Conditions générales d'utilisation du service Open Access Publications

1. Définitions et terminologie

Le service Open Access Publications, ci-après service OAP, est un service de la Bibliothèque de l’Université de Genève permettant l'hébergement de revues électroniques en libre accès (Open Access - OA) et la gestion du processus de soumission, de relecture et de publication de leurs articles.

L’hébergeur est la Bibliothèque de l’Université de Genève, qui fournit et maintient le service OAP. (= publishing service provider)

Les comités éditoriaux sont, à travers leurs membres, les utilisateurs du service OAP grâce auquel ils gèrent et publient leur revue. Ils sont propriétaires du titre et responsables des contenus publiés. (= publisher)

Les revues sont des publications en série constituées de différentes contributions. Chaque revue est dédiée à une thématique et est gérée par un comité éditorial.

Les contributions représentent les divers types d’articles publiés au sein des revues (articles originaux, recensions, lettres, commentaires…).

Les auteurs/trices sont les personnes qui créent les contributions et qui en possèdent les droits de propriété intellectuelle.

Les internautes sont composé-es de toute personne naviguant sur le web et pouvant, de ce fait, accéder aux contributions publiées via le service OAP.

2. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après les “CGU”) définissent les règles d’utilisation du service OAP. Elles définissent en particulier les droits et les obligations de l’hébergeur ainsi que des comités éditoriaux dans le cadre du service OAP.

En utilisant le service OAP, les comités éditoriaux acceptent pleinement et sans réserve les présentes CGU.

Le service OAP se réserve le droit de modifier ces CGU à tout moment et en informera les comités éditoriaux. Seules les CGU en vigueur au moment de l’utilisation du service OAP sont applicables.

3. Droits et obligations des comités éditoriaux

3.1. À propos des revues

• Assumer la responsabilité et la gestion du contenu de leur revue, ainsi que des pages de présentation, de la charte éditoriale, des politiques et contrôles qualité et des activités de promotion.

• Diffuser les contributions (au minimum dans une version de base et complète) en OA, c’est-à-dire sans restriction de temps, de coût ou de localisation pour les internautes. Il est envisageable qu’un comité éditorial propose en parallèle des services payants, par exemple des versions imprimées ou des versions électroniques avancées (ePub, etc.).

• Attribuer une licence Creative Commons aux contributions. La licence recommandée est Creative Commons Attribution (CC BY).

• Afficher clairement la composition de l’ensemble de l’équipe éditoriale sur le site de la revue, y compris les informations de contact.

• Gérer l’encadrement des personnes externes au Comité éditorial en charge du processus éditorial et de la relecture des contributions (peer-review).

• Informer les auteurs/trices et les internautes de la politique de relecture des soumissions adoptée par la revue.

• Respecter les standards et bonnes pratiques de la publication scientifique, notamment les règles du Committee on Publication Ethics (COPE) – dont le but est de promouvoir l’éthique – et particulièrement le point sur la rétractation d’une contribution.

• Proposer au minimum une version PDF pour toutes les nouvelles contributions, et si possible également une version HTML du texte pour une meilleure accessibilité (par exemple générée grâce à JATS XML).

3.2. À propos des métadonnées

• Créer et gérer les métadonnées de la revue et des contributions, et le cas échéant demander aux auteurs/trices de fournir les informations adéquates. Dans ce sens, les comités éditoriaux s’efforcent de signaler si possible l’identifiant ORCID (Open Researcher and Contributor Identifier) de tou-tes les auteurs/trices ainsi que les bourses, les numéros de projet et les agences de financement supportant les recherches ayant débouchées sur les contributions.

• Mettre à disposition les métadonnées de la revue et des contributions sous une licence CC0 (domaine public).

• Assigner un ISSN à la revue (si nécessaire le demander à la Bibliothèque nationale suisse).

• Respecter la syntaxe des DOI définie par l’hébergeur, ayant conscience de l’importance de cet identifiant et de la nécessité impérative de ne pas le corrompre (modification, effacement, réattribution…).

• Afficher les citations (références bibliographiques) contenues dans une contribution dans les métadonnées de la contribution, selon le style choisi par le Comité éditorial, afin de favoriser les services de comptage de citations (altmetrics, OpenCitations, etc.).

• Répondre aux critères nécessaires à l’inscription dans le Directory of Open Access Journals et signaler à l’hébergeur les répertoires et registres spécifiques à sa discipline qui ne lui seraient pas connus.

3.3. En cas de retrait d’une contribution

• Fermer l’accès à la contribution en question sans la supprimer. En effet, chaque contribution étant identifiée avec un DOI (Digital Object Identifier) et référencée dans des bases de données externes, il est indispensable de préserver les pages destinataires de liens et de ne pas les effacer sans prévoir au préalable un mécanisme de redirection des liens. Ceci se fait en collaboration avec l’hébergeur et selon les recommandations COPE susmentionnées.

3.4. En cas de demande de paiement de frais de publication aux auteurs/trices (APC – Article Processing Charges)

• Discuter des modalités tarifaires avec l’hébergeur.

• Offrir un mécanisme de réduction, partielle ou totale, pour les auteurs/trices des pays à bas ou faibles revenus afin de ne pas les pénaliser.

• Exempter les collaborateurs/trices de l’Université de Genève de ces frais.

3.5. Lors de la mise en place de la revue sur OAP

• Fournir toutes les informations nécessaires demandées par l’hébergeur.

• Prendre en charge, si souhaité, le transfert du contenu et l’importation des éventuelles archives numérisées.

4. Droits et obligations de l’hébergeur

4.1. A propos du service OAP en général

• Proposer gratuitement le service OAP à la communauté UNIGE.

• Assurer le support technique.

• Effectuer les adaptations nécessaires pour la bonne marche de la revue, d’entente avec les comités éditoriaux.

• Sur demande, représenter et agir au nom des comités éditoriaux.

• Garantir le stockage et la préservation à long terme des contenus déposés dans OAP.

• Fournir pour chaque contribution un DOI afin que cette dernière puisse être identifiée et référencée de manière univoque et pérenne.

• Diffuser le plus largement possible les métadonnées afin d’assurer une visibilité maximale à la revue.

• Suspendre temporairement ou définitivement une contribution ou une revue en cas de non-respect avéré des présentes CGU ou des lois en vigueur et applicables.

4.2. Lors de la mise en place d’une revue sur OAP

• Mettre en place le site web et le système de gestion OJS (Open Journal System - https://pkp.sfu.ca/ojs/) selon les paramètres et les textes fournis par, et discutés avec, le comité éditorial.

• Former les membres du comité éditorial à l’utilisation du service et l’accompagner dans la phase de démarrage ou de migration.

• Donner accès à une version test du système (bac à sable) pour faciliter la prise en main de l’outil.

Version 1.0 du 29.02.2024