Nommer et organiser ses fichiers

Les grands projets de recherche peuvent générer des centaines de fichiers de données. Des noms de fichier courts et descriptifs et une hiérarchie simple des fichiers facilitent la navigation et la localisation.

Mettez en place des conventions pour votre projet, documentez-les pour tou-tes les autres membres de l'équipe et soyez cohérent-es et rigoureux/euses.Database_DigitalPreservation.png

Quelques recommandations pour vous aider à organiser vos fichiers :

Utilisez un identifiant court et unique (p. ex. Nom ou acronyme du projet)
: CHHM
 X : Centre for Hip Health and Mobility
Pourquoi? Les noms de fichiers courts évitent le défilement latéral et l'ajustement des colonnes.
 
Incluez un résumé du contenu (p. ex. Questionnaire ou GrantProposal) au sein du nom du fichier.
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
X : FileNm_20140409.docx
Pourquoi? Les fichiers seront plus simple à trouver.
 
Utilisez le tiret bas (" _ ") pour délimiter. Évitez les caractères spéciaux :  & , * % # * ( ) ! @$ ^ ~ ‘ { } [ ] ? < > –
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
X : FileNm Guidelines 2014 04 09 v01.docx
Pourquoi? Les différents systèmes informatiques gèrent les caractères spéciaux de manière différente (ordre de dépôt, etc.)
 
Gardez une trace des versions des documents soit séquentiellement (p. ex. v01, v02) soit avec une date et heure uniques (p. ex. 20140403_1800)
: FileNm_Guidelines_20140409_v01.docx
: FileNm_Guidelines_20140409_Review.docx AND FileNm_Guidelines_20140409_Investigation.docx
Pourquoi? Deux ans plus tard, vous ne vous souviendrez plus de ce que vous vouliez dire.

Créez des hiérarchies de dossiers aussi simples que possible
: F:/ Env/LIBR/DataMgmt_FileFormats_20140409_v01.docx
: F:/Environment/Library/Woodward/Data/Education/Materials/Draft/2014/04/-DataMgmt_FileFormats_20140409_v01.docx
Pourquoi? Les hiérarchies de dossiers complexes rendent la navigation plus difficile et offrent plus d'opportunités d'erreurs de classement. Les sauvegardes de système peuvent prendre plus de temps.
 

 Sources: http://researchdata.library.ubc.ca/plan/organize-your-data/   

Pour en apprendre davantage

"Organizing data" : tutoriel Mantra en ligne