A savoir

Déclaration des fichiers

La tenue d'un Catalogue des fichiers par le PPDT est prévue par l'art. 43 LIPAD. Ce catalogue recense les fichiers des institutions publiques genevoises comportant des données personnelles, dont les fichiers déclarés de l'UNIGE. Il joue un rôle important dans la mise en œuvre des principes de la loi, particulièrement sous l'angle de la transparence, et facilite pour les personnes concernées l'exercice de leurs droits en matière de protection des données personnelles.

La fiche-info du PPDT consacrée au Catalogue des fichiers présente les principaux éléments, ainsi qu'un bref comparatif  avec le Registre des activités de traitements selon le RGPD.

 

Un  fichier au sens de la LIPAD est tout système destiné à réunir, sur quelque support que ce soit, des données personnelles d’un segment de population déterminé, et structuré de manière à permettre de relier les informations recensées aux personnes qu’elles concernent (art. 4 let. d LIPAD).

Par exemple : une liste de personnes et leur coordonnées pour l’envoi d’une newsletter hebdomadaire.

Ne constituent pas des fichiers, même s’ils comprennent des données personnelles, les documents, tableaux, listes ou outils (art. 17 al. 1 RIPAD) :

  • synthétisant des informations à caractère scientifique ou technique à des fins internes de contrôle interne ou d’analyse;
  • servant à des fins de planification ou de suivi de l’exécution des tâches légales d’une institution;
  • récapitulant les procédures et dossiers en cours dans une institution;
  • présentant un état de situation des débiteurs d’une institution;
  • récapitulant les situations potentielles de conflits d’intérêts avec des mandataires ou partenaires extérieurs.

Les fichiers de l’UNIGE doivent être annoncés au Catalogue des fichiers tenu par le Préposé cantonal à la protection des données et à la transparence (art. 43 al. 1 LIPAD). Ils sont rendus public. Cette publicité ne porte que sur le fichier en tant que tel et non sur leur contenu ou les documents d’annonce de fichier (art. 43 al. 3 LIPAD et 18 al. 4 RIPAD).

Sont exemptés de cet enregistrement, les fichiers éphémères qui ne recensent aucune donnée personnelle sensible ou profil de la personnalité et dont la durée de vie n’excède pas 1 an. Cela peut comprendre notamment (art. 17 al. 2 RIPAD) :

  • des extraits ou des copies à un moment donné d’un fichier régulièrement mis à jour et accessible à un cercle restreint de personnes;
  • une liste d’adresses de personnes physiques ou morales constituée en vue de mettre sur pied des manifestations protocolaires, récréatives, scientifiques, culturelles, sportives ou de promotion économique;
  • un récapitulatif de candidatures dans le cadre des procédures de recrutement du personnel;
  • les journaux techniques qui permettent à l’institution de maîtriser ses risques en matière de sécurité de l’information.

De même, l’extraction d’un fichier de données pour un usage unique ou temporaire ne donne pas lieu à un enregistrement si les conditions d’exploitation de cette extraction sont identiques à celles du fichier principal soumis à l’obligation d’annonce (art. 19 al. 1 RIPAD).

L’annonce d’un fichier par un-e collaborateur-trice de l’Université de Genève doit être transmise, via le formulaire ad doc dûment complété, au/à la responsable LIPAD de l’UNIGE qui se charge (après éventuelle itération) de la communiquer au Préposé cantonal.

Cette annonce doit comprendre toutes précisions utiles sur les informations traitées, la base légale de leur traitement, leur état de validité ou la fréquence de leur mise à jour et de leur épuration et leur accessibilité (art. 43 al. 1 LIPAD).