Informatique étudiants

Les outils des traitements de texte

Les exemples ont été réalisés sous Word 2003 : si les outils sont disposés différemment dans Word 2007, StarOffice 7 ou OpenOffice 3.0, leur principe de fonctionnement restent le même. Pour des questions qui ont trait aux spécificités de chaque programme (mise en place de numéros de page, forme des guillements, raccourcis, formats .doc et .pdf), consultez les pages concernant Word ou OpenOffice et StarOffice.

Outils de mise en page

Les boutons de la barre d'outils

menu caractères
Permet de changer la police, c'est-à-dire la forme des lettres/ caractères utilisés. On peut faire défiler et avoir un aperçu des différentes polices en cliquant sur le triangle pointant vers le bas situé à la droite de la case (ce principe s'applique pour toutes les cases disposant du même bouton). Les polices standard sont Arial, Garamond, Helvetica et Times New Roman pour la rédaction, et Verdana pour la publication sur internet.
menu tailles
Permet de modifier la taille des caractères. Les tailles standard sont 12 pour du Times New Roman et 11 pour de l'Arial.
boutons style
Permet de mettre en gras (G), en italique (I) ou de souligner (S).
boutons alignement
Règle l'alignement des paragraphes. Les 4 possibilités sont : alignement gauche, centré, alignement droite et justifier (prend si possible toute la place, de gauche à droite, allouée au corps de texte).
boutons puces et numérotation
Ces deux icônes permettent de commencer une liste de numéros ou de puces de différentes formes (ronds, carrés, flèches, etc). Le style de puces et de numéros peuvent être modifié en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l'option "Puces et numéros...". L'alignement des puces et numéros se fait automatiquement, mais peut-être modifié avec les taquets d'alignement, les barres de retraits (voir ci-dessous) ou les boutons de décalage de texte (voir suivant).
boutons décalage
Permet de décaler le texte de 1.25 vers la gauche ou vers la droite. Actionner ces boutons revient au même que déplacer la barre de retrait (voir ci-dessous).
boutons surlignage
Bouton de surlignage. Il permet de colorer un texte à la manière d'un stabilo pour le faire ressortir du texte. On peut cliquer sur l'icône pour passer du mode surlignage au mode normal ou sélectionner d'abord le texte et cliquer dessus pour le surligner. Il est possible de choisir la couleur.
bouton des couleurs
Permet de changer la couleur des caractères, comme ceci. Là aussi il est possible de choisir la couleur voulue, en cliquant sur la petite flèche à droite.

Les taquets d'alignement

Il existe 7 taquets d'alignement différents. On choisit le taquet désiré en cliquant dessus. Il s'insère, par un simple clic, dans la barre située en haut du document.

barre taquets
La règle du document, avec 3 taquets. Ils peuvent être déplacés ou supprimés à loisir (en les faisant glisser vers le bas). Pour aligner le texte, il faut se placer au début de celui-ci et appuyer sur la touche "Tab" du clavier, située à gauche, juste en dessus du "Caps Lock".
bouton taquet gauche
C'est le taquet par défaut : il permet un alignement à gauche de l'endroit où il est placé.
bouton taquet milieu
Idem, mais pour centrer le texte à cet endroit.
bouton taquet droite
Pareil que pour le premier, mais avec un alignement à droite.

Sous Word 2007, la règle n'apparaît pas par défaut. Pour la faire apparaître, appuyez sur le petit bouton "règle" au-dessus du défilement de page.

Les barres de retrait des paragraphes

barre de retrait gauche
C'est la barre de retrait à gauche de la règle. Elle est composé de deux parties : celle du haut (triangle pointant vers le bas) représente l'alignement de la première ligne du paragraphe, c'est à dire l'endroit où elle va commencer. Elle peut être mise en avant (i.e. alinéa) ou en retrait du corps principal du paragraphe. Celle du bas (triangle pointé vers le haut sur un carré) marque la limite gauche du paragraphe.
barre de retrait droite
C'est la barre de retrait à droite de la feuille : elle marque la limite de droite des paragraphes.

Les limites des pages

Vous pouvez, en plaçant la souris à l'intersection des zones claires et foncées, délimiter les marges de votre feuille (en haut, en bas, à gauche et à droite). Attention : un changement sur une page s'applique à l'ensemble du document.

limite page haut
Règle les limites en hauteur de la page.
limite page gauche
Règle les limites des côtés de la page.

Organisation d'un document : styles et table des matières

Hiérarchiser son document à l'aide des styles

Il est important, pour bien organiser son document, de le hiérarchiser. Word et StarOffice proposent une solution simple : l'attribution d'une hiérarchie avec des titres et des sous-titres, grâce au menu "Style". Dans un premier temps, il faut indiquer au traitement de texte quels sont vos titres et de quelle importance ils sont :

  • "Titre 1" est le plus important : il désigne souvent le titre principal d'un ouvrage ou d'un document ;
  • "Titre 2" et "Titre 3" désignent des titres secondaires, tels les sous-titres, les chapitres...

Pour ce faire, sélectionnez vos titres (avec la souris, trois clics ou un clic et déplacer jusqu'à que le titre entier soit sélectionné) et choisissez ensuite le titre voulu dans la liste des style (bouton situé en haut à gauche).

menu styles

Les styles sont par ordre alphabétique, il faut descendre jusqu'à la lettre "t" ("h" pour heading, si le programme est en anglais). Une fois le titre sélectionné, votre titre aura peut-être changé de forme (police, taille, corps). Modifiez-le à votre convenance. Le fichier conservera votre choix et vous pourrez directement sélectionnez le titre de cette forme la prochaine fois. Faites de même pour l'ensemble de vos titres jusqu'à ce que vous leur ayez attribué à tous un style "Titre" 1, 2 ou 3.

Créer une table des matières grâce aux styles

Une fois votre hiérarchie créée, positionnez-vous à l'endroit où vous souhaitez insérer votre table des matières:

  1. Allez dans "Insertion", "Référence", "Tables et Index";
  2. Cliquez sur l'onglet "Table des matières" et faites "OK" : la table des matières apparaîtra automatiquement.

Si vous changez votre texte et que les pages se décalent, ou si vous rajoutez/modifier des titres, la table des matières ne se mettra pas à jour automatiquement. Pour se faire, il faut faire un clic-droit dessus et sélectionner "mettre à jour". Vous aurez alors le choix de mettre à jour les numéros de page seulement ou également la présence de nouveaux titres et modifications.

Organisation d'un document : index

Insérer un index peut se révéler utile voire indispensable dans les grands travaux écrits, pour permettre une recherche à travers de nombreuses références (noms propres, lieux géographiques...). Il existe deux méthodes de travail : créer un document comprenant tous les termes à indexer et l'insérer dans votre travail, ou créer l'index directement dans votre document

Création d'un index à l'aide d'un document d'indexation

  1. Créez un document Word, et insérez un tableau avec une seule colonne et le nombre de lignes correspondant au nombre de mots désirés dans l’index (on peut mettre plus de lignes que de mots, ça ne pose pas de problème) ;
  2. Insérez les mots à indexer dans les lignes de la colonne (dans leur ordre d’apparition dans l’index) ;
  3. Sauvegardez (par exemple avec le nom "référence index.doc") ;
  4. Dans votre document principal, allez dans le menu "Insertion", "Référence", "Tables et Index" ;
  5. Dans l'onglet "Index", sélectionnez le boutton "Marquage auto..." ;
  6. Sélectionnez le fichier qui contient l'index (dans l'exemple, "référence index.doc").

Les mots de l'index apparaissent maintenant entre crochets dans votre document principal (la mise en évidence n'est pas imprimée, à l'instar des autres marques de format). Il faut encore insérer l'index en tant que tel :

  1. Cliquez sur la zone où vous voulez faire apparaître l'index ;
  2. Retournez dans le menu "Insertion", "Référence", "Table et Index" ;
  3. Dans l'onglet "Index", cliquez sur "Ok". C'est fait !

Outils de commentaire et de suivi de modification

Les éditeurs de texte possèdent des outils de commentaire de document, ainsi que de suivi des corrections. Ils se révèlent particulièrement utile lorsqu'il s'agit d'assurer le suivi d'un travail, entre étudiant et professeur, ou à plusieurs...

Outil de commentaire

Vous pouvez commenter un document - à l'attention d'un professeur ou d'un élève par exemple - à l'aide de l'insertion de commentaires :

  1. sélectionnez la partie du texte que vous voulez commenter ;
  2. allez dans le menu Insertion, Commentaire;
  3. entrez vos remarques sur la bulle qui s'est formée, à droite.
ajout commentaire
Exemple d'une bulle de commentaire

Suivi des modifications et des corrections

Vous pouvez utiliser un outil de suivi des modifications ; celui-ci permet, une fois activé, de mettre en évidence les modifications (texte et mise en page) faites dans un document. Pour l'activer :

  1. allez dans le menu Outils ;
  2. cliquez sur Suivi des modifications.
ajout correction
Exemple d'ajout de texte avec le suivi de modification
suppression
Exemple d'indication de suppression, avec le suivi de modification