La séance idéale n'existe pas !
Une séance, ça peut être un grand moment de solitude. Une ou deux personnes parlent, les autres écoutent (quand ils ne répondent pas à leurs mails). Le PV est déjà écrit avant le début de la séance et, de toute façon, aucune décision ne sera prise sauf une : il faut qu'on se revoie pour décider !
Ou… une séance, ça peut être un moment d'intelligence collective où on répond à une bonne question par des actions et des décisions. Mais cette séance, elle n'existe pas… elle se prépare !
Ce temps de préparation est une promesse d'un temps gagné lors de la séance et d'un résultat satisfaisant. Pour ça, il faut en connaitre quelques clés.
Tout d'abord, il faut définir un objectif clair et l'exprimer explicitement en début de séance. Pas de non-dit, pas de sous-entendu, mais un objectif visible pendant toute la durée de la séance.
Ensuite, il s’agit de partager au reste de l'équipe le cadre du jeu : respect, écoute active, méthode de prise de décision, qui prend les notes, qui fait respecter les time-box, etc… le secret ? Une fois ces habitudes prises, on gagne un temps fou sur les séances suivantes !
Chacun est un expert dans son domaine et chaque séance de demande pas toutes les expertises. Par conséquent, il ne faut pas hésiter à inviter moins de monde, mais les bonnes personnes pour ce sujet-là.
Généralement, quand on est invités à une séance, on sait très bien quand elle commence, quand elle se termine, sans trop savoir à quel moment on sera utile, ni si on le sera. Il est donc fort probable que vos collègues soient bien contents d'éviter une séance pour laquelle ils apportent peu de valeur, et puissent se concentrer sur une autre tâche en haut de leurs priorités.
Et finalement, l’orientation. Quand on va quelque part, on met le GPS (plus personne ne lit une carte à l'avance, je crois !) et on suit le guide. Eh bien, pour atteindre notre objectif en réunion, c'est pareil ! Il faut suivre les étapes qui nous amènent à bon port et pour ça, le mieux, c'est d'avoir un déroulé simple, indiquant à chaque étape ce que chaque membre de la séance doit faire et en combien de temps.
Maintenant que l’on a toutes les pièces, il faut mettre de l'huile dans les rouages et ça porte un nom : la facilitation. Qu'est-ce que c'est ? C’est l’art d’aider un groupe à mieux travailler ensemble.
La préparation est la première étape de la facilitation en y mettant un peu d’intention :
- définir son objectif,
- poser un cadre,
- choisir les participants,
- penser à un déroulé
- et tenir la barre en toute discrétion pour garder le cap afin de créer les conditions d’échanges plus efficaces… et parfois même agréables.
Allez, soyons honnête, ce n'est peut-être pas une “séance idéale”, mais ce sera certainement une séance utile. Et, avouons-le, c’est déjà beaucoup !
Article rédigé par Aurélie Schröder, avec l'aide de chatGPT