Les délais concerne l’ensemble des motifs d’absences (vacances, heures supplémentaires, accidents, maladie, maternité, etc.).

Depuis le bouclement de 2021, en réponse aux demandes des utilisateur-trice-s, un délai différencié a été introduit entre :

• les Vacances/Heures supplémentaires/complémentaires : ce délai s'inscrit dans le processus de bouclement annuel des comptes de l'Unige

• les autres absences (ex. congés spéciaux, accident/maladie/maternité) : ce délai s'inscrit dans le processus de génération d'indicateurs RH (ex.absentéisme).

L'ensemble des étapes GDA de déclaration/validation doivent être réalisées avant les délais.

Une fois le bouclement d'une année activé, les demandes d'absence GDA ne peuvent plus être ni déclarées, ni validées.

Les périodes d'absences concernées ne sont pas prises en compte dans le décompte des soldes annuels.

La gestion du solde des années antérieures en est impactée.

Pour les vacances et heures supplémentaires/complémentaires :

L'année suivant le bouclement (n+1), une écriture d'ajustement des soldes est enregistrée dans l'application GRH-ABSENCES par les gestionnaires d'absences des subdivisions concernées.

• Date de début : 01.01.202n+1 AM / Date de fin : 01.01.202n+1 AM.

• Selon la situation, les motifs d'absence suivants sont utilisés :

• "Solde reporté de l'année précédente : augmentation"

• "S - Solde reporté de l'année précédente : diminution".

Pour les congés spéciaux, absences professionnelles et autres absences sans réduction de salaire :

Ces types d'absences ne peuvent pas être enregistrés rétroactivement après les délais.

Pour les absences accident/maladie/maternité :

L'application GDA ne peut plus être utilisée. Seul un enregistrement rétroactif dans l'application GRH-ABSENCE reste possible.

Situation actuelle :

• Seule la personne ayant créé l'avis d'absence GDA peut le supprimer.

• Seul un avis d'absence GDA possédant un statut "brouillon" peut être supprimé.

• Un avis d'absence GDA possédant un statut "soumis" peut être refusé afin de l'affecter à la personne l'ayant créé pour suppression.

Situation à venir :

• Une évolution GDA est en cours afin de permettre la réaffectation d'un avis d'absence possédant un statut "brouillon" à une personne différente de celle l'ayant créé.

Vérifier :

• que l'avis d'absence GDA concerne une absence non prise / non effective

• si l'absence a été prise, qu'un enregistrement correspondant figure dans GRH-ABSENCE.

Les réductions du droit aux vacances sont saisies dans GRH-ABSENCES dans l’année de survenance des absences afin de garantir le calcul correct du solde vacances des années antérieures.

Le délai applicable est celui des vacances et heures supplémentaires/complémentaires.

L'année suivant le bouclement (n+1), une écriture d'ajustement des soldes est enregistrée dans l'application GRH-ABSENCES :

• Date de début : 01.01.202n+1 AM / Date de fin : 01.01.202n+1 AM.

• Motif d'absence : "Solde reporté de l'année précédente : diminution".

Les absences et les droits de la nouvelle année sont visibles dans GRH-Absences sur l'année précédente jusqu'à l'expiration du délai de fin de saisie des vacances/heures supplémentaires/complémentaires.