organisé par circulation.

6.4. Saisine : le Conseil d’orientation stratégique peut également, de sa propre initiative, saisir l'Assemblée de l’université d’une proposition ou d’un rapport (LU, art. 34, al. 5).

Le Comité d’éthique et de déontologie peut également, de sa propre initiative, saisir l’Assemblée de l’université d’une proposition ou d’un rapport (LU, art. 35, al. 4).

En cas de désaccord au sein du Conseil rectorat-décanats (CRD), une majorité simple des doyennes et doyens peut décider de soumettre le sujet de désaccord à l’Assemblée de l’université afin qu’elle donne son avis (Statut, art. 5, al.3).

Article 7 Instruments de l'Assemblée

7.1. Questions au rectorat : tout membre peut soumettre une question au rectorat, soit par écrit au plus tard cinq jours avant la séance, soit oralement lors de la séance. La question écrite est communiquée à tous les membres de l’Assemblée ; le rectorat y répond par écrit. La réponse écrite est commentée par la personne qui l’a soumise, laquelle peut demander oralement un complément d’information à la réponse écrite du rectorat. Si le rectorat n’est pas en mesure de répondre spontanément à la question orale, la réponse sera donnée lors de la séance ordinaire suivante. La réponse et le commentaire ne sont pas suivis d’un débat, à moins que le Président ou la Présidente n’en décide autrement.

7.2. La motion : l’Assemblée de l’université est l’autorité représentative de la communauté universitaire. Elle peut formuler de sa propre initiative toute recommandation à l’intention du rectorat ; les autres organes centraux et les unités principales d’enseignement et de recherche répondent à ses questions par l’intermédiaire du rectorat (LU, art. 32, al. 5).

7.3. Commissions : l’Assemblée peut créer des commissions permanentes et, en tout temps, des commissions ad hoc pour l’étude de problèmes particuliers. Leur composition est définie par l’Assemblée et chaque corps a le droit d’y être représenté. Aucun corps ne peut y être majoritaire. Les membres des commissions sont des membres de l’assemblée. L’assemblée peut nommer des membres suppléants ou suppléantes. Les commissions s’organisent librement. Elles désignent une présidence ou une co-présidence en leur sein. L’Assemblée fixe le mandat de la commission et, cas échant, un délai pour la présentation d’un rapport.

La commission invite et consulte librement toute personne qu’elle estime utile pour l’accomplissement de son mandat. Chaque membre de l’assemblée peut participer à titre consultatif aux séances.

Elle tient un procès-verbal décisionnel de ses séances. Une fois approuvé, celui-ci peut être consulté librement par chaque membre de l’assemblée et doit être communiqué au secrétariat de l’Assemblée.

Lorsque la commission est chargée de rapporter un projet, les membres qui se distancient de la position de la majorité peuvent indiquer leur position et proposer des amendements dans un rapport de minorité.

Article 8 Attribution du Président ou de la Présidente 

Le Président ou la Présidente préside les séances de l'Assemblée et signe ses courriers.

Il ou elle dirige la discussion mais ne délibère pas. S’il ou elle souhaite participer aux débats, il ou elle se fait remplacer par le ou la vice-présidente ou la doyenne ou doyen d’âge présent.

Il ou elle s’abstient en principe de voter, sauf si le vote est secret, si une majorité qualifiée est requise ou si celui-ci porte sur la désignation ou l’élection d’une personne.

En tant que porte-parole de l'Assemblée, il ou elle est en principe invité-e à prononcer une allocution lors de la cérémonie du Dies academicus.

Il ou elle exerce ses attributions en toute impartialité. Il garantit un traitement équitable entre les différents corps de l’ Assemblée. Il fait preuve de collégialité à l’égard des autres membres du Bureau.

Il-elle est le-la responsable fonctionnel du-de la secrétaire de l'Assemblée.

Article 9 Bureau de l'Assemblée 

Il est composé du Président ou de la Présidente assisté-e de quatre membres issus des différents corps de l'Assemblée.

Les membres du Bureau sont désignés pour un an et rééligibles.

Si un corps n’arrive pas à désigner son représentant ou sa représentante au Bureau, l’Assemblée procède à une élection à la majorité simple.

Les corps sont appelés à favoriser la mixité.

9.1. Vice-Présidence : l'Assemblée élit parmi les membres du Bureau, à la majorité simple, son vice-président ou sa vice-présidente, qui doit appartenir à un autre corps que celui auquel appartient le président ou la présidente.

Le vice-président ou la vice-présidente supplée le Président ou la Présidente lorsqu’il ou elle ne peut pas exercer ses fonctions.

Article 10 Élection du Président ou de la Présidente de l'Assemblée

Le Président ou la Présidente est élu-e pour un an et rééligible une fois.

10.1. Représentation des corps : le nouveau Président ou la nouvelle Présidente doit être issu-e d’un autre corps que le Président ou la Présidente sortant-e lorsqu’au moins 2 candidat-es d’un autre corps se présentent à l’élection. Dans le casaucun-e ou un-e seul-e candidat-e se présente, alors le nouveau Président ou la nouvelle Présidente peut être issu du même corps.

10.2. Quorum de présence : le Président ou la Présidente ne peut être élu-e que si les 2/3 des membres sont présents ou présentes.

10.3. Mode de scrutin : l’élection du Président ou de la Présidente a lieu au scrutin secret et uninominal.

10.4. Majorité qualifiée et simple : est élu-e le-la candidat-e qui obtient les suffrages des 2/3 des membres présents ou présentes (majorité qualifiée). Si la majorité qualifiée n’est pas atteinte au deuxième tour de scrutin, l’élection a lieu à la majorité simple au troisième tour.

Article 11 Secrétariat de l'Assemblée

Le ou la Secrétaire de l'Assemblée assure les travaux de l'Assemblée.

Il ou elle collabore avec la Présidence et le Bureau pour apporter tout le soutien nécessaire à l’élaboration de l’ordre du jour, à la préparation des séances et à tous travaux utiles à la bonne marche de l'Assemblée.

Il ou elle rédige l’ordre du jour, le procès-verbal de séance, le bulletin de l'Assemblée et tous les documents utiles aux travaux de l'Assemblée.

Il ou elle est responsable du site de l'Assemblée.

Article 12 Entrée en vigueur et clause abrogatoire

12.1. Le présent règlement entre en vigueur le 27 avril 2023

12.2. Il abroge le règlement du 9 octobre 2020