Accès aux applications RH – Contrôle qualité
Des contrôles mensuels sont effectués sur les personnes inactives et les personnes externes ayant des accès aux applications RH.
Un contrôle annuel est effectué en collaboration avec les administrateurs/trices pour les facultés, les directeurs/trices pour les divisions, les responsables pour les autres subdivisions. L’objectif est de s'assurer que les accès aux applications RH correspondent à la réalité opérationnelle des facultés/subdivisions ainsi qu'à l'évolution des rôles et responsabilités des collaborateurs/trices concerné-es (ex. départs, mobilité interne). Les Responsables RH contrôlent à leur tour les accès actifs et les demandes de modification indiquées par les entités.
Des contrôles ponctuels peuvent être réalisés selon les besoins internes à la DIRH ou d’une entité.
Pour assurer la protection des données RH, des contrôles mensuels, annuels et ponctuels des accès aux applications RH sont réalisés en étroite collaboration entre les différents Facultés/Centres/Entités et la DIRH.
Ces contrôles font partie du dispositif de contrôle interne (SCI).
Les demandes d'accès aux applications RH s'effectuent via les formulaires :
Les demandes d’accès aux applications RH sont validées par 3 personnes différentes :
- Le/la bénéficiaire, qui s’engage à n'accéder qu'aux informations strictement nécessaires à l'accomplissement de son travail.
- Les administrateurs/trices pour les facultés, les directeurs/trices pour les divisions, les responsables pour les autres subdivisions (ex. directeurs/trices de centres/instituts), chacun-e pour le périmètre faisant partie de son domaine de responsabilité.
- Le/La Responsable RH en charge du pôle concerné par la demande d’accès.
Pour en savoir plus : Obtenir un accès aux applications RH
Le pôle opérationnel du SCGSI réceptionne les demandes d’accès, effectue un contrôle qualité, remonte les points d’attention aux Responsables RH pour validation, active les accès et informe les bénéficiaires et les demandeurs/euses.
Lors de chaque demande d’accès un contrôle qualité entre les critères d’octroi et la demande d’accès est effectué.
Les points suivants sont passés en revue :
- Complétude du formulaire (champ vide, informations contradictoires, signature manquante)
- Légitimité du/de la signataire / demandeur (peut s’engager sur la structure d’accès, est reconnu comme référence pour l’entité)
- Situation du/de la bénéficiaire (durée contrat, structure, fonction, accès actuels, besoin en formation)
Le Pôle opérationnel du SCGSI retournera vers l’envoyeur afin de signaler les éventuels points de non-conformité ou demander un complément d’information.
La demande assortie des résultats d’analyse est ensuite transmise au/à la responsable RH en charge de la structure d’accès. Celui/celle-ci statuera sur la validation ou non de la demande.
Pour en savoir plus : Obtenir un accès aux applications RH