Contenu du champ : Ville où se situe le siège social de la maison d'édition. Lieu d'édition.

Remarque :

• Lorsque plusieurs lieux d'édition sont mentionnés dans la publication, il n'est pas nécessaire de tous les citer. Le premier suffit.
• Si le lieu d'édition est inconnu, il faut laisser le champ totalement vide.
• Ne pas saisir [s.l.] ou [sine loco]
• Ne pas mettre un "-"
• L'adresse postale ou le nom du pays ne sont pas nécessaires

Contenu du champ : Nom de la maison d'édition (publisher)

Remarque :

• Il n'est pas nécessaire de conserver les informations complémentaires et non significatives associées au nom de la maison d'édition, sauf lorsque ça fait partie du nom
• Si le nom de la maison d'édition est inconnu, il faut laisser le champ totalement vide
• Ne pas indiquer [s.n.] ou [sine nomine]
• Ne pas laisser "-"

Contenu du champ : Nom d'une collection éditoriale.

Remarque :

• Ne pas confondre avec le nom d'une collection d'artefacts (par ex. la collection d'estampes d'un musée)

Contenu du champ : Numéro de début et de fin de pages pour un article ou un chapitre; numéro d'article (surtout pour les versions électroniques sans équivalent imprimées); nombre de pages d'un livre ou d'un rapport.

Dans le cas du dépôt d'un chapitre de livre ou d'un chapitre d'actes, insérer la pagination du chapitre, pas celle du livre contenant le chapitre.

Remarque :

• Ne pas ajouter les lettres « p. » ou « pp. » avant ou après la numérotation. Cette information est rajoutée automatiquement dans le formatage bibliographique, en fonction de la langue.
• Dans l'idéal, indiquer la page de début et la page de fin, séparé par un tiret, sans espace.
• Utiliser le tiret court entre les numéros de pages extrêmes, et pas le tiret long ou mi-long
• Supprimer les espaces inutiles
• S'il est nécessaire de préciser autre chose que des pages, le faire dans le champ "Remarque"
• Laisser le champ vide lorsque la pagination est inconnue.

Contenu du champ : Nom et prénom d'une personne avec son rôle concernant la publication (contient aussi les Collectivité auteur, cf. Collaboration)

On cherche à identifier toutes les personnes qui sont, ou ont été, collaboratrices de l'UNIGE, c'est-à-dire qui figurent dans la base de données des RH. L'objectif est de différencier les homonymes et de regrouper toutes les publications d'une personne sous une seule forme de son nom, sans que ça implique une quelconque affiliation de la publication à l'UNIGE.

Pour les ancien-nes collaborateurs/trices qui ne figurent pas dans la base des RH, il faut saisir de manière consistante le nom, prénom(s). Dans un tel cas, on doit cocher "NON" pour le choix "Auteur UNIGE".

Remarque :

• Pour les personnes UNIGE, le nom d'usage peut être différent du nom civil
• Le prénom n'est pas obligatoire afin de couvrir les rares cas où une personne n'en a pas

Forme du nom incorrecte dans la base de données : Les corrections sur la forme des noms/prénoms d'usage doivent être demandées aux RH selon le mémento avant de pouvoir être repliquées dans l'Archive. Il est possible d'indexer les notices avec plusieurs formes du nom afin de retrouver les premières publications d'une personne qui aurait changer de nom en cours de route.

Contenu du champ : Nom d'une collectivité regroupant plusieurs personnes.

Il est possible de saisir dans un deuxième formulaire les collaborateurs et collaboratrices membres de la collaboration.

Remarque :

• Pour les grosses collaborations (plusieurs dizaines, voire centaines de personnes), seules les collaborateurs/trices genevoises sont mentionnées

Contenu du champ : URL d'une version alternative, chez l'éditeur, de la publication.

Remarque :

• Ne pas laisser l'URL d'une page d'accueil ou d'une fiche promotionnelle
• Ne pas laisser l'URL d'un site web, car pas assez pérenne
• Attention à un URL très long et contenant des cookies de session, car il faut les supprimer
• Ne pas conserver l'URL s'il correspond au lien chez Crossref, car ça va faire doublon avec le DOI lui-même

Contenu du champ : Titre de la publication.

Remarque :

• Les titres entièrement écrit en lettres capitales doivent être transformés (usage selon la langue)
• Les titres exceptionnellement long (plus de 255 caractères) sont abrégés et le titre complet est mentionné dans le champ "Remarque"

Contenu du champ : Pour les livres, information sur l'édition particulière de la publication.

Remarque :

• Il n'est pas nécessaire de mentionner une première édition

Contenu du champ : Mot-clé libre

Remarque :

• Chaque mot-clé devrait commencer par une majuscule.
• Un script propose de découper individuellement les mots-clés sur le séparateur détecté (virgule, point-virgule, etc.)