Gestion des personnes externes

Les externes peuvent bénéficier d'un compte informatique personnel permettant :

- de s'authentifier sur les postes de travail qui proposent une fenêtre de login « ISIs » (p. ex. PCs en libre accès),

- de disposer d'un espace disque personnel sur un serveur central,

- d'accéder au réseau de l'Université via les bornes Wi-Fi dans les bâtiments universitaires ou via VPN depuis l'extérieur,

- d'accéder à des ressources numériques UNIGE (à noter que certaines applications nécessitent des autorisations spécifiques).

Les externes peuvent bénéficier d'une adresse de messagerie électronique du domaine @unige.ch

Sur demande, les externes peuvent obtenir une carte multiservices nominative UNIGE permettant de circuler dans le CMU. La demande doit se faire 24H après la fin du processus d’inscription comme externe via un formulaire spécifique.

L'enregistrement d’un externe est réalisé au moyen de l’application de gestion des personnes externes par les créateurs/-trices désigné-es (valable uniquement pour la Faculté de Médecine).

Le/la créateur/-trice doit inviter dans l’application le/la futur-e externe à remplir ses données personnelles et doit indiquer les besoins (ressources documentaires électroniques, compte de messagerie @unige.ch, badge d’accès, ressources numériques). Le/la futur-e externe recevra un email avec un lien pour renseigner ses données personnelles. Une fois les données remplies, la demande devra être contrôlée par le/la créateur/-trice avant d’être validée par un-e garant-e et par le responsable facultaire.

L’application de gestion des personnes externes est accessible depuis le Portail institutionnel UNIGE, fenêtre « Raccourcis applications », icône « Externes ».

3 fonctions sont directement disponibles :

• Création des personnes externes via le bouton « nouvelle demande » (uniquement accessible pour les créateurs/-trices désigné-es)
• Gestion des personnes externes pour lesquelles je suis garant-e ou administrateur/-trice sous l’onglet « Mes externes »
• Gestion des intervenants dans l’application (interface admin)

Pour pouvoir créer des externes de manière autonome, il faut soit disposer d’un contrat de travail UNIGE, soit être inscrit comme externe et disposer d’un espace de travail au CMU.

La demande doit être adressée avec un exposé des motifs par le responsable de la structure concernée à Madame Sophie Ferchichi, Administratrice de la Faculté de Médecine. Si la demande est acceptée, la personne pourra initier des demandes de création de comptes externes pour la structure à laquelle elle appartient.

L'obtention d'une adresse email du domaine @unige.ch et d'un calendrier électronique pour une personne externe se fait lors de la création du compte d'externe. Le créateur ou la créatrice doit cocher la case dédiée dans la "description du besoin".

A noter que la demande peut également être effectuée à une date ultérieure via un formulaire spécifique par le/la garant-e. Les personnes externes doivent au préalable adresser leur(s) demande(s) de compte de messagerie auprès de leur garant-e accompagnée(s) d’une justification des besoins.

L'accès à distance au réseau UNIGE pour un-e externe se fait via l'utilisation d'un VPN. Les personnes externes doivent adresser leur(s) demande(s) d’accès depuis l’extérieur (ou accès VPN) auprès de leur garant-e accompagnée(s) d’une justification des besoins. Le/la garant-e peut ensuite soumettre une demande pour la configuration du VPN de l'externe via ce formulaire.

Plus d'informations sur l'infrastructure d'accès distant VPN de l'UNIGE.

Pour obtenir une carte multiservices permettant notamment d’accéder au CMU, le/la externe ou son/sa garant-e peuvent, au minimum 24h après la création du compte externe (soit une fois le processus terminée et la demande de création d’externe validée), remplir une demande supplémentaire via le formulaire de demande de cartes et d’accès dédié. La personne sera invitée à la loge du CMU pour faire une photo et recevoir sa carte.