Avec plusieurs centaines d’événements publics organisés chaque année, l’UNIGE est directement impactée par ces restrictions. Néanmoins, l’annulation pure et simple n’est pas la règle. S’appuyant sur l’expérience du printemps et anticipant un automne peu propice aux rassemblements, les responsables de l’organisation d’événements à l’UNIGE ont tout mis en œuvre pour continuer à offrir des moments d‘échanges et des débats de qualité afin de préserver la mission de service à la cité de l’institution. Les célébrations, telles que les remises de prix ou de diplômes, sont des moments rituels importants (lire «Confiner sa santé mentale», paru dans LeJournal), et assurer autant que possible leur tenue revêt une importance plus grande encore en cette période troublée.
Mais comment organiser des événements sans public et parfois sans intervenant-es dans la salle? On peut penser qu’il suffirait de poser une caméra face à la scène ou de créer un webinaire, mais la tâche est moins simple qu’il n’y paraît. En réalité, un événement qui espère atteindre une forte audience doit être entièrement repensé pour être suivi à distance. Face à son écran, le public n’a en effet pas accès aux mêmes informations sensorielles, il n’a pas la même attention, est moins patient et se déconcentrera plus rapidement en cas de problèmes techniques ou de longueurs (lire «La communication sociale à l'épreuve de la visioconférence» paru dans LeJournal). Pour espérer capter un public virtuel, il faut tenir compte de tous ces éléments en adaptant les durées et les formats des événements, en scénarisant leur déroulé. Pour toute personne concernée, la page internet «Organiser un événement virtuel ou hybride» est une mine d’informations. On y trouve des explications, des idées, des conseils pratiques ainsi qu’une boîte à outils pour basculer de nombreux types d’événements (conférence, débat, colloque, cérémonie, hackaton, portes ouvertes, etc.) vers des formes virtuelles ou hybrides (à la fois en présentiel et en ligne).
Le dies au format télévisuel
Pour David Ferreira Gomes, chargé de l’organisation du Dies academicus, qui s’est tenu le 9 octobre dans une forme hybride, «il est important d’avoir une vision de l’événement que l’on veut organiser. Pour la cérémonie du Dies, nous souhaitions assurer la même qualité en salle et à l’écran, l’idée étant que le public distant puisse ressentir les mêmes émotions que celui physiquement présent. Pour atteindre cet objectif, nous avons dû changer le format.» En effet, la cérémonie a été raccourcie, rendue plus dynamique, les interactions sur scène ont été pensées pour l’écran (éviter, par exemple, que les intervenant-es ne détournent la tête de la caméra), des allocutions se sont faites sous forme de capsules vidéo, d’autres ont été complétées par des images. Le résultat est un produit de qualité télévisuelle. Léman Bleu a d’ailleurs retransmis l’événement en direct en y ajoutant des commentaires, élargissant ainsi son audience. Le recours à la visioconférence et à des équipes TV pour des lauréat-es qui ont participé à la cérémonie depuis Paris, l’Australie ou la Guyane, a par ailleurs permis de réduire l’impact environnemental de l’événement.
Autre exemple avec les Welcome Days. Ces journées d’accueil et de présentation des services aux étudiant-es se sont tenues cette année sur une plateforme virtuelle. Habituellement dispensé en salle sous forme de présentations, le contenu a été divisé en modules et les informations transmises à l’aide de capsules vidéo et par l’intermédiaire de discussions en ligne (live chat). La manifestation a compté un grand nombre d’inscriptions (3200) et de discussions (1150). Les utilisateurs/trices ont apprécié de pouvoir accéder aux contenus qu’elles et ils choisissaient et d’avoir la possibilité de les consulter en différé. L’équipe d’organisation relève, quant à elle, que les vidéos créées à cette occasion pourront être réutilisées et que la participation était moins contraignante pour les services. Satisfaite, elle souligne toutefois que, bien que le Festival des associations et le programme Campus coach aient pu avoir lieu en présentiel, la dimension humaine a manqué cette année.
Recevoir son diplôme depuis la maison
Prochainement, l’UNIGE accueillera la Semaine mondiale de l’entrepreneuriat à Genève, qui prévoit un programme alléchant de plus de 40 sessions, exclusivement en ligne. Coordinatrice de cette manifestation, Constance Möller a choisi de transformer la salle U600 en studio TV, la rendant ainsi beaucoup plus flexible et adaptée à la captation vidéo. L’un des enjeux majeurs de la virtualisation de l’événement résidera dans le maintien d’une forme d’interactivité entre les intervenant-es et les participant-es. Les différents témoignages, ateliers et conférences sont en effet habituellement des moments d’échange et de réseautage importants. Le chat, associé à la vidéo live, permettra de remplir cette fonction.
S‘il est un moment de la vie que l‘on ne peut imaginer en virtuel, c’est bien la cérémonie de remise des diplômes, qui marque pour les étudiant-es la fin d’un cursus. Pour cette raison, la Faculté des sciences et celle des sciences de la société l’ont repoussée en 2021. La Faculté d’économie et de management a, quant à elle, choisi de maintenir l’événement en faisant le choix de proposer une formule en ligne. Les diplômé-es, les lauréat-es et leurs familles – sans limite de nombre – assisteront ainsi à la cérémonie depuis la maison. Les discours du recteur et du doyen seront donnés à l’Université et retransmis en direct, ceux des lauréat-es et des partenaires (sponsors des prix) se feront sous la forme de courtes vidéos. Lors de la remise officielle des diplômes, les 287 noms seront annoncés un par un, accompagnés d’une photo de la personne concernée qui sera diffusée à l’écran. Les poignées de main, les embrassades entre camarades et l’apéro festif manqueront évidemment, mais les diplômé-es auront la possibilité de franchir une étape de leur vie et pourront passer à la suivante.
Avec une image à l’écran pour seul lien entre les intervenant-es et le public, les événements virtuels sont très tributaires des aspects techniques. Une vidéo floue, le son qui sature, une connexion perdue, autant de problèmes auxquels il faut réagir très rapidement au risque de perdre son audience. Avec près de 80 diffusions en direct prévues entre septembre et décembre, la petite équipe technique et audiovisuelle de l’UNIGE, dont font partie Mathias Popee et Robi Vasquez, est fortement sollicitée et assure avec énergie et ingéniosité la réussite de ces événements.
Des changements qui durent
Circonstancielles, certaines de ces adaptations seront pérennisées et vont transformer autant les événements que les métiers de ceux et celles qui les organisent. La crise aura servi d’accélérateur et la réflexion menée aujourd’hui sur les événements proposés à l’UNIGE permettra de dynamiser ceux de demain. Toutefois, l’essence de l’événementiel demeure de rassembler des participant-es pour créer une émulation. Dès que la situation sanitaire le permettra, l'UNIGE sera heureuse de rouvrir les salles au public. Et le public de retrouver le chemin des auditoires. La Leçon d’ouverture d'automne, donnée par Didier Quéloz le 21 septembre dernier et qui a accueilli plus de 800 personnes, en est un bel exemple.
