Demande de reconnaissance ou d'enregistrement

Le droit de l’association est régi en Suisse par les articles 60 à 79 du Code civil suisse. La règlementation est sommaire et contient peu de dispositions impératives, ce qui laisse une importante marge de manœuvre aux associations pour s’organiser.

Cela étant, les associations devraient être organisées de la manière la plus simple possible et ne pas s’encombrer d’obligations administratives complexes, susceptibles de les empêcher de fonctionner sur le long terme.

Vous trouverez ci-après quelques conseils pour créer une association et pour constituer un dossier de présentation (demande de reconnaissance ou d’enregistrement) au rectorat.

 Notes :

  • Les informations ci-dessous sont formulées pour la reconnaissance ou l'enregistrement d'associations étudiantes, qui représentent la majorité des cas; l'UNIGE peut également enregistrer ou reconnaître des associations composées de membres du personnel, ou encore d'étudiant-es et de membres du personnel. Pour de tels cas, certains éléments et formulations seront à adapter.
  • Des associations sur des thématiques particulières peuvent être enregistrées à l’UNIGE, mais inactives. Si vous envisagez de créer une association, contactez-nous auparavant pour vérifier si une simple re-activation ou une collaboration avec une association existante est envisageable.

 

 

Première étape: élaboration des statuts

Vous trouverez ci-contre un modèle de statuts à utiliser.

Dans la mesure du possible, le projet de statuts doit être soumis pour vérification au Rectorat avant la validation par l’AG de l’association. Dans le cas contraire, d’éventuelles modifications demandées par le Rectorat devront faire l’objet d’une AG extraordinaire, ce qui ralentit le processus.


Quelques remarques sur le fonctionnement d’une association :

CRÉATION DE L'ASSOCIATION 

Selon l’article 60 alinéa 1 du Code civil, les associations qui n’ont pas un but économique acquièrent la personnalité dès qu’elles expriment dans leurs statuts la volonté d’être organisées corporativement. Par conséquent, l’association acquiert la personnalité morale dès l’adoption des statuts par les membres fondateurs, à condition que les statuts répondent aux exigences minimales de la loi. Ainsi, l’existence de l’association est indépendante de toute démarche auprès du rectorat. 

ORGANES 
L’Assemblée générale: 
La composition et les attributions de l’Assemblée générale sont réglementées par les articles 64 à 68 du Code civil. Cet organe est composé de l’ensemble des membres de l’association, qui ont en principe un droit de vote égal. 

Le comité: 
Le comité est l’organe directeur et exécutif de l’association, dont les droits et devoirs sont réglementés par les articles 69 et 69a du Code civil. Il devrait être constitué au minimum de trois membres (président, secrétaire, trésorier) et ne devrait dans tous les cas pas compter trop de membres afin de ne pas compliquer son fonctionnement. 

Les vérificateurs aux comptes: 
Cet organe de révision n’est obligatoire qu’aux conditions prévues par l’article 69b du Code civil que les associations d’étudiants ne remplissent en principe pas. En revanche, il s’agit d’un organe indispensable aux associations reconnues et enregistrées pour bénéficier de subventions ordinaires et/ou extraordinaires (article 85 alinéa 3 du Statut de l’Université). A noter que les vérificateurs aux comptes peuvent être membres ou non de l’association, mais en aucun cas membres du comité

Deuxième étape: vérification des conditions de reconnaissance ou d'enregistrement du rectorat

Votre association doit remplir un certain nombre de conditions pour être reconnue ou enregistrée par l’Université. 

Les activités des associations d’étudiants qui souhaitent être reconnues ou enregistrées doivent être en rapport avec l’Université et respecter la charte d’éthique et de déontologie de l’Université. 

RECONNAISSANCE 
Les conditions de reconnaissance des associations figurent à l’article 81 alinéa 1 du Statut de l’Université, selon lesquelles: 

"Le rectorat reconnaît les associations de membres du corps professoral et du corps des collaborateurs et collaboratrices de l’enseignement et de la recherche, d’étudiants et d’étudiantes, et de membres du corps du personnel administratif et technique qui le lui demandent pourvu: 
a) qu’elles soient organisées conformément aux articles 60 à 79 du code civil; 
b) que leur effectif soit au minimum égal, pour les associations de membres du corps professoral et du corps des collaborateurs et collaboratrices de l’enseignement et de la recherche ainsi que du personnel administratif et technique, à 20 % des membres ou à 50 personnes de la catégorie ou des catégories intéressées, pour les associations d’étudiants à 10 % des étudiants et étudiantes appartenant à l’unité au niveau de laquelle elle se constitue et l’association doit compter au moins 10 membres; 
c) qu’elles exercent des activités en rapport avec l’université; 
d) que leur activité soit compatible avec la charte éthique et déontologique de l’université.". 

Si votre association ne remplit pas les conditions de reconnaissance, il se peut qu’elle remplisse celle de l’enregistrement. 

ENREGISTREMENT 
Le principe d’enregistrement des associations figure à l’article 82 du Statut de l’Université, selon laquelle: 

"Le rectorat peut enregistrer des associations et d’autres organisations qui ont un lien avec l’Université". 

Ont un lien avec l’Université notamment les associations dont une importante majorité des membres est immatriculée à l’Université de Genève et dont les activités au sein de l’Université sont exercées par des étudiants et pour des étudiants de l’Université. 

Une association constituée par des étudiants immatriculés à l’Université de Genève, mais qui n’a pas d’activité en lien avec l’Université ne remplit pas cette condition. De la même manière, une association qui exerce des activités au sein de l’Université, mais qui ne compte pas de membres immatriculés à l’Université, ne remplit pas les conditions d’un enregistrement. 

Compte tenu des éléments décrits ci-dessus, il convient de faire attention à la délimitation et à la détermination de la qualité de membres dans les statuts. 

En outre, par décisions du rectorat du 30 juin 2014 et du 27 avril 2016, les associations enregistrées doivent comprendre :

-       au moins 10 membres ;

-       une majorité de membres qui sont étudiants de l’UNIGE (51% ou plus) ;

-       un comité constitué, en principe, uniquement d’étudiants UNIGE.

 

Troisième étape: constitution d'un dossier pour le rectorat

Si les conditions de reconnaissances/d’enregistrement sont réalisées, il convient de constituer un dossier de demande au Rectorat. 

Celui-ci doit être préalablement soumis à M. Gerd Rothenberg, adjoint auprès du rectorat (022 379 85 88), qui se chargera de vérifier que les conditions soient remplies, que les statuts soient conformes à la loi et aux exigences du rectorat et que le dossier soit complet avant de le présenter au rectorat. 

Pour la demande de reconnaissance, le dossier doit comprendre:

  • La lettre de demande de reconnaissance

Modèle de lettre

  • Les statuts de l’association

Modèle de statuts

  • La liste des membres du comité;
  • La liste des vérificateurs aux comptes;
  • La liste des membres de l’association (nom, prénom et indication de l’unité de rattachement);
  • La preuve de leur représentativité au sein de l’unité concernée au sens de l’article 81 alinéa 1 lettre b du Statut de l’Université. Cette preuve peut consister en une attestation du nombre de personnes inscrites dans l’unité concernée (de la part du secrétariat de cette unité, p.ex), qui une fois comparée avec la liste des membres de l’association permettra de déterminer si le pourcentage de 10% est atteint ;
  • Une lettre de soutien du responsable de l’unité dans laquelle l’association est constituée.

Pour la demande d’enregistrement, le dossier doit comprendre:

  • La lettre de demande d’enregistrement

Modèle de lettre

  • Les statuts de l’association

Modèle de statuts

  • La liste des membres du comité;
  • La liste des vérificateurs aux comptes;
  • La liste des membres de l’association (nom, prénom et indication s’il est ou non immatriculé à l’Université).

 

Quatrième étape: décision du rectorat et droits conférés par la reconnaissance ou l'enregistrement

Sur la base du dossier de demande de reconnaissance ou d’enregistrement qui lui est soumis par l'adjoint M. Gerd Rothenberg, le rectorat prend sa décision. 

RECONNAISSANCE 
Si le rectorat décide de reconnaître une association, celle-ci acquiert les droits énumérés par les articles 84 alinéa 1 et 2 et 85 du Statut de l’Université, à savoir:

  • le droit d’affichage à l’intérieur des locaux universitaires (article 84 alinéa 1 lettre a du Statut de l’Université);
  • le droit d’utilisation des locaux disponibles pour des réunions ou des événements publics ayant trait à leur objectif déclaré (article 84 alinéa 1 lettre b du Statut de l’Université);
  • le droit aux ressources informatiques nécessaires à leurs activités (espace pour site internet, adresse électronique, diffusion de messages électroniques aux personnes concernées) (article 84 alinéa 1 lettre c du Statut de l’Université);
  • le droit d’être entendues par le rectorat, l’Assemblée de l’université, les décanats ou les conseils participatifs sur toute question intéressant directement la catégorie ou les catégories qu’elle représente (article 84 alinéa 2 du Statut de l’Université);
  • le droit à des subventions ordinaires en fonction du nombre d’adhérents astreints au paiement de taxes fixes (article 85 alinéa 1 du Statut de l’Université) conformément au règlement de la commission de gestion des taxes fixes et pour autant qu’elle possède un organe de gestion, un organe de vérification des comptes et qu’elle publie ses comptes (article 85 alinéa 3 du Statut de l’Université);
  • le droit à des subventions extraordinaires pour des activités d’intérêt général (article 85 alinéa 2 du Statut de l’Université) conformément au règlement de la commission de gestion des taxes fixes et pour autant qu’elle possède un organe de gestion, un organe de vérification des comptes et qu’elle publie ses comptes (article 85 alinéa 3 du Statut de l’Université).


ENREGISTREMENT 
Si le rectorat décide d’enregistrer une association, celle-ci acquiert une partie des droits énumérés par les articles 84 alinéa 1 et 85 du Statut de l’Université, à savoir:

  • le droit d’affichage à l’intérieur des locaux universitaires (article 84 alinéa 1 lettre a du Statut de l’Université);
  • le droit d’utilisation des locaux disponibles pour des réunions ou des événements publics ayant trait à leur objectif déclaré, mais uniquement à titre ponctuel et dans la limite des disponibilités des locaux (article 84 alinéa 1 lettre b du Statut de l’Université);
  • le droit aux ressources informatiques nécessaire à leurs activités (espace pour site internet, adresse électronique, diffusion de messages électroniques aux personnes concernées) (article 84 alinéa 1 lettre c du Statut de l’Université) après examen au cas par cas des demandes par le service de communication;
  • le droit à des subventions extraordinaires pour des activités d’intérêt général (article 85 alinéa 2 du Statut de l’Université) conformément au règlement de la commission de gestion des taxes fixes et pour autant qu’elle possède un organe de gestion, un organe de vérification des comptes et qu’elle publie ses comptes (article 85 alinéa 3 du Statut de l’Université) ;

 

DROITS ET DEVOIRS DES ASSOCIATIONS 
Les éventuelles activités de conseils des associations doivent se limiter à la relation entre les étudiants et l’Université et être gratuites. Les associations s’engagent à ne pas céder à des tiers, gratuitement ou contre-rémunération, les avantages et prestations qui leur sont consentis en leur qualité d’association reconnue ou enregistrée.

 

Cinquième étape: suivi des associations

MODIFICATIONS DE STATUTS 
Toute modification des statuts postérieure à la décision de reconnaissance ou d’enregistrement d’une association doit être communiquée à M. Gerd Rothenberg afin qu’il examine si les conditions de reconnaissance ou d’enregistrement sont toujours remplies. 

Pour des raisons pratiques, cette communication devrait intervenir avant que les modifications des statuts n’aient été approuvées en Assemblée générale. 


PREUVE DES ACTIVITÉS 
Conformément à l’article 81 alinéa 4 du Statut de l’Université, les associations doivent apporter régulièrement, mais au moins chaque cinq ans, la preuve de leur activité en présentant au rectorat:

  • un rapport d'activités;
  • une liste à jour des membres du comité avec leurs coordonnées ;
  • pour les associations reconnues, la preuve de leur représentativité.

Si l’association n’a pas déployé d’activité au cours des cinq années précédentes, le rectorat peut lui retirer sa reconnaissance ou son enregistrement. 

En outre, elles sont tenues de participer, sur demande, à la mise à jour de la base de données des associations d’étudiants et à informer le rectorat.


DEMANDE DES SUBVENTIONS À LA COMMISSION DE GESTION DES TAXES FIXES 
Les conditions permettant aux associations reconnues ou enregistrées d’obtenir des subventions ordinaires et/ou extraordinaires sont prévues par le règlement de la commission de gestion des taxes fixes (pdf). 

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site de la CGTF : www.unige.ch/taxes 

DISSOLUTION OU INACTIVITÉ D'UNE ASSOCIATION 
En cas de dissolution volontaire ou de par la loi de l’association ou d’une période prolongée d’inactivité, nous vous remercions d’en informer le rectorat, afin qu’il puisse annuler sa reconnaissance ou son enregistrement et mettre à jour la base de données des associations d’étudiants.

 

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