Délai de fin d’enregistrement des absences 2020
L’Université de Genève porte une attention particulière au suivi des absences/absentéisme ainsi qu’à la mise à jour et à la qualité de ces informations ; c’est pourquoi, nous sollicitons tous les 4 mois votre participation en la matière.
A ce titre, nous vous informons que le délai institutionnel de déclaration/validation/saisie des absences, situation au 31 décembre 2020, est fixé au vendredi 8 janvier 2021 à 17h00. Cette opération déclenchera la création de l’année de gestion 2021 ainsi que le transfert des soldes 2020 sur 2021. Vous trouverez toutes les dates clés dans la vue synoptique ci-dessous.
Rappel des actions soumises à la même échéance :
- validation RH des certificats maladie concernant l’année 2020
- enregistrement de la réduction des droits aux vacances 2020
- saisie des dérogations de report des soldes des années antérieures à 2020.
Nous vous remercions pour votre précieuse collaboration.
Pour la Division des ressources humaines
Informations importantes
Délai: Le délai concerne l’ensemble des motifs d’absences (vacances, heures supplémentaires, accidents, maladie, maternité, etc.) et comprend l'étape de validation par les RH des certificats maladie concernant des périodes antérieures au 31 décembre 2020.
Les réductions du droit aux vacances 2020 doivent être saisies dans GRH dans l’année de survenance des absences afin de garantir le calcul correct du solde vacances des années antérieures (voir maladie/accident durant les vacances). Toute opération enregistrée après le vendredi 8 janvier 2021 à 17h00 doit être signalée à la DIRH afin que l'opération de suppression des soldes au 31 août 2021 se déroule correctement.
Suppression des soldes vacances années antérieures à 2020 : la date limite de saisie des dérogations est fixée exceptionnellement au 8 janvier 2021 (voir page Coronavirus/Vacances et News Suppression des soldes vacances années antérieures). Le report des soldes 2020 sur 2021 prendra en compte la suppression des soldes des années antérieures.
Informations pratiques du Support RH
Demandes GDA 2020 : Toutes les demandes GDA 2020 doivent être validées avant le délai institutionnel de bouclement des absences. Les demandes "soumises" non validées, ne pourront plus être validées après le délai et ne sont pas reportées dans les soldes après le bouclement RH. Le cas échéant, les soldes GDA portail et GRH- Absences pourraient ne plus être en concordance. Pour rappel, seuls les soldes validés sont reportés dans GRH- Absences et font foi.
Vérification des soldes au 31.12.2020: Les listes de contrôle suivantes sont disponibles sur l'application GRH via le menu [Absences\Editions et extractions\Liste des soldes par subdivisions] :
- soldes vacances et heures supplémentaires => pour une vue générale
- personnes actives sans ligne "Vacances" enregistrées => pour identifier les éventuels oublis
- personnes inactives avec un solde ouvert => pour traiter les éventuels soldes ouverts
=> voir aussi page web Support RH / GRH-Absences / Editer des listes d'absences.
Vérification des absences par les collaborateurs/trices : L'Espace RH du portail UNIGE, via l'application "GDI - Gestion des données individuelles", permet aux collaborateurs/trices de procéder à une vérification de leurs propres absences. Il est donc possible de solliciter leur contrôle afin de garantir la conformité des données saisies.