Nommer et organiser vos fichiers

Les grands projets de recherche peuvent générer des centaines de fichiers de données. Des noms de fichier courts et descriptifs et une simple hiérarchie des fichiers facilitent la navigation et la localisation.

Mettez en place des conventions pour votre projet, documentez-les pour tous les autres membres de l'équipe et soyez cohérents et rigoureux.Database_DigitalPreservation.png

Quelques recommandations pour vous aider à organiser vos fichiers :

Utiliser un identifiant court et unique (p. ex. Nom ou acronyme du projet)
: CHHM
 X : Centre for Hip Health and Mobility
Pourquoi? Les noms de fichiers courts évitent le défilement latéral et l'ajustement des colonnes.
 
Inclure un résumé du contenu (p. ex. Questionnaire ou GrantProposal) au sein du nom du fichier.
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
X : FileNm_20140409.docx
Pourquoi? Les fichiers seront plus simple à trouver.
 
Utiliser le tiret bas (" _ ") pour délimiter. Éviter les caractères spéciaux :  & , * % # * ( ) ! @$ ^ ~ ‘ { } [ ] ? < > –
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
X : FileNm Guidelines 2014 04 09 v01.docx
Pourquoi? Les différents systèmes informatiques gèrent les caractères spéciaux de manière différente (ordre de dépôt, etc.)
 
Garder une trace des versions des documents soit séquentiellement (p. ex. v01, v02) soit avec une date et heure uniques (p. ex. 20140403_1800)
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
: FileNm_Guidelines_20140409_Review.docx AND FileNm_Guidelines_20140409_Investigation.docx
Pourquoi? Deux ans plus tard, vous ne vous souviendrez plus de ce que vous vouliez dire.

Créer des hiérarchies de dossiers aussi simples que possible
: F:/ Env/LIBR/DataMgmt_FileFormats_20140409_v01.docx
: F:/Environment/Library/Woodward/Data/Education/Materials/Draft/2014/04/-DataMgmt_FileFormats_20140409_v01.docx
Pourquoi? Les hiérarchies de dossiers complexes rendent la navigation plus difficile et offrent plus d'opportunités d'erreurs de classement. Les sauvegardes de système peuvent prendre plus de temps.
 

 Sources: http://researchdata.library.ubc.ca/plan/organize-your-data/   

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"Organizing data" tutoriel Mantra en ligne