«Après des décennies de papier, c’est une petite révolution, commente Natacha Durand, de la Division de la formation et des étudiant-es (DIFE), chargée du développement du projet. Pour les collaborateurs et collaboratrices du SIM et des facultés, centres et instituts, c’est aussi un changement de paradigme complet qui a nécessité près de trois ans d’échanges, de consultations, de formation et de développement.»

Plus aucun courrier
Concrètement, les candidat-es se rendent sur la page «S’inscrire à l’UNIGE», vérifient les conditions d’immatriculation à l’UNIGE et d’admission à la formation qui les intéresse, puis se connectent avec un compte Switch edu-ID pour accéder à la plateforme d’inscription. Là, ils et elles sélectionnent la formation choisie, puis fournissent les informations et les documents demandés. Les différentes étapes sont indiquées dans un menu latéral qui permet de visualiser l’avancement de la candidature. La décision de l’institution est donnée via cette même plateforme avec, en cas d’admission, de nouveau plusieurs étapes à compléter, allant de la confirmation de l’intérêt pour la formation à l’envoi d’une photo pour la carte d’étudiant-e, en passant par les éventuels documents à fournir pour lever les réserves (tel le diplôme obtenu après le dépôt de la candidature). Un tableau de bord donne une vue d’ensemble (démarches en cours, statuts, décisions…) et des notifications par e-mail informent les candidat-es de tout éventuel changement. L’ensemble, en français ou en anglais. «Tout est dématérialisé, plus aucun courrier n’est envoyé ni par les candidat-es, ni par l’institution», confirme Natacha Durand. Une plateforme unique partagée par les gestionnaires du SIM, des facultés, des centres et des instituts permet de traiter de façon concertée et linéaire les dossiers, d’avoir une vision globale du nombre et de l’état des candidatures et de rendre une seule décision au nom de l’institution.

Prévue pour faciliter les démarches des candidat-es, cette nouvelle plateforme devrait avoir pour conséquence une multiplication des postulations. «La phase pilote, menée depuis plusieurs années avec certains programmes, a montré un accroissement du nombre de demandes de l’ordre de 25 à 40%, confirme Antonio Latella, adjoint à la direction de la DIFE, en charge du Service des immatriculations. Le taux de no-show (défections), qui se situe actuellement autour des 30%, pourrait, lui aussi, s’envoler. Au final, il y a un risque que nous devions traiter plus de dossiers pour le même nombre d’admissions. Cela devra faire l’objet d’une analyse ultérieure.»