Collaborations

Usage des collaborations

Mentionner le nom d'une collaboration (collectivité-auteur) en lieu et place d'une liste de personnes est propre à certaines disciplines, typiquement en physique des particules expérimentale (illustration 1) ou lors d'études à large échelle en médecine. Il arrive dans certain cas, qu'une liste de personne soit mélangée avec une ou des collaborations (illustration 2).

Saisie d'une collaboration

Le même formulaire est utilisé pour saisir une personne ou une collaboration, avec un bouton spécifique à chaque situation comme illustré ci-dessous.

S'il est nécessaire de mentionner la liste des collaborateurs/trices, il faut alors cocher la case "Ajouter des membres d'une collaboration..." qui va ouvrir un deuxième tableau permettant la saisie de ces personnes.

Importation par identifiant

Lorsqu'une publication est déposée via un identifiant (DOI, synchronisation ORCID...) et que les métadonnées contiennent plusieurs dizaines de contributeurs/trices, le système est paramétré  afin de ne reprendre que les 100 premières entrées pour éviter le plantage du script d'import. En plus de ce premier ensemble, toutes les personnes contributeur/trice qui arrivent ensuite ET qui ont les mots "Genève, Geneva, UNIGE, HUG" dans leur affiliation sont également importées.

La qualité des métadonnées sources joue un grand rôle dans cette étape, car en l'absence d'information sur les affiliations, il n'est pas possible d'identifier les personnes UNIGE. La saisie manuelle est alors indispensable.

L'identification des personnes UNIGE via leur ORCID va aussi être mise en place.

Message de l'interface avertissant de la situation

Démarche de travail

Une fois les 100+ premières entrées récupérées depuis les métadonnées, deux situations peuvent se présenter :

1. Le nom de la collaboration existe dans les métadonnées
2. Aucune collaboration n'est importée

Si le nom de la collaboration figure parmi les entrées importées, il faut passer à l'étape suivante. Sinon, il faut saisir le nom de la collaboration tel qu'il figure dans la publication. S'il n'est pas mentionné, il revient alors à la personne en charge de la validation de créer une collaboration artificiellement en lui donnant un nom neutre, par exemple "Collaboration".

L'étape suivante vise à repérer et identifier parmi les contributeurs/trices celles et ceux qui sont UNIGE. Si les métadonnées étaient lacunaires, il est aussi nécessaire d'ajouter à la main ces personnes. Il est inutile d'effacer les personnes non-UNIGE, car cela se fait automatiquement à l'étape suivante.

La dernière opération consiste à nettoyer la liste. Au sommet de la page, un nouveau bouton est apparu lorsqu'une collaboration a été saisie. Il permet d'effacer les contributeurs/trices non-UNIGE et de déplacer les personnes UNIGE vers le tableau des collaborateurs/trices.

Pratique dans l'Archive ouverte

Comme il peut y avoir plusieurs centaines, voire milliers de personnes dans une collaboration, il devient préférable à un certain moment de remplacer les auteurs/trices par le nom d'une collaboration. Aucune règle fixe n'a été définie dans l'Archive ouverte, mais au-delà de 30 personnes il faut y penser sérieusement.

• Lorsqu'un article contient une très longue liste d'auteurs/trices mais pas de nom de collaboration, l'usage dans l'Archive ouverte est de créer un groupement fictif intitulé "Collaboration".
• Lorsqu'on mentionne une collaboration et que les collaborateurs/trices sont très nombreuses, seules celles affiliées à l'UNIGE sont citées.

Lors de l'importation par identifiant (DOI, PMID...) d'un article, le système récupère les cent premières personnes, puis uniquement celles qui possèdent une affiliation UNIGE ou HUG dans les métadonnées.