Contenu du champ : Ville où se situe le siège social de la maison d'édition. Lieu d'édition.

Remarque :

• Lorsque plusieurs lieux d'édition sont mentionnés dans la publication, il n'est pas nécessaire de tous les citer. La ville où se trouve le siège social de l'éditeur suffit.
• Si le lieu d'édition est inconnu, il faut laisser le champ totalement vide.
• Ne pas saisir [s.l.] ou [sine loco]
• Ne pas mettre un "-"
• L'adresse postale ou le nom du pays ne sont pas nécessaires

Contenu du champ : Nom de la maison d'édition (publisher)

Remarque :

• Il n'est pas nécessaire de conserver les informations complémentaires et non significatives associées au nom de la maison d'édition, sauf lorsque ça fait partie du nom
• Si le nom de la maison d'édition est inconnu, il faut laisser le champ totalement vide
• Ne pas indiquer [s.n.] ou [sine nomine]
• Ne pas laisser "-"

Contenu des champs :

• Pour la majorité des documents : Date de 1ère mise en ligne et Date de publication
• Pour les diplômes : Date de soutenance et Date de l'imprimatur
• Pour présentations : Date de présentation et Date de publication

Depuis 2022, il existe 2 champs de date dans le formulaire de dépôt. AU MOINS UN DES DEUX CHAMPS DOIT ÊTRE REMPLI.

Remarque :

• La date de publication correspond à la sortie officielle du texte.
• La date de 1ère mise en ligne est en générale antérieure à la date de publication. Elle est surtout utilisée pour les documents qui paraissent en ligne avant la parution officielle du contenu.
• Il est fréquent pour les articles de faire un dépôt dans l’Archive alors qu'il n'existe qu’en ligne, et de compléter plus tard la notice avec la date de publication une fois la version imprimée du numéro publié.
• Lorsque les deux dates se trouvent sur des années civiles différentes, le système utilise (si elle est renseignée) la date de publication pour construire la référence bibliographique.
• La date de 1ère mise en ligne n'a rien à voir avec la date à laquelle le dépôt est effectué ou validé dans l'Archive ouverte. Elle ne doit pas être utilisée non plus pour indiquer la date de création de la notice.
• Si les deux dates sont identiques, il n'est pas utile de les mentionner toutes les deux. A priori la date de publication suffit.
• Pour les thèses de l'UNIGE, il faut au minimum la date de l'imprimatur.
• Pour les masters, seule la date de soutenance est renseignée

Contenu du champ : Nom d'une collection éditoriale.

Remarque :

• Ne pas confondre avec le nom d'une collection d'artefacts (par ex. la collection d'estampes d'un musée)

Contenu du champ : Numéro de début et de fin de pages pour un article ou un chapitre; numéro d'article (surtout pour les versions électroniques sans équivalent imprimé) ; nombre de pages d'un livre ou d'un rapport.

Dans le cas du dépôt d'un chapitre de livre ou d'un chapitre d'actes, insérer la pagination du chapitre, pas celle du livre contenant le chapitre.

Remarque :

• Ne pas ajouter les lettres « p. » ou « pp. » avant ou après la numérotation. Cette information est rajoutée automatiquement dans le formatage bibliographique, en fonction de la langue.
• Dans l'idéal, indiquer les numéros de page de début et de fin, séparés par un tiret, sans espace.
• Utiliser le tiret court entre les numéros de pages extrêmes, et pas le tiret long ou mi-long
• Supprimer les espaces inutiles
• S'il est nécessaire de préciser autre chose que des pages, le faire dans le champ "Remarque"
• Laisser le champ vide lorsque la pagination est inconnue.

Contenu du champ : Nom et prénom d'une personne avec son rôle concernant la publication (contient aussi les Collectivités auteur, cf. Collaboration)

Plus d'information pour les éditeurs/trices scientifiques dans la page Cas particuliers.

On cherche à identifier toutes les personnes qui sont, ou ont été, collaboratrices de l'UNIGE, c'est-à-dire qui figurent dans la base de données des RH. L'objectif est de différencier les homonymes et de regrouper toutes les publications d'une personne sous une seule forme de son nom.

Pour les ancien-nes collaborateurs/trices qui ne figurent pas dans la base des RH (avant les années 1970 environ), il faut saisir de manière cohérente le nom, prénom(s). Dans un tel cas, on doit cocher "NON" pour le choix "Auteur UNIGE".

Remarque :

• Pour les personnes UNIGE, le nom d'usage peut être différent du nom civil
• Le prénom n'est pas obligatoire afin de couvrir les rares cas où une personne n'en a pas
• On essaie d'identifier les personnes, même si la publication n'est pas de l'UNIGE (écrite avant l'arrivée de l'auteur-e à l'UNIGE)

Forme du nom incorrecte dans la base de données

Une personne actuellement employée par l'UNIGE (ou immatriculée) peut demander à corriger la forme de ses noms/prénoms. Une demande doit être adressée aux RH comme expliquer dans le mémento. Ce n'est qu'après modification que le nouveau nom/prénom sera disponible pour l'Archive.

Si la personne est connue sous plusieurs noms, il est possible d'indexer les documents dans l'Archive sous ces diverses formes afin de retrouver les premières publications d'une personne à partir du nouveau nom. La demande doit être adressée à archive-ouverte(at)unige.ch.

Nom en CAPITAL. Lorsque le nom de famille d'une personne retrouvé par l'Archive est entièrement en capital, il faut faire une demande aux responsables des données Oracle à l'UNIGE via le Centra d'Accueil des Demandes afin qu'ils corrigent la saisie.

Contenu du champ : Nom d'une collectivité regroupant plusieurs personnes.

Il est possible de saisir dans un deuxième formulaire les collaborateurs et collaboratrices membres de la collaboration.

Remarque :

• Pour les grandes collaborations (plusieurs dizaines, voire centaines de personnes), seules les collaborateurs/trices genevoises sont mentionnées

Contenu du champ : URL d'une version alternative, chez l'éditeur, de la publication.

Remarque :

• Ne pas laisser l'URL d'une page d'accueil ou d'une fiche promotionnelle
• Ne pas laisser l'URL d'un site web, car pas assez pérenne
• Attention à un URL très long et contenant des cookies de session, car il faut les supprimer

Contenu du champ : Titre de la publication.

Remarque :

• Les titres entièrement écrit en lettres capitales doivent être transformés (usage selon la langue)
• Les titres exceptionnellement longs (plus de 255 caractères) sont abrégés et le titre complet est mentionné dans le champ "Remarque"

Contenu du champ : Pour les livres, information sur l'édition particulière de la publication.

Remarque :

• Il n'est pas nécessaire de mentionner une première édition

Contenu du champ : Mot-clé libre

Remarque :

• Chaque mot-clé devrait commencer par une majuscule.
• Un script propose de découper individuellement les mots-clés sur le séparateur détecté (virgule, point-virgule, etc.)