VADE MECUM

mis à jour le: 15.11.2021

 

1. Survol du programme et contexte historique

Depuis les années 2010, dans les universités anglo-saxonnes, des programmes de Students as Partners (SaP) ont été développés avec la volonté de créer un espace de collaboration favorisant le travail conjoint d’enseignement et d’apprentissage. Dans ce cadre, les étudiant-es peuvent être amené-es à collaborer avec le personnel enseignant ou administratif, d’autres étudiant-es mais aussi des alumni et autres membres de la société civile. En janvier 2020, le vice-recteur en charge du numérique a confié au Bureau de la Transformation Numérique (BTN) la mission d’étudier la faisabilité de développer un projet de partenariat étudiant à l’Université de Genève, ceci afin de promouvoir la mise en place de synergies de collaboration au sein de la communauté universitaire. L’objectif visé, en particulier avec les étudiant-es, était d’encourager leur potentiel de créativité et d’innovation dans des projets menés par l’institution, sur le modèle de la plateforme « Patients Partenaires » développée aux HUG. Dans le cadre de ses activités, le BTN pilote dorénavant un programme de projet partenaire (P3) avec pour objectif de favoriser le développement de projets innovants formulés par les membres de la communauté universitaire et contribuant à la transformation de l'institution. L’accessibilité du programme se veut claire et égalitaire et le fruit des projets doivent bénéficier à la communauté. Le programme favorise une approche holistique tout en tenant compte des spécificités et besoins de chacun. Il se pose en intermédiaire transparent permettant aux membres de la communauté universitaire de concrétiser leurs idées de manière autonome.

2. Définition des partenariats

Les partenariats du P3 offrent la possibilité aux étudiant-es et aux collaborateurs-trices de l’Université de Genève de travailler ensemble au développement de projets de transformation de l’institution. Le rôle du programme est de fournir un cadre favorable et de faciliter l’interaction entre les partenaires et de permettre un travail de co-création. Les projets sont initiés par les membres de la communauté universitaire, c’est à dire qu’ils sont pensés et proposés par ceux-ci lors d’un appel à projet et font l’objet d’une sélection par un comité indépendant.

À la suite de cette sélection, les étudiant-es et collaborateur-trices sont mis en partenariat, ce qui est désignée comme un appariement:

  • Les projets proposés par les collaborateurs-trices sont publiés sur une plateforme en ligne permettant aux étudiant-es de choisir le projet auquel ils/elles souhaitent contribuer et de déposer une candidature pour en devenir partenaire.
  • Les projets proposés par des étudiant-es doivent être soutenus par un-e collaborateur-trice acceptant d’être partenaire du projet. Par conséquent, ces projets ne sont pas publiés sur la plateforme en ligne puisqu’ils constituent déjà un partenariat.
  • Les projets proposés par une association étudiant-e, au même titre que les projets proposés individuellement, doivent être soutenus par un-e collaborateur-trice qui sera partenaire du projet.

Les projets font l’objet d’une collaboration équitable entre au moins un-e étudiant-e et un-e membre du personnel administratif ou académique. Les étudiant-es peuvent remplir une large variété de rôles au sein du partenariat. Il est attendu qu’ils/elles puissent contribuer de manière significative à la réalisation et à l’orientation du projet, tant sur le plan opérationnel qu’intellectuel et que ce travail possède une valeur d’apprentissage.

Les partenariats servent à encourager la transversalité. Ils ne sont pas isolés aux salles de classes ni aux services dans lesquels ils s’inscrivent. Il s’agit également d’une opportunité pour faire preuve d’engagement à travers l’institution et ancrer son projet au sein de tous les aspects de l’université. Les projets proposés doivent explicitement servir à la transformation et l’amélioration des services ou des valeurs de l’institution, d’une faculté, un service ou d’un groupe de la communauté universitaire. Un projet ne peut en aucun cas bénéficier au seul porteur du projet.

Le travail des partenariats fait l’objet d’une reconnaissance et d’une valorisation. Les contributions des étudiant-es comme les collaborateurs-trices sont reconnues et chacun est nommé et identifié publiquement où cela est pertinent et possible et, le cas échéant pour les étudiant-es, rétribué par des crédits ECTS. Les projets n’ont pas l’obligation pour l’étudiant-e d’aboutir mais, le cas échéant, l’institution a le devoir de mettre en œuvre le déploiement des solutions développées.

3. Eligibilité

Tous-tes les étudiant-es immatriculé-es à l’Université de Genève sont éligibles à rejoindre un partenariat du P3. Une expérience a priori ou des compétences spécifiques en lien avec le projet développé peuvent présenter un avantage, mais ne constituent pas un prérequis pour être admissible.

Le P3 valorise la diversité des profils et des expériences et encourage la pluridisciplinarité et la transversalité des partenariats. Toutefois, certains projets peuvent exiger des compétences ou un niveau académique minimum (par ex. Des compétences de programmation pour le développement d’une application informatique). Il est donc crucial de lire attentivement la définition d’un projet avant de poser sa candidature.

Tous-tes les membres du personnel académique enseignant, administratif ou technique peuvent déposer un projet pour bénéficier de l’encadrement du P3. Les étudiant-es souhaitant déposer un projet dont ils sont porteurs peuvent le faire également. Toutefois, dans l’état actuel du programme, il nous est impossible d’assurer la diffusion des projets portés par les étudiant-es auprès du personnel académique. La demande doit donc être soutenue par un-e collaborateur-trice s’engageant à prendre le rôle de partenaire si le projet est sélectionné.                        

4. Champ d'action des projets

N'importe quel projet de transformation de l’Université de Genève est admissible s'il respecte les critères établis par le présent règlement.

L’intention du P3 est d’encadrer des projets couvrant un très large panel d’activités. Ces projets peuvent être formulés dans le cadre d’un cours, des charges d’un service ou de manière autonome. Il s’agit d’engager la communauté́ universitaire dans un processus collaboratif pour le développement de solutions répondant à̀ des besoins précis. Cela concerne autant les outils et services numériques, les processus administratifs, les méthodes pédagogiques, les Objectifs de Développement Durable ou les activités culturelles et sportives. On parle alors d’innovation institutionnelle.

À des fins purement indicatives, voici une liste non-exhaustive de projets pouvant faire l’objet d’un encadrement par le P3: 

  • Développement d’un chatbot pour les admissions                                      
  • Mise en place d’un réseau consultatif étudiant (i.e. sondage) pour la gestion de crise
  • Co-création d’un cours en ligne sur une thématique sous-représentée dans le programme académique             
  • Évaluation des ressources existantes à l’Université pour les personnes en situation d’handicap   
  • Organisation d’une conférence internationale ou d’un workshop                           
  • Développement d’une stratégie de promotion pour améliorer l’attractivité d’un master
  • Participer à une expérimentation et/ou contribuer à une publication scientifique

5. Processus

a. Appel à projet

Le P3 effectue deux fois par an un appel à projet ouvert à l’ensemble de la communauté universitaire et au cours duquel ses membres sont invités à soumettre leurs idées via un formulaire ad hoc accessible depuis le site web du P3.

L’appel à projet est communiqué sur les canaux habituels de communications de l’Université et par la newsletter du P3. Il est ouvert pendant une période de 3 à 4 semaines. Aucun projet n’est accepté en dehors de cette période.

Le formulaire de projet doit être rempli dans son intégralité et conformément aux champs prévus. Les projets qui ne respectent pas la forme demandée seront écartés automatiquement.

Le formulaire de projet a trois fonctions. La première est d’identifier le porteur du projet, la deuxième est de permettre son évaluation par le comité de sélection afin d'évaluer le respect des critères et principes fondamentaux du programme. Troisièmement, il permet d’extraire les informations pertinentes à sa publication et sa diffusion sur la plateforme en ligne d’appariement.

b. Sélection des projets

Un comité de sélection se chargera d’évaluer les projets selon les critères détaillés ci-après et de valider leur encadrement par le P3 :

  • Enseignement : Les projets doivent offrir un apprentissage aux étudiant-e. De manière générale, les projets doivent être pensés de sorte à garantir, pour les étudiant-es, la possibilité de contribuer intellectuellement à leur développement. Par exemple, un projet dirigé dans le seul but de bénéficier à un-e collaborateur-trice, sans apprentissage pour l’étudiant-e, est exclu.
  • Cahier des charges : La définition d’un projet doit clairement comporter des éléments d’une contribution égalitaire entre les collaborateurs-trices et les étudiant-es. Chacun doit pouvoir bénéficier de cette collaboration, sur le plan personnel comme professionnel, tout en devant s’y investir équitablement. Les projets demandent un investissement conséquent et les partenaires doivent être en mesure d’y consacrer le temps nécessaire pour travailler de manière collaborative.
  • Bénéfice : Les projets doivent apporter une transformation à l’institution, cela par le développement d'outils et de services numériques, la facilitation de la recherche et de l'enseignement, l'amélioration des processus administratifs et des méthodes pédagogiques ou la création d'activités culturelles ou sportives. Le projet ne doit pas porter sur une solution ou un projet déjà en cours à l’Université ou, le cas échéant, doit justifier de sa pertinence, comme le fait d'impliquer un-e étudiant-e dans le projet.
  • Transparence : Les projets sont ouverts à la contribution de partenaires issus d’une grande diversité de personnes sans aucune distinction possible. Si elle est inévitable, l’attribution de critères de sélection est clairement définie de manière transparente et justifiée par le besoin de compétences techniques non commutables et les questions d’équité et d’inclusions sont prises en compte.
  • Faisabilité : Le projet doit être terminé en 1 ou 2 semestres et être réalisable compte tenu des ressources à disposition. Une évaluation de ces ressources doit être fournie.
  • Charge de travail : Le nombre d’heures nécessaires à la réalisation des projets est justifié. La charge de travail annoncée doit raisonnablement permettre de finir le projet dans un nombre d’heures défini. Un projet ne peut pas avoir une charge inférieure à 50h (≈ 2 ECTS) et ne devrait pas dépasser 120 heures pour un semestre (≈ 4 ECTS). Si la charge de travail estimée est supérieure, mais nécessaire compte tenu de la nature du projet, il est possible de faire la demande d’une dérogation. Dans ce cas, il peut être exigé de prévoir une rémunération pour l’étudiant-e (taux ARE) à hauteur du pourcentage attendu (par ex : 160h ≈ 10%).
  • Pérennisation : Le porteur de projet prévoit et décrit les mesures prises pour que la solution proposée perdure au-delà du P3. Cela inclut le choix du support (par ex. qui peut bénéficier de la maintenance de la DiSTIC avec Concrete5 pour le web), le financement si nécessaire ou la transmission des savoirs. 

 

c. Appel aux participants

Lors de la publication en ligne des projets retenus par le comité de sélection, un appel à participer est effectué auprès de la communauté étudiante universitaire. Cet appel est adressé principalement aux étudiant-es puisqu’il s’agit de projets soumis par des collaborateurs-trices. Les projets soumis par des étudiant-es font l’objet d’un appariement préalable au dépôt du projet.

Lors de cet appel à participer, les étudiant-es sont invités à consulter les projets proposés pour le semestre à venir et à déposer leur candidature avec le formulaire ad hoc en mentionnant un maximum de trois projets souhaités par ordre de préférence. Le formulaire sert à identifier les étudiant-es, évaluer leur profil si cela est pertinent pour le projet sélectionné (par ex. si le projet est limité à un cours ou si des compétences uniques sont requises) et à exprimer leur motivation à participer au P3.

d. Sélection des participants

La sélection des participant-es se fait de manière transparente par l’équipe de coordination du P3. Les possibilités d’appariement sont suggérées par un algorithme sur la base des préférences indiquées par les étudiant-es. À partir de cette première répartition, une sélection est faite sur la base des profils enregistrés. En cas d’impossibilité de sélection sur une base objective, par exemple en cas de profils équivalents, le porteur de projet peut être amené à sélectionner le partenaire de son choix. Les étudiant-es qui auront été retenus seront mis en relation avec leurs partenaires et entameront le processus de travail, les étudiant-es qui n’auront pas été retenu-es seront notifié-es par e-mail et seront invité-es à présenter leur candidature une prochaine fois.

6. Recommandations et directives

 a.   Avant le projet

Avant de s’engager dans un projet du P3, il est fortement recommandé d’avoir lu le présent règlement attentivement et d’avoir consulté le site web du P3.

Pour rejoindre un projet du P3, il faut remplir un formulaire d’inscription dans lequel il est demandé, notamment, d’indiquer les trois projets d'intérêt par ordre de préférence. Il est très important de lire attentivement la description d’un projet avant de postuler à celui afin de comprendre ce qui est attendu en termes d’engagement. Une fois le partenariat assigné, le projet peut commencer.

Les recommandations suivantes permettent de définir un cadre de travail et à faciliter l’initialisation du projet :

  • Il s’agit d’un partenariat, et non pas d’un stage. L’étudiant-e n’est pas sous la direction d’une collaborateur-trice.
  • Très tôt, les partenaires prennent rendez-vous et se rencontrent. Les partenaires doivent comprendre clairement ce qui est attendu d’eux au cours du projet.
  • Il est utile de convenir d’une méthode de travail, si besoin avec des règles, des deadlines et des limites.
  • Il est important de définir clairement le niveau d’indépendance et d’autonomie entre l’étudiant-e et le/la collaborateur-trice.
  • Il peut être pertinent de faire un brainstorming d’idées sur la manière dont le projet sera mené.
  • Une bonne méthodologie de travail est d’identifier dès le début du projet les objectifs à long terme, les livrables qui mènent à ces objectifs et les cibles permettant de déterminer que les objectifs ont été atteints.
  • Attention à bien définir ensemble les implications professionnelles : ce qui peut être diffusé publiquement, ce qui est sous licence, si quelque chose fait l’objet d’une publication (article, présentation poster) quelle est la règle d’auteur, qu’est ce qui est mentionné dans un CV.
  • Il faut prendre le temps de déterminer quelles seront les conditions de travail pour l’étudiant (si un bureau est aménagé, rendez-vous à la cafétéria, du travail depuis la maison, etc.).
  • Ne pas oublier les détails logistiques: comment est-ce que les documents de travail, logiciels et autres seront partagés ? Licence, dropbox, Zotero, G drive., etc.
b.   Pendant le projet

La règle d’or du développement d’un projet c’est de ne pas tomber amoureux de vos idées ! Un projet est souvent exploratoire et demande d’évoluer et de changer parfois de direction en cours de route. Ne vous sentez pas obligé de fournir un résultat strictement identique à la définition qui a été soumise.

Gardez en tête les principes de travail AGILE.

Restez attentifs aux problèmes extérieurs à votre projet qui pourraient avoir un impact sur l’avancement de celui-ci.  

Les étudiants, n’ayez pas peur de prendre des initiatives et faire des suggestions.

Les idées viennent en cherchant et en discutant. Prenez le temps de faire une recherche en ligne sur ce qui existe déjà ailleurs (benchmarking) et à confronter les idées au sein de l’équipe (brainstorming). Vous devez être à l’aise pour aborder toutes les idées, même les plus folles, tout en vous assurant de rester dans le cadre du projet. N’oubliez pas, si une solution peut prendre plusieurs formes, votre objectif est de répondre à un problème précis.

En cas de doutes, n’hésitez pas à discuter de votre projet avec d’autres personnes. Cela peut être vos collègues, vos amis, les référents du P3 ou les autres participants lors des événements networking, ces événements sont faits pour cela.     

Votre interaction avec votre partenaire est l’élément le plus important et déterminant du succès de votre projet. Très tôt, définissez comment et où vous vous rencontrerez au cours du semestre et définissez la fréquence. Souvent, il est bien de prévoir un horaire fixe qui se répète, quitte à annuler par la suite. Assurez-vous que l’horaire convienne à tout le monde. S’il faut réserver une salle, pensez à le faire à l’avance, voire de la bloquer sur tout le semestre. La fréquence peut varier au cours du semestre selon les besoins et les autres obligations. Il est judicieux de se forcer à se voir régulièrement, même s’il y a peu à discuter. Il vaut mieux éviter d’annuler et reporter les rendez-vous, sauf cas particuliers.

Faîtes un résumé de vos réunions dans un document partagé. Le résumé devrait lister ce qui a été fait depuis la dernière fois, ce qui devra être fait et à quels deadlines, par qui. Si votre équipe comporte plus que deux partenaires, assurez-vous que tout le monde contribue aux discussions et donne un feedback sur l’avancement du projet.

Faites un plan du semestre avec des projections sur le temps qu’il faudra investir selon les étapes du projet. Le nombre d’heures peut varier énormément selon la phase du projet. Il est important d’en tenir compte pour ne pas avoir de conflit avec les autres obligations universitaires.

Un projet devrait représenter 50h à 90h de travail environ pour un semestre. Toute forme de travail investi (développement, meetings, lectures, etc.) devrait être inclue dans le calcul. Les événements proposés au cours du semestre ne sont pas inclus dans le calcul. Pendant ces heures, l’étudiant-e ne devrait pas travailler sur autre chose qui ne soit pas lié à l’avancement du projet.

Posez des questions ! Il ne faut pas hésiter à solliciter de l’aide auprès des référents du programme, mais aussi toute personne que vous jugez pouvoir apporter une aide pertinente au développement du projet. N’attendez pas la dernière minute pour le faire. Les collaborateurs sont toujours contents d’aider les étudiant-es, mais ils ont également d’autres échéances et ne peuvent pas toujours prioriser les demandes.

 c.   Après le projet

À la fin d’un projet, les membres du partenariat préparent une courte présentation de leur résultat qu’ils présenteront lors de l’événement de clôture du P3. Le/la porteur-euse de projet devra également préparer (avec l’aide de son partenaire) un bref rapport sur le projet, sur le travail effectué et les résultats à la fin de la période, suivant le modèle ci-après :

  • Description du projet dans son ensemble (avec objectifs et cibles)
  • Description des résultats à la fin du semestre
  • Une discussion sur les limitations du projet
  • Une description des perspectives futures (avec une description des étapes possibles à suivre, si pertinent) et du rôle de chacun (Si le projet n’est pas fini, l’étudiant-e et le collaborateur resteront en contact ? L'étudiant-e souhaite poursuivre le projet ? Que devient le travail fait ?).

Tous-tes les étudiant-es ayant contribué à un projet P3 et ayant rendu leur rapport conjoint d’activité attestant de leur travail recevront un certificat officiel de la part du P3. L’obtention d’un certificat est non contingente à la réussite ou à l’aboutissement du projet, toutefois la direction du P3 se réserve le droit de refuser de délivrer un certificat si l’investissement de l’étudiant-e est jugé insuffisant (par ex. nombre d’heure investies trop faible, mauvaise collaboration, etc.).

L’obtention de crédits ECTS est possible pour un projet du P3, mais pas systématique. Les étudiant-es inscrits à un cours permettant le travail par projet associé au P3 obtiennent leurs crédits automatiquement selon les critères établis par le règlement du cours et suite à l’évaluation du/de la professeur-e en charge. Les étudiant-es inscrits au P3 de manière indépendante peuvent faire valoir leur certificat auprès des conseillers d’étude de leur programme. La démarche est à l’initiative des étudiant-es. La direction du P3 soutien auprès des différentes faculté pour que leur engagement soit reconnu, mais ne peut garantir l’octroi de crédits ECTS. La décision d’octroyer ou non des crédits, ou d’inscrire le travail hors cursus, revient entièrement au décanat des facultés et aux conseillers d’études. Dans tous les cas, le certificat peut être valorisé dans un curriculum

 

ANNEXES

  1. Les étudiant-es et les collaborateurs-trices ont le devoir d’investir de leur temps, de manière équivalente, en contribution au projet. Ils ont également le devoir de travailler ensemble.
  2. Les étudiant-es et les collaborateur-trices ont le droit de pouvoir s’exprimer à propos de l’évolution du projet, des décisions et des résultats, ceci indépendamment de s’ils/elles sont les porteurs initiaux de l’idée de projet.
  3. Les étudiantes et les collaborateurs-trices ont le devoir de citer leurs partenaires lorsqu’ils présentent le fruit de leur travail conjoint.
  4. Les projets ont le droit d’échouer, mais les partenaires ont le devoir de prendre les mesures nécessaires pour permettre leur succès.
  5. Les partenaires se doivent un respect mutuel. Aucun n’est employé de l’autre, ni l’élève de l’autre.
  6. Les partenaires ont le droit d’organiser leur travail comme ils/elles le souhaitent.
  7. Le fruit du travail d'un-e collaborateur-trice est la propriété intellectuelle de l'Université. Le fruit du travail d'un-e étudiant-e est sa propriété intellectuelle. Le résultat des projet est donc la propriété intellectuelle partagée entre l'étudiant-e et l'Université et l'Université possède un droit d'utilisation illimité de la solution développée.
  8. Toute difficulté doit être adressée rapidement.

Ce document sert de guide pour organiser la première rencontre entre les partenaires. Il est recommandé d’en faire usage, mais cela ne constitue en rien une obligation. De plus, les points cités ne sont en rien exhaustifs, il s’agit plutôt d’un point de départ, et les partenaires sont encouragés à aller plus loin dans leur discussion. Prévoyez de noter ce qui sera discuté à propos du projet.